Трудовая книжка, это главный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его профессиональный путь, места работы и должности. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года этот переход завершился. Однако бумажные трудовые книжки остаются актуальными для тех, кто не подал заявление об отказе от них. В этой статье подробно разберём, когда и как составляется заявление на получение трудовой книжки — будь то оригинал, копия, электронная версия или дубликат.
Когда требуется заявление на получение трудовой книжки?
Заявление на выдачу трудовой книжки подаётся в следующих случаях:
- При увольнении с работы — работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
- Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, он должен подать письменное заявление для её выдачи позже.
- При потере, порче или уничтожении трудовой книжки — требуется заявление на выдачу дубликата.
- При желании получить копию трудовой книжки для подачи в ПФР, банк, суд или при устройстве на новую работу.
- При переходе на электронную трудовую книжку — заявление об отказе от бумажного варианта.
- При желании сохранить бумажную трудовую книжку — заявление об отказе от электронной формы.
- При отправке трудовой книжки по почте, требуется письменное согласие работника.
Обязательные требования к заявлению
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н), заявление должно быть:
- Письменным — устные просьбы не принимаются.
- Подписанным работником собственноручно.
- С датой и реквизитами — ФИО, должность, табельный номер, дата подачи.
- С указанием цели — выдача, копия, дубликат, отправка по почте, переход на ЭТК и т.д.
Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её копию) в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ).
Образцы заявлений на получение трудовой книжки
Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении
Если работник не получил книжку в день увольнения, он должен подать заявление:
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], уволился(ась) с [наименование организации] [дата увольнения].
Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с прекращением трудового договора.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Копия требуется для оформления пенсии, кредита, пособия, приёма на работу и т.п.
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в целях [указать цель: например, «предоставления в Пенсионный фонд РФ для назначения пенсии»].
Прошу заверить копию печатью организации и подписью уполномоченного лица.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки
Если книжка утеряна, испорчена или повреждена:
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], уведомляю, что моя трудовая книжка [указать причину: «утеряна при переезде», «повреждена водой», «испорчена»] и не может быть использована для подтверждения трудового стажа.
Прошу оформить и выдать мне дубликат трудовой книжки на основании имеющихся в организации документов о моей трудовой деятельности.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2026 года все работники, не подавшие заявление об отказе от бумажной книжки, автоматически переводятся на ЭТК. Но если работник хочет отказаться от бумажной книжки — он должен подать заявление:
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], настоящим заявляю о своём согласии на ведение моей трудовой деятельности в электронной форме — в виде электронной трудовой книжки (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .
Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и передать все сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
Если работник хочет оставить бумажную книжку — он должен подать заявление об отказе от ЭТК:
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], отказываюсь от ведения моей трудовой деятельности в электронной форме (электронная трудовая книжка).
Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с действующим законодательством РФ.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Заявление на отправку трудовой книжки по почте
Если работник не может лично получить книжку, он может запросить отправку по почте:
<b>Заявление</b>
Я, [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер], уведомляю, что не могу лично получить трудовую книжку в связи с [указать причину: отъезд, болезнь и т.д.].
Прошу направить мою трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу: [полный почтовый адрес].
Прошу сообщить мне номер почтового отправления и дату отправки.
Подпись: ______________ / [Ф.И.О. расшифровка]
Как правильно оформить заявление?
- Используйте чистый лист А4 — можно написать от руки или напечатать.
- Укажите полные реквизиты: ФИО, должность, табельный номер, название организации.
- Чётко сформулируйте просьбу: «Прошу выдать…», «Прошу оформить…», «Прошу направить…».
- Укажите причину — это важно для юридической корректности.
- Поставьте дату и подпись — без подписи заявление не имеет юридической силы.
- Сделайте копию заявления — оставьте себе копию с отметкой о получении от кадровика.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче?
Если работодатель:
- Не выдаёт трудовую книжку в установленный срок (3 дня),
- Отказывается выдавать копию или дубликат,
- Не учитывает заявление о переходе на ЭТК,
— это нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 236, ст. 84.1). В таком случае работник имеет право:
- Подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд).
- Обратится в прокуратуру.
- Подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденный простой.
Кроме того, работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица.
Важно помнить!
- Трудовая книжка — личный документ работника. Работодатель не имеет права удерживать её без законных оснований.
- Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную — если работник не подал заявление об отказе, оба варианта ведутся одновременно.
- Дубликат выдаётся только на основании заявления и подтверждённых документов о трудовой деятельности.
- Копия должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного лица.
- Заявление можно подать лично, через представителя (с доверенностью) или по почте — но только в письменной форме.
Заявление на получение трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический акт, защищающий права работника на подтверждение трудового стажа. С 2026 года, когда переход на электронные трудовые книжки завершён, правильное оформление таких заявлений становится ещё более актуальным. Не забывайте: всё, что не зафиксировано письменно, не существует в правовом поле.
Скачать пустые бланки заявлений в формате Word и PDF вы можете на официальных сайтах:
- Роструд
- Пенсионный фонд РФ
- КонсультантПлюс
Не откладывайте оформление заявления — своевременное получение трудовой книжки гарантирует вам право на пенсию, социальные выплаты и карьерный рост!