Заявление на вычет за трудовую книжку – документ‚ который работник направляет работодателю с просьбой удержать из заработной платы определённую сумму (стоимость бланка‚ вкладыша‚ печати и т.п.) в пользу работодателя. Такое заявление часто требуется в следующих ситуациях:

• при выдаче оригинала бумажной трудовой книжки;
• при получении вкладыша в трудовую книжку (стоимость вкладыша обычно составляет 400 рублей);
• при переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) и необходимости компенсировать затраты работодателя.

Ниже подробно рассмотрены юридическая база‚ порядок оформления‚ образцы заявлений и ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая основа

Регулирование вопросов‚ связанных с трудовой книжкой и удержанием средств из заработной платы‚ осуществляется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65‚ ст. 66‚ ст. 67).
2. Постановление Правительства РФ от № ТЗ/5985-6-1 (Письмо Роструда) – «О порядке удержания из заработной платы стоимости бланка трудовой книжки и вкладыша».
3. Приказ Минтруда России от № 394н (переход на электронную трудовую книжку).
4. Методические рекомендации ПФР и СФР о выдаче выписок из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р‚ СТД‑ПФР).

Согласно пункту 2 статьи 136 ТК РФ‚ удержание из заработной платы возможно только по письменному согласию работника‚ которое должно быть оформлено в виде заявления.

Когда необходимо подавать заявление?

• Выдача оригинала бумажной трудовой книжки. Работодатель может потребовать от работника оплатить стоимость бланка (около 400 руб.) и/или вкладыша.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник ранее использовал бумажную книжку‚ а теперь хочет перейти на ЭТК‚ работодателю может потребоваться компенсация расходов на печать и передачу данных.
• Получение выписки из ЭТК. Для получения официальной выписки (форма СТД‑Р) иногда требуется согласие на удержание комиссии за подготовку документа.
• Корректировка неточных сведений. При исправлении ошибок в трудовой книжке работник может запросить удержание суммы за подготовку новых страниц.

Как правильно оформить заявление?

Форма заявления не закреплена нормативно‚ но документ должен содержать обязательные реквизиты‚ чтобы избежать отказа работодателя.

Обязательные реквизиты

Пример заявления

ООО «Пример»
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746001234


К руководителю отдела кадров
Иванову Ивану Петровичу



Заявление


от Иванова Сергея Николаевича‚
должность – инженер‑программист‚
таб. № 12345‚

тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚
e‑mail: s.ivanov@example.com



Тема: Заявление на удержание из заработной платы стоимости бланка трудовой книжки



Прошу удержать из моей заработной платы сумму в размере 400 (четыреста) рублей в пользу работодателя за предоставление оригинального бланка трудовой книжки (вкладыша). Согласен(на) на удержание указанной суммы в течение одного расчётного периода (месяц) с даты подписания настоящего заявления.





Подпись: ______________________

Для электронного обращения (через личный кабинет на портале Госуслуги или корпоративный портал) достаточно загрузить скан подписи и указать те же реквизиты.

Куда подавать заявление?

• Внутри организации. Как правило‚ заявление передаётся в отдел кадров (HR) лично‚ по внутренней почте или через корпоративный электронный документооборот.
• Через портал Госуслуги. При получении выписки из ЭТК (раздел «Справки и выписки → Работа и пенсия → Выписка из электронной трудовой книжки») в личном кабинете появляется возможность прикрепить заявление о удержании‚ если это требуется.
• Через СФР (Социальный фонд России). При подаче онлайн‑запроса на форму СТД‑Р (выписка из ЭТК) в личном кабинете можно указать согласие на удержание комиссии.

Как происходит удержание?

1. Работодатель фиксирует согласие работника в системе расчёта заработной платы.
2. Сумма удерживается в течение выбранного периода (обычно один месяц) и перечисляется в бюджет или в фонд‚ отвечающий за выдачу трудовых книжек (в зависимости от внутренней политики организации).
3. Работник получает подтверждающий документ (справку о произведённом удержании) в конце расчётного периода.

Важно помнить‚ что удержание без письменного согласия работника запрещено (ст. 136 ТК РФ).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. При переходе с бумажного варианта на ЭТК:

• Работник подаёт заявление о переходе (можно в свободной форме) работодателю.
• Работодатель оформляет передачу данных в ПФР и в СФР.
• Если работник желает сохранить бумажный вариант‚ он может запросить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) и/или вкладку в бумажную книжку.
• В случае необходимости компенсации расходов (печать‚ доставка) работник подписывает заявление на удержание из зарплаты.

Получить выписку из ЭТК можно следующим образом:

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги.
2. В верхнем меню выбрать «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Нажать кнопку «Получить выписку». Система автоматически сформирует запрос.
4. Результат будет доступен в течение дня (обычно в течение часа) в разделе «Заявления» личного кабинета или на сайте СФР в разделе «История обращений».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за бумажную трудовую книжку?

Да. Стоимость бланка (около 400 руб.) и вкладыша (если требуется) оплачивается работником. Работодатель может удержать эту сумму из заработной платы только после получения письменного согласия.

Можно ли отказаться от удержания?

Работник имеет право отказаться от удержания и оплатить стоимость книжки самостоятельно. В этом случае заявление на удержание не подаётся.

Как долго хранится бумажная трудовая книжка у работодателя?

После перехода на ЭТК хранение бумажной книжки работодателем прекращается. Оригинал передаётся работнику под подпись‚ и работник более не может изменить способ фиксации сведений о своей трудовой деятельности.

Что делать‚ если в трудовой книжке есть ошибки?

Необходимо написать заявление в свободной форме (или устно обратиться в отдел кадров) с просьбой исправить сведения. При необходимости может потребоваться удержание за подготовку новых страниц.

Как получить сведения о стаже от нескольких работодателей?

Работнику следует направить запрос в каждый из работодателей или оформить единый запрос в ПФР (форма СТД‑ПФР)‚ указав в нём согласие на удержание комиссии‚ если таковая предусмотрена.

Заявление на вычет за трудовую книжку – простой‚ но важный документ‚ который позволяет законно удержать из заработной платы стоимость бланка‚ вкладыша или иных расходов‚ связанных с трудовой книжкой. Правильное оформление заявления‚ знание правовых оснований и понимание процесса получения выписки из электронной трудовой книжки помогут избежать недоразумений и ускорить взаимодействие с работодателем.

Помните‚ что любые удержания из заработной платы возможны только при наличии письменного согласия работника. Поэтому всегда сохраняйте копию подписанного заявления и подтверждающие документы.

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – получение выписки из ЭТК
• Сайт Пенсионного фонда России – формы СТД‑Р‚ СТД‑ПФР
• КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовой книжке
• Министерство труда и социальной защиты РФ – методические рекомендации