Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Её оформление при первом трудоустройстве регулируется строгими правилами. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ что изменило порядок подачи заявлений и ведения записей. В этой статье подробно разберем‚ что такое заявление на первую трудовую книжку‚ как его правильно составить и оформить документ в 2026 году.

Что такое заявление на первую трудовую книжку?

Заявление — это письменное обращение сотрудника к работодателю (или в Социальный фонд России — СФР) с просьбой оформить трудовую книжку впервые. Оно является основанием для:

• Выдачи бумажного бланка (если сотрудник отказался от ЭТК).
• Создания записи в электронной трудовой книжке (ЭТК) в СФР.
• Оформления дубликата при утере или отсутствии документа.

Виды заявлений в 2026 году

Заявление на оформление ЭТК (основной вариант)

Подаётся при первом трудоустройстве‚ если сотрудник согласен на электронный формат. Форма заявления утверждена приказом Минтруда. Скачать образец можно на сайте СФР.

Заявление на выдачу бумажной трудовой книжки

Подаётся‚ если сотрудник отказался от ЭТК (письменное заявление об отказе от электронного формата). Работодатель обязан выдать бумажный бланк.

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки

Подаётся‚ если:

• Бумажная трудовая книжка утеряна.
• У сотрудника никогда не было трудовой книжки (например‚ первое трудоустройство было до 2004 года‚ и документ не оформлялся).

В заявлении нужно указать причины отсутствия документа и перечислить все известные периоды работы с подтверждающими документами (справки‚ выписки‚ трудовые договоры).

Пошаговая инструкция по оформлению первой трудовой книжки (2026)

1. Приём заявления. Кадровик получает от сотрудника заявление на ЭТК или на бумажный бланк (с приложением заявления об отказе от ЭТК‚ если требуется).
2. Проверка документов. Убедиться‚ что у сотрудника есть паспорт‚ СНИЛС и документы‚ подтверждающие предыдущий стаж (если есть).
3. Оформление документа.
   • Для ЭТК: Кадровик вносит сведения в специальную программу (СЗВ-ТД)‚ которая автоматически передаёт данные в СФР. Запись в ЭТК появляется после обработки.
   • Для бумажного бланка: Заполняется ьный лист (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ образование) и первая запись о приёме на работу с указанием даты‚ названия организации‚ должности‚ основания (приказ‚ договор).
4. Вручение документа.
   • ЭТК: Сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале Госуслуг или через СФР. Бумажный документ не выдается.
   • Бумажная книжка: Выдаётся под роспись в журнале учёта. На первой странице ставится подпись сотрудника и печать организации.
5. Хранение. Бумажную книжку хранит сотрудник. ЭТК хранится в СФР‚ доступ к ней есть у работника и работодателя через электронные сервисы.

Образец первой записи в трудовой книжке (бумажный вариант)

Запись о приёме на работу вносится в следующем порядке:

Особенности 2026 года

• Приоритет ЭТК. По умолчанию при первом трудоустройстве оформляется электронный формат. Бумажный — только по письменному заявлению сотрудника.
• Хранение в СФР. Все данные о трудовой деятельности (включая стаж с прошлых мест) должны быть переданы в Социальный фонд. Если у сотрудника уже есть ЭТК‚ новый работодатель лишь дополняет её.
• Запрет на внесение записей со слов. Если период работы не подтверждён документами (например‚ справкой от предыдущего работодателя)‚ такую запись вносить нельзя; Нужно собирать доказательства.
• Дубликат при отсутствии документа. Если организация‚ где ранее работал сотрудник‚ ликвидирована‚ оформляется заявление об отсутствии трудовой книжки. Новый работодатель делает ьный лист и первую запись с новым порядковым номером.

Где скачать образцы заявлений?

Официальные формы доступны на ресурсах:

• Сайт Социального фонда России (СФР): sfr.gov.ru — раздел «Трудовая книжка».
• КонсультантПлюс и Гарант — правовые системы (образцы с комментариями).
• Портал Госуслуг — для подачи заявления на ЭТК в электронном виде.

Типичные ошибки при оформлении

• Неправильный номер записи. Нумерация сквозная‚ начиная с 1 для каждой книжки (бумажной или электронной).
• Отсутствие подписи или печати. В бумажной книжке каждая запись должна быть подписана сотрудником и работодателем‚ заверена печатью.
• Внесение записей без документов. Нарушение — может привести к оспариванию стажа.
• Несвоевременная передача сведений в СФР. Работодатель обязан передать данные об ЭТК в течение 15 дней с даты приёма на работу.

Оформление первой трудовой книжки в 2026 году, это‚ прежде всего‚ работа с заявлением и соблюдение правил перехода на электронный формат. Ключевые шаги:

1. Определить‚ нужна ли бумажная книжка (подать заявление об отказе от ЭТК).
2. Правильно заполнить заявление (образец на сайте СФР).
3. Оформить запись о приёме на работу с указанием всех реквизитов.
4. При отсутствии документа — собрать подтверждающие справки и написать заявление на дубликат.

Всегда сверяйтесь с актуальными требованиями Социального фонда России и Трудовым кодексом РФ. При сложных ситуациях (ликвидация прошлых организаций‚ спорные периоды) консультируйтесь с юристом или кадровым специалистом.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением проверьте изменения в законодательстве.