Заявление на работу по трудовой книжке – это официальный документ, который соискатель подаёт работодателю при трудоустройстве, если требуется подтвердить свой трудовой стаж, квалификацию или отсутствие претензий со стороны предыдущих работодателей. Ниже подробно рассмотрим, когда такое заявление необходимо, как его правильно оформить и какие нюансы следует учитывать.
Когда требуется заявление по трудовой книжке?
- Первое трудоустройство – если у соискателя ещё нет трудовой книжки, работодатель может попросить заявление о её выдаче.
- Переход на новую работу – при смене места работы иногда требуется подтвердить, что предыдущая трудовая книжка сдана в архив или утеряна.
- Восстановление утерянной трудовой книжки – заявление служит основанием для выдачи дубликата.
- Подтверждение стажа для получения пособий или льгот – в некоторых случаях заявление прилагается к документам для соцзащиты.
- Оформление внешнего совместительства – при приёме на дополнительную работу может потребоваться указание текущего места работы и стажа.
Правовая база
Оформление и ведение трудовых книжек регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66 – оформление трудовой книжки).
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
- Федеральным законом «О персональных данных» (при обработке сведений из трудовой книжки).
Заявление само по себе не является нормативным актом, но должно соответствовать требованиям деловой переписки и содержать все обязательные реквизиты.
Структура заявления
Традиционно заявление состоит из следующих блоков:
- Шапка – реквизиты получателя и отправителя.
- Название документа – «Заявление».
- Текст обращения – суть просьбы, основания, ссылка на нормативные акты.
- Перечень прилагаемых документов (при необходимости).
- Дата и подпись.
Пример шапки
Иванову Ивану Ивановичу Генеральному директору ООО «Ромашка» 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
От: Петрова Сергея Vladimiroвича Паспорт: 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12 Тел.: +7 (495) -23-45-67 E-mail: s.petrov@example.com
Текст заявления
Ниже представлен типовой текст, который можно адаптировать под свою ситуацию.
Заявление
Прошу Вас оформить трудовую книжку (выдать дубликат трудовой книжки) в связи с трудоустройством в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам с «___» __________ 20__ г.
Основание: трудовой договор № ___ от «___» __________ 20__ г., приложенный к настоящему заявлению.
Прилагаю:
- копию паспорта (страницы с данными и регистрацией);
- копию ИНН;
- трудовой договор;
- справку о среднем заработке с предыдущего места работы (при наличии).
С уважением,
___» __________ 20__ г. ______________________/Петров С.В./
Как правильно оформить заявление?
- Формат – лучше печатать на листе формата A4, шрифт Times New Roman 14 pt, межстрочный интервал 1,5.
- Отступы – левое поле 30 мм, правое 10 мм, верхнее и нижнее по 20 мм.
- Подпись – собственноручная подпись расшифровывается фамилией и инициалами.
- Дата – ставится слева под подписью в формате «___» __________ 20__ г.
- Номер и реквизиты – если в организации принято нумеровать incoming документы, укажите номер в правом верхнем углу.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие ссылки на трудовой договор | Кадровик может отказать в оформлении книжки | Всегда прилагайте копию договора и указывайте его номер и дату |
| Неполные персональные данные | Сложности с идентификацией сотрудника | Указывайте ФИО полностью, серию и номер паспорта, дату выдачи, код подразделения |
| Неправильная форма обращения (например, «Прошу» без указания должности получателя) | Документ может быть воспринят как неофициальный | Соблюдайте деловой etiquette: укажите должность и ФИО получателя в шапке |
| Отсутствие списка приложений | Кадровик может запросить дополнительные документы, затягивая процесс | Чётко перечислите всё, что прилагаете к заявлению |
Особенности заявления при выдаче дубликата трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна или повреждена, в заявлении необходимо указать:
- Факт утери (с указанием approximate даты и обстоятельств);
- Обращение в органы внутренних дел (если было подано заявление о краже);
- Просьба выдать дубликат на основании ст. 66 ТК РФ и п. 31 Постановления № 225;
- Готовность предоставить справки с предыдущих мест работы для восстановления записей.
Пример фразы:
«Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с её утерей, произошедшей «___» __________ 20__ г. при переезде. Заявление о утере подано в ОВД г. Москвы № ___ от «___» __________ 20__ г.»
Полезные советы
- Сохраняйте копию заявления и всех приложений – это может понадобиться при споре или проверке трудовой инспекции.
- Если подаёте заявление электронно (через корпоративный портал), убедитесь, что файл имеет формат PDF и подписан электронной подписью или сканированной подписью.
- Перед подачей проверьте орфографию и пунктуацию – ошибки в официальных документах создают негативное впечатление.
- В крупных организациях часто есть шаблоны заявлений – уточните у отдела кадров, чтобы не тратить время на форматирование.
- Если вы впервые оформляете трудовую книжку, приложите также заявление о её выдаче (не путать с заявлением о приёме на работу).
Заявление на работу по трудовой книжке – важный элемент взаимодействия между соискателем и работодателем. Правильно оформленное заявление ускоряет процесс трудоустройства, минимизирует риски отказа со стороны кадровой службы и обеспечивает законность последующего ведения трудовой книжки. Следуя приведённым рекомендациям и используя примеры шаблонов, вы сможете подготовить документ, который будет соответствовать всем требованиям трудового законодательства и деловой этики.
Удачного трудоустройства!