Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ В случае её отсутствия или утраты необходимо оформить заявление на создание новой трудовой книжки․ В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок подачи заявления, образец текста и полезные рекомендации․
Правовые основания
Создание новой трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ст․ 66) и Приказом Минтруда России от № 428н (утверждённая форма заявления)․ Согласно этим нормативным актам:
- Трудовая книжка должна вестись у каждого работника, достигшего 16 лет․
- Работодатель обязан оформить новую книжку в случае её утраты, порчи или когда работник впервые устраивается на работу․
- Заявление подаётся работником (или его законным представителем) в письменной форме․
Когда необходимо подавать заявление
Заявление на создание трудовой книжки подаётся в следующих ситуациях:
- Утрата или порча трудовой книжки․
- Первичное оформление трудовой книжки у работника, который ранее не имел её․
- При переводе в новое подразделение, где требуется новая книжка (например, в случае смены формы собственности)․
- Восстановление книжки после её изъятия в связи с проверкой государственных органов․
Кто имеет право подавать заявление
Заявление может подать:
- Сам работник (полностью дееспособный)․
- Законный представитель (родитель, опекун) несовершеннолетнего работника․
- Уполномоченный представитель организации (например, HR‑специалист) от имени работника, если это предусмотрено внутренними регламентами․
Содержание заявления
Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно должно включать следующие реквизиты:
- Наименование организации‑работодателя․
- Полные ФИО работника․
- Дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта․
- Причина обращения (утрата, порча, первая выдача и т․д․)․
- Подпись работника (или представителя) и дата подачи․
Образец заявления
Ниже приведён типовой образец заявления, соответствующий требованиям Минтруда РФ․
Заявление
В ООО «Пример»
От Иванова Ивана Ивановича,
дата рождения: г․,
паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан ОВД г․ Москвы г․
Прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утратой (или порчей) прежней трудовой книжки № 123456, выданной дата выдачи․
Приложения:
Копия паспорта․
Заявление о потере (при наличии)․
_____________________/Иванов И․ И․
«__» __________ 2026 г․
Перечень документов, необходимых к заявлению
Для ускорения процесса подготовки новой трудовой книжки подготовьте следующий пакет документов:
- Заявление (в оригинале)․
- Копия паспорта (страницы с личными данными и регистрацией)․
- Документ, подтверждающий утрату (если есть): справка из полиции о пропаже, заявление в отдел полиции․
- Трудовой договор (копия) – подтверждает факт трудовых отношений․
- Согласие работодателя (внутренний приказ о выдаче новой книжки)․
Порядок подачи заявления
Процедура подачи заявления выглядит следующим образом:
- Шаг 1․ Подготовьте заявление и комплект документов․
- Шаг 2․ Предоставьте их в отдел кадров (HR‑службу) организации․
- Шаг 3․ Сотрудник отдела кадров проверит полноту пакета и подпишет внутренний приказ о выдаче новой книжки․
- Шаг 4․ Работодатель (уполномоченный представитель) заполняет первую страницу новой трудовой книжки и ставит подпись․
- Шаг 5; Работнику вручается новая книжка, а оригиналы документов (например, справка о потере) могут быть возвращены․
Сроки оформления
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения полного пакета документов․ В случае задержки работник имеет право обратиться в инспекцию по труду․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить электронную трудовую книжку вместо бумажной?
- Да․ С 2024 года в РФ вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Заявление подаётся в том же виде, но в приложении указывается согласие на электронный формат․
- Что делать, если у меня несколько утраченных трудовых книжек?
- Каждая утрата оформляется отдельным заявлением․ При этом в новой книжке указываются все предыдущие места работы, если они могут быть подтверждены документально․
- Можно ли использовать образец заявления без изменений?
- Образец рекомендуется адаптировать под конкретную ситуацию (указать точную причину, дату, реквизиты организации);
Полезные рекомендации
- Сохраняйте копию заявления и всех приложенных документов в личном деле․
- При утрате книжки сразу сообщите в отдел кадров – это ускорит процесс․
- Если вы получаете электронную трудовую книжку, убедитесь, что ваш электронный адрес и ИНН указаны правильно․
- Регулярно проверяйте состояние трудовой книжки (страницы, подписи) – это поможет избежать проблем при её замене․
Оформление заявления на создание трудовой книжки – простая, но важная процедура, позволяющая сохранить официальную запись о трудовой истории․ Соблюдая указанные правила, подготовив полный пакет документов и правильно оформив заявление, вы сможете получить новую трудовую книжку в кратчайшие сроки и избежать лишних трудовых споров․
Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту отдела кадров или в региональную инспекцию по труду․