Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое заявление на перевод ведения трудовой книжки?

Заявление на перевод ведения трудовой книжки — это официальный документ, в котором работник выражает свое желание изменить способ ведения своей трудовой книжки с бумажного на электронный формат или наоборот.

Согласно пункту 10 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225, а также статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки.

Кто должен подавать заявление?

Подавать заявление о переводе ведения трудовой книжки должны:

• Новые сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2020 года;
• Действующие сотрудники, желающие перейти с бумажной на электронную форму;
• Сотрудники, решившие вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную.

Сроки подачи заявления

Согласно законодательству:

1. Для новых сотрудников: Заявление подается в день приема на работу или в течение первых дней работы;
2. Для действующих сотрудников: Заявление можно подать в любое время, но до 31 декабря 2020 года включительно необходимо было сделать выбор между бумажной и электронной формой;
3. Переход на электронную форму: Возможен в любое время, если сотрудник ранее выбрал бумажный формат;
4. Возврат к бумажной форме: Возможен, если сотрудник ранее перешел на электронную форму.

Как правильно составить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

Типовые формулировки для заявления:

Действия работодателя после получения заявления

После получения заявления работодатель обязан:

• В течение 3 рабочих дней внести запись о переходе на выбранный формат в бумажную трудовую книжку (если она есть);
• Выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку на руки (если он переходит на электронную форму);
• Внести изменения в систему учета и отчитаться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о смене формата ведения трудовой книжки;
• Не позднее 25 числа следующего месяца сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в ПФР;
• Обеспечить ведение сведений о трудовой деятельности сотрудника в выбранном формате.

Что делать, если работник подал заявление в день приема на работу?

Если сотрудник был принят на работу и сразу подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель должен:

1. Оформить трудовой договор;
2. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (если она бумажная);
3. Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки;
4. Направить сведения о приеме на работу в ПФР в форме СЗВ-ТД;
5. Вести дальнейшую трудовую деятельность сотрудника только в электронном формате.

Перечень сведений в электронной трудовой книжке

Согласно официальному сайту Министерства труда и социальной защиты РФ, в электронной трудовой книжке содержатся следующие сведения:

• Информация о работнике (ФИО, дата рождения);
• Даты приема, увольнения, перевода;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия;
• Причины прекращения трудового договора.

Как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности?

Физические лица могут получить сведения о своих трудовых событиях (приеме на работу, переводе, увольнении) в электронном виде только после того, как:

1. Дадут согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде;
2. Работодатель предоставит форму СЗВ-ТД в ПФР с данными о трудовой деятельности сотрудника;
3. Обратится в ПФР или через портал Госуслуг для получения выписки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Да, сотрудник может в любой момент вернуться к бумажной форме, подав соответствующее заявление работодателю.

Что делать, если сотрудник не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Если сотрудник не подал заявление до указанной даты, у него автоматически продолжает вестись бумажная трудовая книжка. Для перехода на электронную форму ему нужно будет подать заявление позже.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да, рекомендуется сохранить бумажную трудовую книжку, так как она подтверждает данные о трудовой деятельности до 2020 года.

Как работодатель должен отчитываться перед ПФР?

Работодатель должен не позднее 25 числа следующего месяца сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1 с данными о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд РФ.

Образец заявления на перевод ведения трудовой книжки

Переход на электронные трудовые книжки — это современная тенденция, которая упрощает ведение кадрового учета и снижает риски потери документов. Однако бумажные трудовые книжки сохраняют свою юридическую силу, и работники могут выбирать удобный для них формат.

Важно помнить, что:

• Заявление о переводе ведения трудовой книжки подается в произвольной форме;
• Работодатель обязан выполнить все формальности в течение 3 рабочих дней;
• Сотрудник может в любой момент вернуться к бумажной форме;
• Рекомендуется сохранять бумажную трудовую книжку как подтверждающий документ.

Следуя этим правилам, вы сможете корректно оформить переход на электронную или бумажную трудовую книжку и избежать возможных ошибок в кадровом учете.