В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых актуальных для кадровиков и работников. Несмотря на повсеместный переход на цифровой формат, бумажный документ все еще имеет юридическую силу, если сотрудник своевременно не отказался от него. Ключевым моментом в этом процессе является правильное оформление заявления. Именно в этом документе работник выражает свою волю относительно формы учета стажа, и именно на основании заявления вносятся критически важные записи.

В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях необходимо писать заявление, какие именно данные о трудовой книжке нужно в нем указывать и как избежать ошибок при переходе на электронные форматы.

Зачем нужно заявление: выбор формы ведения книжки

С 2020 года у работников появилась возможность выбора: вести трудовую книжку только в электронном виде или сохранить бумажный вариант параллельно с электронным. Однако этот выбор не происходит автоматически; Согласно законодательству, если работник хочет оставить бумажную трудовую книжку, он обязан подать об этом письменное заявление работодателю.

Если такое заявление не подано, по умолчанию считается, что работник согласился на ведение сведений исключительно в электронном виде. В этом случае бумажный документ выдается на руки с соответствующей закрывающей записью.

Что обязательно должно быть в заявлении

Чтобы документ имел юридическую силу и был принят кадровой службой, в заявлении необходимо четко указать следующие данные:

• ФИО работника и должность: для однозначной идентификации.
• Ссылку на законодательство: обычно упоминаются статьи 66 и 66;1 Трудового кодекса РФ.
• Четкую формулировку желания: например, «прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме» или «прошу предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
• Дату и подпись: без них документ недействителен.

Важно помнить: если сотрудник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку (отказывается от бумажной), работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести об этом запись в бумажный документ и выдать его работнику.

Какие данные трудовой книжки указываются в заявлении и отчетах

Часто возникает вопрос: нужно ли переписывать данные из трудовой книжки в заявление? Само по себе заявление о выборе формы ведения книжки не требует переписывания всего стажа. Однако, существуют смежные ситуации, где точное указание данных из трудовой книжки в заявлении или сопроводительных документах критически важно.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Если работнику требуется оригинал бумажной трудовой книжки (например, для оформления пенсии или визы), он пишет заявление на выдачу. В таком заявлении часто просят указать:

1. Период работы, за который требуется документ.
2. Причину выдачи (хотя с 2020 года выдача производится в основном при увольнении или переходе на ЭТК, случаи выдачи по запросу для иных целей также регулируются).

Справка СТД-Р и форма ЕФС-1

Хотя это не совсем «заявление», но при формировании отчетов (например, подраздел 1.1 формы ЕФС-1) или справок СТД-Р, работодатель опирается на данные, подтвержденные заявлениями работника. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в бумажной трудовой книжке при внесении записи о переходе на ЭТК указывается:

• Наименование документа-основания: «Заявление работника».
• Дата заявления и его регистрационный номер.

Без точного указания даты и номера заявления запись в трудовой книжке может быть признана некорректной.

Алгоритм действий при подаче заявления

Чтобы процесс прошел гладко и в 2026 году, следуйте пошаговой инструкции:

1. Подача заявления: Сотрудник пишет заявление в свободной форме или по образцу организации. В нем он указывает свое решение по форме ведения трудовой.
2. Регистрация: Кадровая служба регистрирует входящий документ, присваивает ему номер и дату.
3. Внесение записи (если выбран переход на ЭТК):
   • В графе 1 ставится порядковый номер записи.
   • В графе 2 — дата подачи заявления.
   • В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
   • В графе 4 указываются реквизиты заявления (дата и номер).
4. Выдача или хранение: Если выбран электронный формат, бумажная книжка выдается работнику под роспись. Если бумажный формат сохранен — книжка остается у работодателя.
5. Отчетность: Не позднее 25 числа следующего месяца после подачи заявления работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025-2026 годов показывает несколько распространенных ошибок, связанных с заявлениями:

• Отсутствие даты и номера в записи: При внесении сведений о заявлении в трудовую книжку часто забывают указать графу 4. Это нарушение порядка ведения.
• Неверная трактовка молчания: Работодатели иногда ошибочно полагают, что если работник не принес заявление о сохранении бумажной книжки при приеме на работу после 2020 года, то нужно срочно что-то подписывать. На самом деле, для «новых» работников (принятых после 1 января 2021 года) бумажные книжки вообще не заводятся, и заявление писать не нужно — учет сразу ведется только электронно.
• Задержка в отчетности: Заявление подано в конце месяца, но отчет ЕФС-1 не отправлен до 25 числа следующего месяца. Это влечет штрафы.

Образец формулировки для заявления

Для удобства, вот как может выглядеть ключевая часть заявления от сотрудника, желающего сохранить бумажный вариант:

«В связи с переходом на электронные трудовые книжки и руководствуясь ст. 66 ТК РФ, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в установленном порядке. О возможности формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде ознакомлен.»

Или, если сотрудник хочет перейти на электронный формат:

«Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде. Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки после внесения соответствующей записи.»

Правильное оформление заявления о трудовой книжке — это фундамент легитимности всего трудового стажа сотрудника в переходный период. В 2026 году, когда цифровизация достигла пика, роль этого документа как «переключателя» между бумажным и электронным миром только возросла. Работодателю необходимо внимательно проверять наличие дат и номеров заявлений при внесении записей, а работнику, понимать, что отсутствие заявления о сохранении бумажной книжки (для тех, кто имел право выбора) автоматически переводит его стаж в «цифру».

Помните: любая запись в трудовой (бумажной или электронной) базируется на документе-основании. В случае выбора формы ведения, этим основанием является ваше личное заявление.