С 1 января 2021 года в России начался переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс завершается 31 декабря 2026 года. После этой даты все сведения о трудовой деятельности будут формироваться исключительно в электронном виде. Однако до окончания переходного периода у работника сохраняется право выбора: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронную.
Настоящая статья подробно разберет, что такое заявление на перевод, как и когда его правильно оформить, а также предоставит актуальный образец документа.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который ведется в информационной системе Социального фонда России (СФР). В нем хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: прием, увольнение, повышение, отпуска и т.д. Физический документ (зеленая книжечка) не выдается. Доступ к ЭТК можно получить через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг.
- Личный кабинет на портале Социального фонда России.
- Мобильное приложение «Работа в России».
Важно! Перевод на ЭТК, это право, а не обязанность работника в течение переходного периода. Работодатель не может принудить к смене формы ведения трудовой книжки без письменного заявления работника.
Когда и зачем подавать заявление?
Заявление подается добровольно в следующих случаях:
- При приеме на новую работу; Если у вас уже есть ЭТК, вы можете сразу уведомить нового работодателя о ее наличии.
- В ходе трудовых отношений. Вы можете в любой момент перевести свою бумажную книжку в электронный формат, подав заявление текущему работодателю.
- При увольнении. Если вы уходите с бумажной книжкой, вы можете попросить работодателя оформить перевод на ЭТК перед выдачей документов.
Преимущества ЭТК:
- Невозможность утери или порчи.
- Автоматическое формирование записей.
- Удобный онлайн-доступ к истории трудовой деятельности.
- Ускорение процедур при смене работы (новый работодатель запрашивает сведения напрямую в СФР).
Порядок действий и оформления заявления
Законодательство (Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1, 66.2) не устанавливает строгую форму заявления. Документ составляется в произвольной письменной форме.
Пошаговая инструкция:
- Определитесь с выбором. Решите, хотите ли вы перевести все предыдущие записи из бумажной книжки в ЭТК или начать вести ее с текущего места работы.
- Обратитесь к работодателю. Подайте заявление в отдел кадров (HR) или напрямую руководителю. Можно передать лично под расписку или отправить заказным письмом с уведомлением.
- Работодатель обязан выполнить ваше требование. В течение 15 рабочих дней с даты получения заявления работодатель должен:
- Сформировать сведения о вашей трудовой деятельности с начала ведения записи (или с момента перехода) в электронном виде.
- Направить эти сведения в СФР.
- Выдать вам справку по форме СТД-Р (или выписку из ЭТК) на бумажном носителе, если вы этого потребуете.
- Получите подтверждение. После того как работодатель выполнит действия, проверьте, что ваша ЭТК появилась в личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР.
Образец (шаблон) заявления на перевод на ЭТК
Ниже представлен универсальный и корректный образец заявления. Его можно распечатать и заполнить от руки или напечатать на компьютере.
Директору (Генеральному директору) [Полное наименование организации] [Адрес организации] От сотрудника: [Ваше ФИО полностью] Табельный номер (если есть): [XXXXX] Должность: [Ваша должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести мою трудовую книжку с бумажного носителя на электронную (оформить электронную трудовую книжку). Моя бумажная трудовая книжка серия [XXXX] № [XXXXXX] выдана [дата выдачи]. Прошу включить в электронную трудовую книжку сведения о моей трудовой деятельности, начиная с [дата приема на работу в данной организации] (или: "с момента первого приема на работу" / "со всех предыдущих мест работы"). Настоящим подтверждаю, что ознакомлен(а) с тем, что после перевода сведения о моей трудовой деятельности будут храниться исключительно в электронном виде в информационной системе Социального фонда России, а бумажная трудовая книжка будет возвращена работодателю для уничтожения (или: "для изъятия и отправки в архив"). Прошу уведомить меня о выполнении данного заявления письменно. Подпись: _________________ / [Ваша ФИО] /
Ключевые моменты в тексте заявления:
- Ясность просьбы: Четко указать «прошу перевести на электронную».
- Данные книжки: Указать серию и номер бумажной книжки.
- Период для перевода: Можно указать «со всех предыдущих мест работы» (тогда работодатель запросит выписки из всех бывших ЭТК или архивов) или «с момента приема в данной организации».
- Подтверждение понимания: Фраза об ознакомлении с последствиями (уничтожение бумажного носителя) важна для защиты ваших прав.
- Требование уведомления: Право на письменный ответ.
Частые вопросы (FAQ)
Могу ли я отказаться от перевода на ЭТК?
Да, вплоть до 31 декабря 2026 года. Если вы не подадите заявление, работодатель будет продолжать вести для вас бумажную трудовую книжку. После 2026 года ведение бумажных книжек будет прекращено, и все новые записи будут только в ЭТК.
Что будет с моей старой бумажной книжкой после перевода?
После того как работодатель направит сведения в СФР, он обязан изъять у вас бумажную книжку. Обычно ее отправляют в архив организации, а затем уничтожают по истечении сроков хранения. Вам выдадут справку по форме СТД-Р с печатью организации.
А что, если у меня нет бумажной книжки (она утеряна)?
В этом случае вы можете подать заявление на оформление ЭТК «с нуля». Работодатель на основании ваших заявлений, приказов и других документов восстановит сведения о вашем стаже и направит их в СФР. Рекомендуется предварительно получить в архиве предыдущих работодателей выписки из ваших личных дел.
Обязан ли работодатель принимать мое заявление?
Да, обязан. Отказ или бездействие работодателя являются нарушением ваших трудовых прав; В этом случае вы можете написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или обратиться в суд.
Переход на электронные трудовые книжки — это современный и удобный стандарт. Подача заявления — простой шаг, который защищает ваши трудовые права в цифровую эпоху. Помните, что решение всегда за вами, а работодатель должен выполнить ваше законное требование в установленные сроки.
Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед подачей заявления рекомендуется уточнить внутренние правила (локальные нормативные акты) вашей организации, касающиеся ведения кадрового делопроизводства.
Автор статьи: Полезный помощник (на основе актуальных нормативных актов РФ).