Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Иногда работнику необходимо получить официальное подтверждение записей в книжке (например, при переводе в другую организацию, при оформлении пенсионных прав или при проверке со стороны государственных органов). Для этого составляется заявление на подтверждение трудовой книжки.

Что такое подтверждение трудовой книжки?

Подтверждение трудовой книжки – это официальное подтверждение работодателем правильности и полноты записей в трудовой книжке. Работодатель в ответе на заявление выдает:

• копию трудовой книжки с отметкой «Подтверждаю правильность записей»;
• или справку‑выписку из трудовой книжки, заверенную подписью и печатью организации.

Когда может потребоваться заявление?

1. При переводе в другое предприятие (внутрикорпоративный перевод).
2. При подготовке к выходу на пенсию.
3. При проверке со стороны органов Пенсионного фонда, ФСС или инспекции труда.
4. При потере оригинала трудовой книжки и необходимости получения дубликата.
5. При необходимости подтвердить стаж для получения государственных льгот.

Кому направлять заявление?

Заявление подаётся в отдел кадров (или в службу персонала) того предприятия, где вы в данный момент работаете. Если запись в книжке относится к предыдущему месту работы, заявление направляется в бывший работодатель (по месту последнего места работы).

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71, 73) работодатель обязан вести трудовую книжку, вносить в неё сведения о трудовой деятельности и по требованию работника предоставлять копию записей. При этом порядок оформления подтверждения регулируется внутренними нормативными актами организации (приказами, инструкциями).

Как правильно оформить заявление?

5.1 Структура заявления

Стандартный документ состоит из следующих блоков:

1. Шапка – название организации, её реквизиты.
2. – «Заявление» (по центру).
3. Вводная часть – ФИО заявителя, должность, подразделение.
4. Текст заявления – цель обращения, конкретный запрос.
5. Перечень прилагаемых документов (копия трудовой книжки, паспорт и т.д.).
6. Подпись и дата.

5.2 Образец заявления

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заменить данные в квадратных скобках на свои.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23-45-67

 ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, [Ф.И.О. полностью], дата рождения [дд.мм.гггг],
действующий(ая) в должности [должность] в подразделении [название отдела/департамента],
прошу подтвердить правильность и полноту записей в моей трудовой книжке
№ [номер трудовой книжки], выданной [дата выдачи].

Основание: необходимость предоставления подтверждения записей в трудовой книжке
для [указать цель: перевод в другую организацию/оформление пенсионных прав/иное].

В подтверждение прошу:

выдать копию трудовой книжки с отметкой «Подтверждаю правильность записей»;
или оформить справку‑выписку из трудовой книжки, заверенную подписью и печатью.

К заявлению прилагаю:

копию трудовой книжки (страницы с записью о текущем месте работы);
копию паспорта (страницы с фотографией и данными);
при необходимости – справку от предыдущего работодателя.


Прошу рассмотреть заявление в срок, установленный внутренними нормативными актами
(не более 5 рабочих дней).

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте документы. Скопируйте трудовую книжку, паспорт и любые дополнительные справки.
2. Скачайте шаблон. Используйте приведённый выше образец или загрузите готовый файл в формате .doc/.docx с сайта юридических сервисов.
3. Заполните шаблон. Вставьте свои персональные данные, укажите цель обращения.
4. Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (ручной) – в электронных системах допускается электронная подпись.
5. Отдайте заявление в отдел кадров. При возможности попросите расписку о получении.
6. Ожидайте ответа. По закону работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней.
7. Получите подтверждение. Сохраните полученный документ (копию или справку) в личных делах.

Полезные советы

• Проверьте, что в трудовой книжке нет пропусков в датах и нет ошибок в названиях организаций.
• Если обнаружите неточность, сразу же укажите её в заявлении и приложите документ, подтверждающий правильные данные.
• Сохраняйте копию заявления и всех приложений – они могут понадобиться в случае спорных ситуаций.
• При подаче заявления в электронном виде используйте сканированные копии, а подпись оформляйте с помощью квалифицированной электронной подписи.
• Если работодатель отказывается выдать подтверждение без уважительных причин, обратитесь в инспекцию труда или в суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Нужно ли платить за подтверждение трудовой книжки?

Нет, согласно Трудовому кодексу предоставление копии или справки из трудовой книжки является бесплатным.

8.2 Как быстро получить подтверждение?

Обычно срок – до 5 рабочих дней. В случае срочности (например, необходимость подачи документов в пенсионный фонд) можно указать в заявлении «срочно» и приложить соответствующее подтверждающее письмо.

8.3 Что делать, если в книжке есть ошибки?

Составьте отдельное заявление‑корректировку, приложив документы, подтверждающие правильные данные (договор, справка от предыдущего работодателя). Работодатель обязан исправить ошибку.

8.4 Можно ли получить подтверждение онлайн?

В некоторых крупных компаниях предусмотрена электронная система документооборота. В таком случае заявление подаётся через корпоративный портал, а подтверждающий документ высылается в виде PDF‑файла с электронной подписью.

Заявление на подтверждение трудовой книжки – простой, но важный документ, который помогает сотруднику официально зафиксировать свой трудовой стаж и избежать проблем при получении пенсии, переводе или проверке со стороны контролирующих органов. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете оформить запрос быстро и без лишних трудностей.

Сохраните эту страницу в закладки – она пригодится каждый раз, когда понадобится оформить заявление.

Дата актуализации статьи: