В процессе оформления сотрудника в организации часто возникает необходимость в получении трудовой книжки или её выписки. Для этого работник должен подготовить официальное заявление о выдаче (или о переходе на электронную форму) трудовой книжки. Ниже – пошаговое описание всех этапов, требований и примеров оформления.
Когда требуется заявление?
- При приёме на работу – для оформления трудовой книжки в бумажном виде.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – для подачи заявления о переходе.
- При необходимости исправить неточные сведения в ЭТК (форма СТД‑Р).
- При увольнении – для получения выписки из трудовой книжки.
Кратко о сроках выдачи
Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки в течение 3 (трёх) календарных дней с даты получения письменного заявления сотрудника.
Что включить в заявление?
Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие элементы:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Основание обращения (приём на работу, переход на ЭТК, увольнение и т.п.).
- Список необходимых документов, которые нужно предоставить (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка и др.).
- Сроки выполнения действия (например, «прошу выдать выписку в течение 3 дней»).
- Подпись работника и дату.
Список необходимых документов
Для успешного оформления заявления и последующего получения трудовой книжки требуется предоставить:
- Паспорт РФ.
- СНИЛС.
- Бумажная трудовая книжка (если она уже есть) или форма СТД‑Р (для ЭТК).
- При необходимости – документы, подтверждающие право на работу (въездная виза, разрешение на работу и т.д.).
Пример шаблона заявления
Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки Я, _______________________________ (ФИО), паспорт: _______________________, выдаваемый _______________________ (кем и когда), СНИЛС: ___________________, прошу выдать мне выписку из моей трудовой книжки (или перевести мою трудовую деятельность в электронный формат) в связи с _________________ (приёмом на работу / переходом на ЭТК / увольнением). С приложением: Копия паспорта. СНИЛС. Трудовая книжка (или форма СТД‑Р). Срок выдачи – не позднее 3 (трёх) календарных дней с даты получения настоящего заявления. Дата _____________ Подпись ______________________
Как оформляется переход на электронную трудвую книжку?
Если сотрудник решает перейти от бумажной формы к электронной (ЭТК), он подаёт отдельное заявление, в котором указывает:
- Согласие на переход в электронный формат.
- Сведения о текущей форме ведения (бумажная или электронная).
- Ожидаемый способ получения выписки (через личный кабинет, электронную почту и т.д.).
После подачи заявления работодатель оформляет форму СТД‑Р (или СТД‑СФР) и передаёт её в Социальный фонд для обновления данных.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от ведения электронной трудовой книжки? – Да, согласно ТК РФ работник имеет право выбрать форму (бумажную или электронную) самостоятельно.
- Какие записи вносятся в титульный лист? – Дата начала работы, должность, место работы, сведения о стаже и др., согласно Приказу Минтруда №320н.
- Что делать, если в книжке допущены ошибки? – Требуется подать заявление о внесении исправлений и предоставить подтверждающие документы.
- Сколько времени сохраняется электронная трудовая книжка? – До окончания срока её хранения (обычно 75 лет), после чего данные переходят в архив.
Правильное оформление заявления на прием трудовой книжки – ключевой элемент в оформлении трудовых отношений. Оно позволяет:
- Юридически корректно зафиксировать факт занятости.
- Получить необходимые выписки и сведения из ЭТК.
- Своевременно перейти на электронный формат, если это удобно для сотрудника.
Соблюдая указанные выше требования и используя приведённый шаблон, вы сможете без проблем о оформить все необходимые документы и избежать задержек в выдаче трудовых книжек.