Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В некоторых ситуациях работник может потребовать выдачу, замену или восстановление трудовой книжки. Для этого необходимо оформить заявление на трудовую книжку работнику. Ниже представлен подробный гид, который поможет вам правильно составить документ, избежать ошибок и ускорить процесс получения нужного документа.

Когда требуется заявление на трудовую книжку

• При приёме на работу, если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (первичная выдача).
• При утере, порче или хищении трудовой книжки – запрос на выдачу дубликата.
• При необходимости внесения изменений (например, исправление ошибок в записях о работе, должности, периодах).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и желании получить бумажный вариант для личного архива.
• При выходе на пенсию или оформлении социальных выплат, когда требуется подтверждение трудового стажа.

Нормативная база

Оформление и выдача трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – оформление трудовых книжек).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
3. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки».
4. Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Структура заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Рекомендуемая структура:

• Шапка – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (если требуется).
• Дата и номер заявления (при внутреннем документообороте).
• Адресат – руководитель организации или лицо, уполномоченное рассматривать кадровые вопросы (например, директор, начальник отдела кадров).
• Заявитель – ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение, табельный номер.
• Название документа – «Заявление о выдаче (замене, восстановлении) трудовой книжки».
• Текст заявления – суть просьбы, основания, ссылка на нормативный акт, перечень прилагаемых документов (при необходимости).
• Перечень приложений (например, копия паспорта, справка о предыдущем месте работы, заявление о утере и т.д.).
• Дата и подпись заявителя.
• Резолюция руководителя – место для отметки о принятом решении и дате исполнения.

Пример заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
ул; Ленина, д. 10, г. Москва, 123456

Заявление № 2026-045
от 22 мая 2026 г.

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.

От: Сидорова Анны Petrovны,
бухгалтер, отдел финансового учёта,
табельный № 12345
Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

В связи с утерей трудовой книжки (№ серии АБ 123456) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от № 225.

Прилагаю:
Копия паспорта (страница с данными и фото);
Справка из отдела кадров о последнем месте работы и занимаемой должности;
Заявление о утере трудовой книжки (составлено в двух экземплярах).

Резолюция: _______________________________________________
Дата исполнения: ___________ Подпись руководителя: _______________

При необходимости замените разделы «Приложения» и основания в соответствии с вашей ситуацией (первичная выдача, исправление ошибок, переход на ЭТК и т.д.).

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте документы – соберите все необходимые приложения (паспорт, справки, предыдущие трудовые книжки, заявление об утере и т.п.).
2. Составьте заявление – используйте предложенный шаблон или форму организации, заполните все поля.
3. Проверьте correctness – убедитесь, что указаны правильные ФИО, даты, реквизиты организации, нет опечаток.
4. Подпишите документ – лично подпишите заявление и приложите копию паспорта (если требуется);
5. Подайте заявление – передайте его непосредственно руководителю или в отдел кадров (в зависимости от внутреннего регламента).
6. Получите резолюцию – после рассмотрения руководитель ставит отметку о принятом решении и указывает срок исполнения.
7. Получите трудовую книжку – в указанный срок получите документ на руки (или уведомление о готовности дубликата).
8. Проверьте полученную книжку – сверьте данные с вашими записями, при необходимости внесите исправления через отдел кадров.

Что делать, если заявление отклонено?

Если руководитель или кадровая служба отказали в выдаче трудовой книжки, необходимо:

• Запросить письменное объяснение причин отказа.
• Проверить, соблюдены ли все требования нормативных актов и внутренних положений.
• При необходимости подать жалобу вышестоящему руководителю или в трудовую инспекцию.
• В случае нарушения прав – обратиться в суд с иском о восстановлении трудовых прав (ст. 392 ТК РФ).

Особенности перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки. Тем не менее, работник по-прежнему имеет право требовать выдачу бумажного варианта для личного использования. В этом случае в заявлении следует указать:

• Ссылку на ст. 66 ТК РФ и Федеральный закон № 439-ФЗ от .
• Просьбу о выдаче бумажного дубликата ЭТК (или выписки из ЭТК) в соответствии с п. 5 ст. 66 ТК РФ.
• Приложить копию паспорта и, при необходимости, согласие на обработку персональных данных.

Полезные советы

• Храните копию поданного заявления и всех приложений – это может понадобиться при споре.
• Если вы подаете заявление в электронном виде (через корпоративный портал), убедитесь, что документ подписан электронной подписью или подтверждён согласно внутренней политике ИБ.
• При утере трудовой книжки рекомендуется одновременно подать заявление в полицию о краже/утере – это ускорит процесс восстановления.
• Следите за сроками: по закону выдача дубликата должна быть осуществлена не позднее трёх рабочих дней с момента принятия положительного решения (при отсутствии особых обстоятельств).

Заявление на трудовую книжку работнику – простой, но важный документ, который позволяет защитить свои трудовые права и получить подтверждение трудового стажа. Соблюдая установленную форму, ссылаясь на действующие нормативные акты и прилагая необходимые документы, вы значительно повышаете шансы на быстрое и положительное рассмотрение вашей просьбы. Не забывайте сохранять копии всех поданных бумаг и контролировать сроки исполнения.

Удачной работы и уверенности в своих трудовых правах!