С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента основным видом становится электронная трудовая книжка. Однако работник имеет право на сохранение бумажного документа. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю.

Когда нужно подавать заявление?

Ситуации, требующие оформления заявления:

• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите продолжать ее вести (вместо перевода в электронный вид).
• Если вы приняты на работу после 1 января 2021 года и вам выдали ЭТК, но вы хотите получить бумажный бланк (в рамках действующих исключений).
• При утере или порче электронной записи для восстановления сведений в бумажном виде (по решению работодателя).

Правовая основа

Основной документ — Федеральный закон от № 439-ФЗ. В частности, пункт 8 статьи 2 определяет, что формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде является основным. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно только если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Кто и когда подает?

Заявление подает сам работник. Сделать это можно в любой момент, но рекомендуется при приеме на работу или до окончания переходного периода (до 31 декабря 2025 года включительно), чтобы избежать автоматического перевода всех сведений в электронный формат.

Куда подавать?

Заявление подается на имя руководителя работодателя (организации или ИП) в отдел кадров (HR-отдел) или напрямую руководителю. Рекомендуется подавать в двух экземплярах: один остается у работника с отметкой о принятии, второй — у работодателя.

Образец (бланк) заявления

Ниже представлен универсальный бланк заявления. Его можно скопировать, заполнить и распечатать.

Вариант заявления для перевода из электронной формы в бумажную

Если у вас уже есть ЭТК, но вы решили перейти на бумажный носитель, уточните формулировку:

«Прошу прекратить ведение моей электронной трудовой книжки и организовать ведение моей трудовой деятельности в бумажном виде на основании имеющейся у меня бумажной трудовой книжки (или выдать новую). Прошу перенести все сведения из электронной трудовой книжки в бумажную».

Как правильно заполнить заявление?

1. Реквизиты работодателя: Укажите точное наименование организации (как в уставе) или ФИО индивидуального предпринимателя.
2. Ваши данные: ФИО полностью, как в паспорте.
3. Ясная просьба: Четко укажите, какой вариант вы выбираете: «вести в бумажном виде» или «выдать новую бумажную книжку».
4. Информация о старой книжке: Если она у вас есть, укажите серию, номер, кем и когда выдана.
5. Подпись и дата: Не забудьте поставить дату и подпись.

Что происходит после подачи заявления?

Работодатель обязан:

• Принять заявление к рассмотрению.
• При наличии у вас бумажной книжки — продолжать ее вести, не делая записей в ЭТК.
• При отсутствии бумажной книжки — оформить новую на основании бланка строгой отчетности и внести в нее все имеющиеся сведения о вашем стаже и работе.
• Уведомить вас о принятом решении (обычно это происходит путем выдачи вам обновленной бумажной книжки или отметки в заявлении).

Важные нюансы и частые вопросы

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку?

Нет. С 2026 года ведется только один вид; Выбор, за работником. Если заявление не подано, работодатель вправе вести только ЭТК.

Что, если я потеряю бумажную книжку после подачи заявления?

Вам нужно будет написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформит его на основании своих архивных данных и выданных ранее сведений.

Обязан ли работодатель выдать мне бумажную книжку по заявлению?

Да, обязан. Это ваше право, предусмотренное законом. Отказ может быть обжалован в трудовой инспекции или суде.

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет. Заявление подается в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуется.

Действуйте сейчас. Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, подайте заявление до 31 декабря 2025 года.

Будьте конкретны; В заявлении четко укажите свой выбор.

Сохраните копию. Сделайте копию заявления с отметкой работодателя о приеме.

Контролируйте процесс. Убедитесь, что после подачи заявления работодатель перестал вносить записи в вашу ЭТК (если она была) и начал вести бумажный документ.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных ситуациях или при возникновении споров рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.