Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина‚ его стаж‚ квалификацию и другие важные данные. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако в ряде случаев работник может потребовать оформление бумажного варианта. Для этого необходимо написать заявление на создание (выписку) трудовой книжки.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Правовая база заявления
3. Когда требуется заявление на создание трудовой книжки
4. Как правильно оформить заявление
5. Образец заявления
6. Какие документы нужно приложить
7. Порядок подачи и рассмотрения
8. Электронная vs бумажная трудовая книжка
9. Типичные ошибки и как их избежать
10. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка (бумажная или электронная) фиксирует:

• ФИО‚ дату рождения‚ СНИЛС сотрудника;
• Даты начала и окончания работы у каждого работодателя;
• Должность‚ разряд‚ квалификацию;
• Сведения о прохождении профессионального обучения‚ повышения квалификации;
• Отпуска‚ командировки‚ отработку сверхурочного времени.

Документ необходим для:

• Получения пенсии и иных социальных выплат;
• Оформления новых трудовых договоров;
• Получения государственных льгот (например‚ льготный отпуск по возрасту);
• Подтверждения стажа при трудоустройстве за границей.

Правовая база заявления

Законодательством РФ (Трудовой кодекс‚ Федеральный закон «О системе обязательного пенсионного страхования»‚ Приказ ФФС России № 24‑ФСС / 2020) не предписывает обязательный шаблон заявления. Поэтому заявление может быть написано от руки или на компьютере в произвольной форме. Главное – соблюсти требования к содержанию и подписи.

С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести учет кадровых изменений в ПФР по форме СЗВ‑ТД‚ а с 2021 года – заполнять электронные трудовые книжки. Однако в случае отказа от ЭТК или при необходимости бумажного варианта работник имеет право подать заявление о её создании.

Когда требуется заявление на создание трудовой книжки

• При приёме на работу‚ если у соискателя нет трудовой книжки;
• При восстановлении утерянной/повреждённой книжки (заявление о выдаче новой)
• При переходе с электронного формата на бумажный (по желанию работника)
• Для оформления стажа в случае‚ когда прежний работодатель не оформил запись.

Как правильно оформить заявление

Заявление должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка – название документа («Заявление»)‚ дата и место составления;
2. Шапка организации (если заявление адресовано работодателю) – полное наименование‚ ИНН‚ адрес;
3. Сведения о заявителе – ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ контактный телефон‚ адрес проживания;
4. Текст заявления – чётко сформулированная просьба о создании (выдаче) трудовой книжки;
5. Перечень приложений (копия паспорта‚ СНИЛС‚ трудовой договора и др.);
6. Подпись заявителя и‚ при необходимости‚ подпись руководителя (для резолюции).

Текст заявления рекомендуется писать в вежливой официальной форме‚ без излишних эмоций.

Образец заявления

Заявление
«Город»‚ «дата» 2026 г.

От: Иванов Иван Иванович‚
дата рождения: ‚
СНИЛС: 123-456-789 00‚
тел.: +7 (999) -23‑45‑67‚
адрес: г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 5.

Кому: ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚
адрес: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 20.

Прошу выдать мне (создать) бумажную трудовую книжку в соответствии с
Трудовым кодексом Российской Федерации и приказом ФФС России № 24‑ФСС от 2020‑12‑01.

Основание: отсутствие у меня трудовой книжки при приёме на работу
(дата начала работы – г.). Прилагаю копию паспорта‚
СНИЛС и трудового договора.

Приложения:
Копия паспорта;
Копия СНИЛС;
Копия трудового договора;
Справка от предыдущего работодателя (при наличии).
_____________________
(подпись заявителя)

Если заявление подаётся в отдел кадров‚ после подписи руководителя ставится резолюция (например‚ «Согласовано. Выдать книжку в течение 5 рабочих дней»).

Какие документы нужно приложить

Все документы должны быть предоставлены в оригинале или заверенной копии.

Порядок подачи и рассмотрения

1. Подготовьте заявление и необходимые приложения.
2. Подайте пакет документов в отдел кадров (или в территориальный центр ПФР‚ если речь о восстановлении книжки).
3. Работодатель в течение 5 рабочих дней (по закону) рассматривает заявление и принимает решение.
4. Если заявление одобрено‚ работодатель оформляет бумажную трудовую книжку и вносит первую запись.
5. В случае отказа работодатель обязан предоставить письменный мотивированный отказ.
6. Если отказ необоснован‚ работник может обратиться в суд или в инспекцию по труду.

Для электронных трудовых книжек процесс отличается: запись в ЭТК вноситься автоматически через систему «Электронный личный кабинет» ПФР после подачи заявления в электронном виде.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты большинство новых трудовых отношений фиксируются в электронном виде‚ однако закон сохраняет возможность вести бумажный вариант по желанию работника.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи. Без подписи заявление считается недействительным.
• Неполный пакет документов. Проверьте наличие всех копий (паспорт‚ СНИЛС‚ договор).
• Ошибки в ФИО‚ дате рождения‚ СНИЛС. Любая неточность может задержать процесс.
• Неуказание основания. Укажите причину (отсутствие книжки‚ отказ от ЭТК и т.д.).
• Отсутствие резолюции. Если заявление подаётся в отдел кадров‚ попросите руководителя поставить подпись и дату.
• Слишком формальный или‚ наоборот‚ разговорный стиль. Держите текст официальным‚ но понятным.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли получить трудовую книжку‚ если я уже работаю несколько лет без неё?

Да. Подаёте заявление с указанием всех прежних мест работы и прилагаете справки от прежних работодателей. Работодатель вносит записи в новую книжку.

Вопрос: Сколько времени занимает оформление новой книжки?

По закону – не более 5 рабочих дней после одобрения заявления. При электронном варианте запись появляется сразу.

Вопрос: Нужно ли платить за выдачу бумажной трудовой книжки?

Обычно нет. Трудовая книжка выдаётся бесплатно‚ но в случае её восстановления (повреждена/утеряна) может потребоваться оплата за изготовление копии.

Вопрос: Что делать‚ если работодатель отказал в выдаче книжки без объяснения причин?

Требуйте письменный мотивированный отказ. При отсутствии законных оснований можно обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Вопрос: Как отказаться от электронного формата?

Подайте письменное заявление об отказе от ЭТК в отдел кадров. После его рассмотрения вам будет выдана бумажная трудовая книжка.

Заявление на создание трудовой книжки – простой‚ но важный документ‚ который позволяет официально оформить ваш трудовой стаж. Несмотря на то‚ что закон не предписывает фиксированный шаблон‚ соблюдение структуры (шапка‚ сведения о заявителе‚ текст просьбы‚ перечень приложений и подпись) гарантирует быстрый и корректный процесс.

Помните‚ что с 2026 года большинство новых записей будет вестись в электронном виде‚ однако право на бумажный вариант сохраняется. При правильном оформлении заявления и полном комплекте документов вы получите трудовую книжку без лишних задержек.

Удачной подачи заявления!