С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Работник имеет право выбрать формат хранения сведений о своей трудовой деятельности: традиционную бумажную книжку или электронную․ Для перехода на электронный формат необходимо подать письменное заявление работодателю․

В этой статье вы найдете подробное руководство, юридические основы и актуальные образцы заявлений на 2026 год․

Правовая основа для перехода на ЭТК

Процедура регулируется следующими документами:

• Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – закрепляет право работника на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
• Федеральный закон от № 439-ФЗ – устанавливает порядок ведения электронных трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России – утверждает форму заявления и порядок внесения записи в бумажную книжку о подаче заявления․

Зачем нужно заявление? Кто подает?

Заявление – это единственный документ, инициирующий переход․ Без него работодатель не вправе самостоятельно перевести сотрудника на ЭТК․

• Подает: Сам работник (как уже работающий, так и вновь принимаемый)․
• Форма: Письменная, свободная (но с обязательными реквизитами)․
• Куда: Руководителю организации или в кадровую службу․

Как правильно составить заявление? Структура и реквизиты

Заявление не имеет строгой утвержденной формы, но должно содержать обязательные элементы:

1. Шапка: Наименование работодателя (полное или сокращенное), ФИО руководителя или в кадровую службу․
2. Данные работника: ФИО, подразделение, должность, табельный номер (если есть)․
3. Наименование документа: «Заявление»․
4. Просительная часть: Четкая формулировка о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ, т․е․ о переходе на ЭТК․
5. Дата и подпись: Дата составления, личная подпись работника, расшифровка (ФИО)․

Образец заявления (классический вариант)

Директору ООО "Ромашка"
Иванову И․И․

От специалиста по продажам
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации в форме электронной трудовой книжки (ЭТК) и прекратить ведение бумажной трудовой книжки․

Своим решением подтверждаю, что ознакомлен с порядком получения и использования ЭТК, а также с тем, что после подачи настоящего заявления возврат к бумажному формату невозможен․

____________________ / Петров П․П․ /
(подпись)
 

Образец заявления (с указанием на замену)

В отдел кадров ООО "Вектор"

От менеджера проекта
Сидоровой Анны Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с вступлением в силу изменений в трудовое законодательство прошу заменить мою бумажную трудовую книжку (серия ___ № ______, выдана "__" ______ 20__ г․) на электронную трудовую книжку (ЭТК)․

Настоящим подтверждаю свое согласие на обработку персональных данных, необходимых для ведения ЭТК, в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ "О персональных данных"․

____________________ / Сидорова А․С․ /
(подпись)
 

Что делает работодатель после получения заявления?

Получив заявление, работодатель обязан:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она была); Форма записи регламентирована․ Пример: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․ Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации․
2. Отказать в выдаче/замене бумажной книжки и прекратить ее ведение․
3. Направить сведения о работнике в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд России (ПФР) для формирования ЭТК․
4. Уведомить работника о создании ЭТК в ПФР и о возможности ее просмотра через личный кабинет на портале Госуслуг․

Где и как работник может посмотреть свою ЭТК?

После того как работодатель направил данные в ПФР, ЭТК формируется автоматически․ Просмотреть ее можно:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись);
• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (пфр․рф)․
• Через информационные киоски в отделениях ПФР или МФЦ․

Частые ошибки и вопросы

Можно ли отозвать заявление?

Нет․ Закон не предусматривает процедуры отзыва․ Решение является окончательным․

Что, если работодатель теряет или не направляет данные в ПФР?

Ответственность за корректное и своевременное направление сведений в ПФР лежит на работодателе․ Работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или ПФР․

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет․ Заявление подается в простой письменной форме․ Нотариальное удостоверение не требуется;

А что с записями, которые уже есть в бумажной книжке?

Все записи, имевшиеся в бумажной книжке на момент перехода, переносятся в ЭТР (электронную трудовую книжку) автоматически на основании данных ПФР․ Важно сохранить бумажную книжку до момента, пока все записи не появятся в электронном виде․

Переход на электронную трудовую книжку – это право, а не обязанность работника․ Ключевым документом является письменное заявление, составленное без ошибок и с указанием на осознанное согласие․ Работодатель, получив заявление, обязан выполнить все процедуры, предусмотренные законом, и сделать соответствующую запись в бумажной книжке (при ее наличии)․

Помните: Решение о переходе на ЭТК безвозвратно․ Перед подачей заявления убедитесь, что вы готовы отказаться от бумажного носителя в пользу электронного, который будет храниться в государственной системе․