Когда работник увольняется, а трудовая книжка не была получена им лично, он имеет право попросить работодателя отправить документ почтой․ Для этого необходимо оформить письменное заявление (или согласие) на пересылку․ Ниже подробно рассмотрен порядок действий, требования к содержанию документа и пример готового шаблона․

Когда требуется заявление

• Уволенный сотрудник не получил трудовую книжку в день расчёта;
• Работник проживает в другом городе/регионе и не может явиться за документом лично;
• Работодатель требует письменного согласия на отправку книжки почтой (это защищает обе стороны от возможных претензий)․

Какие документы могут служить основанием для отправки

1. Заявление работника с просьбой выслать трудовую книжку по указанному адресу;
2. Согласие на почтовую пересылку (может быть оформлено как отдельный документ или как часть заявления);
3. Уведомление работника о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку (используется, если работник не проявил инициативы)․

Требования к содержанию заявления

Заявление должно быть составлено в деловом стиле, содержать все необходимые реквизиты и чётко выражать согласие на отправку трудовой книжки почтой․ Обязательные элементы:

• Шапка – наименование организации (полное название, ИНН, КПП, юридический адрес);
• Дата и место составления;
• ФИО заявителя (полностью, как в трудовой книжке);
• Должность и подразделение (на момент увольнения);
• Номер трудовой книжки и серия (если известны);
• Просьба – формулировка о согласии на отправку трудовой книжки по почте;
• Полный почтовый адрес получателя (индекс, страна, область, город, улица, дом, квартира);
• Способ отправки (заказное письмо с уведомлением о вручении, ценное письмо и т․п;);
• Сроки – указание, в течение какого времени работник ожидает получения документа (например, «в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления»);
• Подпись заявителя и расшифровка (ФИО);
• Приложения (при необходимости – копия паспорта, доверенность и т․д․)․

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно распечатать или заполнить от руки․ Все выделенные части следует заменить на свои данные․

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5
Место составления: г․ Москва
Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, родившийся года,
паспорт серии 45 06 № 123456, выдан ОВД г․ Москвы ,
работавший в должности инженера-конструктора в отделе проектирования
с по (трудовая книжка № АБ 1234567, серия КВ),
прошу выслать мою трудовую книжку по почте на следующий адрес:

119049, г․ Москва, ул․ Льва Толстого, д․ 5, кв․ 12

Отправку осуществить заказным письмом с уведомлением о вручении․
Прошу подтвердить получение заявления и сообщить дату отправки документа․

Подпись: _______________ /Иванов И․И․/

При необходимости к заявлению можно приложить копию паспорта и/или доверенность, если документ будет получать представитель․

Порядок действий работника

1. Подготовить заявление согласно образцу выше;
2. Подписать документ и, при необходимости, заверить его копией паспорта;
3. Отправить заявление работодателю одним из следующих способов:
   • Лично вручить специалисту отдела кадров (получить расписку о получении);
   • Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении на юридический адрес организации;
   • Передать через электронный документооборот, если у компании есть такая возможность (в этом случае подпись может быть электронной)․
4. Дождаться подтверждения получения заявления от работодателя (обычно в течение 3‑5 рабочих дней);
5. После получения трудовой книжки проверить её комплектность и, при необходимости, подписать акт о получении․

Что делать, если работодатель отказывает в отправке

Если организация отказывается выслать трудовую книжку без законных оснований, сотрудник может:

• Написать претензию с требованием исполнить обязательство в соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ (выдача трудовой книжки при увольнении);
• Обратиться в трудовую инспекцию или суд с иском о восстановлении нарушенного права;
• Попросить выдать документ на руки лично в присутствии представителя профсоюза или юриста․

Полезные советы

• Всегда делайте копию отправленного заявления и сохраняйте подтверждение отправки (чек почтового отделения, скан уведомления о вручении);
• Указывайте точный индекс и полное название улицы – это уменьшит риск потери письма;
• Если отправляете документы ценным письмом, сохраняйте опись вложения и номер трек‑номера для отслеживания;
• При отправке за границу уточните у работодателя необходимость оформления таможенной декларации․

Заявление о пересылке трудовой книжки по почте – простой, но важный документ, который защищает права уволенного сотрудника и помогает работодателю избежать претензий․ Следуя приведённым рекомендациям и используя образец, вы сможете оформить заявление корректно и получить свой документ в кратчайшие сроки․