В процессе увольнения или изменения условий труда работник часто сталкивается с необходимостью получить трудовую книжку по почте. Данная процедура регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В статье подробно разберём, как правильно оформить заявление, какие документы требуются и как оформить отправку.

Нормативно‑правовая база

Для корректного оформления заявления используют следующие правовые документы:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 64 – порядок выдачи и оформления трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 1588 «Об утверждении Положения о порядке выдачи трудовой книжки работникам».
• Письмо Минтруда России от № 12‑5‑1‑1‑001 – рекомендации по отправке документов по почте.

Все перечисленные акты подчёркивают, что работник имеет право потребовать выдачу трудовой книжки в любой удобный для него способ, в т.ч. по почте.

Когда требуется заявление на отправку трудовой книжки по почте?

Заявление необходимо, когда:

1. Работник уходит с работы и не может лично получить трудовую книжку.
2. Работодатель не может выдать документ в руки сотрудника (например, из‑за удалённого расположения офиса).
3. Работник желает получить копию или подтверждение отправки документа по почте.

В каждом из этих случаев работник подаёт официальное заявление, в котором указывает желание получить трудовую книжку по почте.

Как правильно составить заявление

Форма заявления

Ниже приведён образец заявления (форма 2025‑2026 годов). Заполняется в двух экземплярах – один остаётся в деле работника, второй передаётся в отдел кадров.

Заявление

о выдаче (отправке) трудовой книжки по почте

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: ____________ № ___________, выдан ____________ (орган), дата выдачи ____________.

В связи с моим увольнением с ________________________ (наименование организации) прошу выслать мою трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес.

Адрес для отправки: _______________________________________________

Контактный телефон: ________________________

Электронная почта (по желанию): ________________________
Подпись: ________________________

Важно: в заявлении указываются полные ФИО, данные паспорта, адрес отправки и подпись.

Приложения к заявлению

К заявлению рекомендуется приложить:

• Копию паспорта (страница с данными).
• Копию трудовой книжки (если уже есть).
• Документ, подтверждающий основание увольнения (приказ, соглашение о расторжении).

Почтовая отправка: пошаговая инструкция

1. Подготовка документа. После получения заявления отдел кадров оформляет копию трудовой книжки (или оригинал) и помещает её в конверт.
2. Выбор способа отправки. Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении – это гарантирует подтверждение получения.
3. Заполнение бланка отправления. В полях указываются:
• Получатель – ФИО работника.
• Адрес доставки.
• Служба отправления (например, «Почта России – заказное письмо»).
4. Отправка. После отправки сохраняем копию квитанции и номер отслеживания.
5. Подтверждение получения. При получении работник подписывает акцепт в конверте; копию акцепта передаём в кадровый отдел.

Если по какой‑то причине документ не был получен в течение 30 дней, работник имеет право потребовать повторной отправки или выдать копию вручную.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли отправить трудовую книжку без оригинала?

Ответ: Да. При невозможности выдачи оригинала работодатель может оформить копию, но в заявлении необходимо указать, что копия является официальным документом, подтверждающим трудовое право.

• Вопрос: Сколько стоит отправка заказным письмом?

Ответ: Стоимость зависит от веса и размера конверта. В 2025‑2026 годах примерная цена заказного письма с уведомлением составляет 150‑250 рублей.

• Вопрос: Что делать, если письмо вернулось?

Ответ: При возврате письма в отделение необходимо оформить новое заявление и повторить отправку, указав актуальный адрес.

• Вопрос: Можно ли отправить электронную копию трудовой книжки?

Ответ: Электронный документ может быть отправлен только при согласии работника и при наличии подписи в электронном виде. Однако официально трудовая книжка считается только бумажным документом.

Пример заполненного заявления

Заявление

о выдаче (отправке) трудовой книжки по почте

Я, ИВАНОВ СЕРГЕЙ ПЕТРОВИЧ, паспорт: 45 12 345678 9012345, выдан ОУФМС России по г. Москве , дата выдачи .

В связи с моим увольнением с ООО «ГАЗПРОМ» прошу выслать мою трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес.
Адрес для отправки: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 10, кв. 5.
Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67

Электронная почта: sergey.ivanov@example.com

Подпись: ________________________

После подписания заявление передаётся в отдел кадров, где производится отправка документа.

Заявление на выдачу (отправку) трудовой книжки по почте – простой, но важный документ, позволяющий работнику получить официальную информацию о своём трудовом стаже даже в случае отсутствия физического присутствия в офисе компании. Соблюдая требования Трудового кодекса и рекомендации по оформлению, можно избежать недоразумений и гарантировать своевременную доставку документа.

Помните, что правильно оформленное заявление и использование заказного письма с уведомлением – лучший способ защитить свои права и иметь подтверждение получения трудовой книжки.

Статья подготовлена в 12:15:32 ().