Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о заработной плате, отпусках, переводах и др. С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого большинство работников будет вести её в цифровом виде.
Когда требуется заявление?
Заявление – письменное обращение работника к работодателю, в котором он формулирует свою просьбу, связанную с трудовой книжкой. Основные случаи:
- Получение новой (первой) трудовой книжки.
- Возврат выданной ранее бумажной трудовой книжки.
- Перевод из бумажного формата в электронный (и наоборот).
- Внесение исправлений, дополнений или исправление ошибок.
- Сдача трудовой книжки в связи с увольнением.
Правовые основы
Законодательством (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных», приказ Минтруда России № 3н от ) не установлен обязательный шаблон заявления. Это значит, что заявление может быть написано от руки или в электронном виде на обычном листе бумаги в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты заявления
- Шапка: название документа – «Заявление».
- Дата и место составления.
- ФИО заявителя, должность, подразделение.
- Текст обращения (конкретная просьба, например: «Прошу оформить электронную трудовую книжку»).
- Перечень прилагаемых документов (паспорт, СНИЛС, копия текущей трудовой книжки и т.п.).
- Подпись заявителя.
Как оформить заявление в бумажном виде
Для бумажного варианта достаточно обычного листа формата А4; Ниже – пошаговая инструкция.
- В левом верхнем углу укажите «Заявление» (полужирным шрифтом, размер 14‑16 pt).
- Под заголовком укажите дату (например, «22 мая 2026 г.») и место (город).
- В следующей строке напишите свои ФИО, должность, подразделение.
- Сформулируйте просьбу. Пример:
Прошу оформить электронную трудовую книжку в соответствии с приказом Минтруда РФ № 3н от и выдать мне копию в бумажном виде.
- Перечислите приложения (копия паспорта, СНИЛС, текущая трудовая книжка и др.).
- В конце поставьте подпись и укажите дату подписи.
Пример заявления (бумажный вариант)
Заявление «22» мая 2026 г. г. Москва Иванов Иван Иванович, старший специалист отдела продаж Прошу оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) и выдать мне бумажный вариант для хранения в личных целях. Приложения: Копия паспорта. Копия СНИЛС. Трудовая книжка (если имеется). _____________________/И. И. Иванов/
Как оформить заявление в электронном виде
Электронное заявление подается через Личный кабинет работодателя или через портал Госуслуги. Основные шаги:
- Войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовые документы» → «Заявления».
- Нажмите «Создать новое заявление» и выберите тип «Перевод в электронную трудовую книжку» (или иной нужный тип).
- Заполните поля формы (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, текущий отдел и т.п.).
- Прикрепите сканы необходимых документов (паспорт, СНИЛС, копию текущей трудовой книжки).
- Подтвердите отправку заявлением, используя электронную подпись (ЭЦП) или подтверждение через СМС.
- Ожидайте уведомления от работодателя о принятии и обработке заявления.
Пример текста электронного заявления
Текст в электронном поле может быть таким же, как в бумажном варианте, но без подписи (подтверждается ЭЦП):
Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) в соответствии с приказом Минтруда РФ № 3н от . Прилагаю сканы паспорта, СНИЛС и текущей трудовой книжки.
Куда направлять заявление?
- В отдел кадров (HR) вашей организации – основной получатель.
- Если в организации есть служба по работе с персональными данными, копию можно отправить и ей.
- Для перехода в электронный формат – также необходимо согласие социального фонда (ПФР), который хранит ЭТК.
Сроки рассмотрения
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. При переходе в электронный формат может потребоваться дополнительное время для синхронизации с ПФР (обычно до 10‑15 дней).
Что делать, если заявление отклонено?
- Узнайте причину отказа (недостаток документов, несоответствие требованиям и т.п.).
- Подготовьте недостающие документы или исправьте ошибки.
- Подайте заявление повторно, приложив уточнённые сведения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. Одновременное применение обоих вариантов допускается, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае в ЭТК будет отражена информация о наличии бумажного экземпляра.
Что происходит с записью в бумажной книжке после перехода в ЭТК?
При переводе в электронный формат все записи из бумажной книжки автоматически копируются в электронную. После этого работнику выдают бумажный экземпляр с отметкой о переводе (запись «Перевод в электронную трудовую книжку»).
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажному варианту?
Да, работник имеет право подать заявление об отказе от электронного формата. После получения такого заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку.
Какие документы нужны для получения первой трудовой книжки?
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС.
- Трудовой договор (копия).
- Заявление о выдаче трудовой книжки.
Полезные ссылки и шаблоны
- Бланки и образцы заявлений (Docspapers.ru)
- КонсультантПлюс – разъяснения по переходу на ЭТК
- Портал Госуслуги – подача электронного заявления
Заявление на трудовую книжку – простой, но важный документ, который позволяет работнику оформить свои трудовые права в удобной форме. Независимо от того, выбираете вы бумажный или электронный вариант, соблюдайте обязательные реквизиты, прикладывайте необходимые документы и своевременно отправляйте заявление в отдел кадров. С 2026 года электронные трудовые книжки станут основной формой, однако закон сохраняет возможность использования бумажного варианта по желанию работника.
Дата генерации статьи: 08:39:26