Трудовая книжка (ТК) или сведения о трудовой деятельности (СТД) — основной документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Правильное её оформление при приеме на работу — обязанность работодателя и право сотрудника. В 2026 году действуют как традиционные правила для бумажной ТК, так и новые нюансы для электронной трудовой книжки (ЭТК).
⚠️ Самое главное помнить:
- Запись о приеме вносят в день фактического допуска к работе, но не позднее дня подписания трудового договора.
- Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, её заполняют по правилам ТК РФ.
- Если работник выбирает электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан сделать запись в Единой государственной системе информации (ЕГИС) «Труд» и уведомить об этом сотрудника.
- Прием на работу только по договору (без приказа) — запись всё равно обязательна. Указываются реквизиты договора.
Документы, которые работник должен представить при приеме на работу
Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель вправе запросить следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (если у работника уже есть стаж) или справка СТД-Р/СТД-СФР (если ТК не велась или утеряна).
- СНИЛС.
- Документы об образовании (диплом, аттестат), если работа требует специальной подготовки.
- Военный билет или удостоверение призывника (для военнообязанных).
- Фотография (если предусмотрено локальными актами).
Важно: Запрещено требовать иные документы (например, характеристику, справку о несудимости — если это не предусмотрено законом для конкретной должности).
Ключевые этапы оформления приема на работу
- Подписание трудового договора (в письменной форме) в день допуска к работе.
- Издание приказа о приеме на работу (форма Т-1 или локальная форма). Приказ издается на основании подписанного договора.
- Ознакомление работника с приказом под роспись.
- Оформление записи в трудовой книжке (бумажной или электронной).
- Выдача трудовой книжки (если она бумажная) в день приема.
Как правильно заполнить запись о приеме в бумажную трудовую книжку
Запись делается от руки или с использованием готового штампа с предзаполненными данными, но обязательно с рукописным указанием даты и подписью ответственного лица.
Принят(а) на работу
[Должность, например: менеджер по продажам]
[Наименование организации, например: ООО «Вектор»]
с [дата начала работы, например: 25 марта 2026 г.]
Условия труда определены трудовым договором от [дата договора, например: ] № [номер договора].
Подпись ответственного лица: _________________
Печать (при наличии)
Примечание: Если есть приказ, можно добавить: «На основании приказа от [дата] № [номер]».
Особенности заполнения при приеме по контракту
Если прием осуществляется на основе контракта (например, для госслужбы или по специальному законодательству), в записи указывается:
- Должность.
- Наименование организации.
- Фраза «по контракту от [дата] № [номер]».
- Дата начала работы.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК) при приеме
С 2026 года работник вправе перейти на ЭТК в любой момент. При приеме на работу он может:
- Предоставить бумажную ТК — тогда работодатель заполняет её традиционным способом.
- Выбрать ЭТК — тогда работодатель обязан:
- Сделать запись о приеме в ЕГИС «Труд» через личный кабинет работодателя.
- Уведомить работника о создании/записи в его ЭТК (например, через служебную записку или SMS-уведомление с ссылкой на ЕГИС).
- Не выдавать бумажную трудовую книжку (если её не было).
─ Дата приема на работу.
─ Наименование организации (с указанием ОГРН).
─ Должность.
ー Основание: трудовой договор от [дата] № [номер] или приказ от [дата] № [номер].
ー Условия труда (если есть особые условия).
─ Подпись уполномоченного лица работодателя (электронная подпись).
Что делать, если работник не предоставляет трудовую книжку?
Если у работника нет трудовой книжки (первое место работы или утеряна), работодатель обязан:
- Оформить трудовой договор.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Сделать запись в ЕГИС «Труд» (даже если работник не выбрал ЭТК, сведения о трудовой деятельности формируются автоматически).
- Выдать работнику справку СТД-Р (если он попросит) или справку о трудовой деятельности по форме СТД-СФР.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Запись сделана позже дня допуска к работе.
Решение: Вносите запись в день приема. - Ошибка: В записи нет даты начала работы или указана дата подписания договора, а не фактического выхода.
Решение: Указывайте дату, с которой работник приступил к обязанностям. - Ошибка: Не указано основание приема (номер договора/приказа).
Решение: Всегда ссылайтесь на документ-основание. - Ошибка: Работодатель не уведомил о создании ЭТК.
Решение: Направьте письменное уведомление (можно в виде служебной записки) с данными для доступа к ЕГИС «Труд».
- Запросите у работника обязательный пакет документов (паспорт, ТК/справка СТД, СНИЛС).
- Подпишите трудовой договор в день допуска к работе.
- Оформите приказ о приеме (форма Т-1 или своя).
- Если есть бумажная ТК — сделайте запись о приеме с указанием даты, должности, основания (договор/приказ). Подпишите и поставьте печать.
- Если работник выбрал ЭТК — внесите запись в ЕГИС «Труд» и уведомите его.
- Выдайте работнику трудовую книжку (если бумажная) или справку СТД-Р/СТД-СФР (по запросу).
- Ознакомьте работника с локальными актами (правила внутреннего распорядка и т.д.).
Оформление трудовой книжки при приеме — формальность, от которой зависит юридическая защита и работника, и работодателя. В 2026 году ключевое — соблюдать сроки (день приема), указывать полные реквизиты (должность, организация, основание) и учитывать выбор формата (бумажная ТК или ЭТК). При сомнениях обращайтесь к тексту Трудового кодекса РФ или консультируйтесь с кадровым специалистом.
Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 67, 85), Постановление Правительства РФ № 722, информация от КонсультантПлюс (2026), практика ЕГИС «Труд».