В современной практике кадрового делопроизводства часто возникают вопросы, связанные с оформлением и оплатой трудовых книжек. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще имеет хождение, особенно для сотрудников, впервые устраивающихся на работу или пожелавших сохранить бумажный вариант. В данной статье мы подробно разберем, нужно ли писать заявление на удержание стоимости трудовой книжки, как это правильно сделать в 2026 году и какие нюансы необходимо учитывать работодателю и работнику.
Актуальность вопроса в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) законодательство РФ претерпело значительные изменения в сфере учета трудового стажа. Основным документом стала электронная трудовая книжка. Однако, согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдавать бумажную трудовую книжку работнику, принимаемому на работу впервые, либо по его заявлению, если он ранее не вел бумажную трудовую.
Ключевой момент: С 2021 года (и по сей день в 2026 году) действует норма, согласно которой работодатель не имеет права взимать с работника плату за бланк трудовой книжки, если она заводится впервые. Расходы на приобретение бланков несет работодатель. Удержание стоимости возможно только в строго определенных случаях, о которых пойдет речь ниже.
Когда возможно удержание стоимости?
Заявление на удержание платы за трудовую книжку пишется только в том случае, если работник утратил свою трудовую книжку по собственной небрежности и просит работодателя выдать ему дубликат, либо если речь идет о специфических ситуациях, предусмотренных внутренними актами (хотя последние часто оспариваются в суде).
Однако, наиболее распространенная ситуация, где требуется письменное волеизъявление работника — это добровольное желание работника приобрести дополнительные экземпляры или специальные вкладыши (хотя вкладыши также часто предоставляються за счет работодателя при заполнении всех страниц).
Если же речь идет о стандартной ситуации приема на работу впервые, то заявление на удержание писать не нужно и незаконно. Работодатель покупает бланк за свой счет.
Как правильно составить заявление
Если ситуация все же требует удержания стоимости (например, работник потерял книжку и хочет получить дубликат немедленно, соглашаясь оплатить бланк, или в иных исключительных случаях по согласию сторон), документ составляется в свободной форме; Законодательно утвержденного шаблона не существует.
Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
- Посередине строки пишется слово «Заявление».
- Текст: Четкая просьба о выдаче трудовой книжки (или дубликата) и согласие на удержание ее стоимости из заработной платы.
- Основание: Ссылка на статью 335.1 ТК РФ (в контексте ответственности) или просто указание на добровольность.
- Дата и подпись: Обязательно собственноручная подпись работника и дата подачи документа.
Образец заявления на удержание стоимости трудовой книжки
Ниже приведен примерный образец, который можно использовать как основу. Помните, что форма может быть адаптирована под нужды конкретной организации.
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петрова И.И.
Заявление
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала по моей вине. Выражаю добровольное согласие на удержание стоимости бланка трудовой книжки в размере фактических затрат работодателя (согласно чеку/квитанции) из моей заработной платы за текущий месяц.
Основание: ст. 137, 138 ТК РФ (в части ограничений на удержания), а также мое добровольное волеизъявление.
Подпись: ____________ /Петров И.И./
Важные ограничения и запреты
Работодателям и сотрудникам важно помнить о жестких ограничениях, установленных Трудовым кодексом РФ:
- Запрет на удержание при первичном приеме. Если трудовая книжка заводится впервые, работодатель обязан предоставить ее бесплатно. Любые попытки взять деньги с сотрудника незаконны.
- Лимит удержаний. Даже при наличии заявления работника, общий размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20% (в отдельных случаях до 50% или 70%, но это касается алиментов и возмещения ущерба, а не покупки бланков). Удержание полной стоимости бланка сразу может нарушить этот лимит, если зарплата небольшая.
- Добровольность. Удержание возможно только при наличии письменного согласия работника. Без заявления удерживать средства запрещено.
Что будет после подачи заявления?
После того как заявление подписано и зарегистрировано в отделе кадров:
- Бухгалтерия издает соответствующее распоряжение (приказ) об удержании.
- Сумма стоимости бланка отражается в расчетном листке работника в месяце начисления заработной платы.
- Работнику выдается трудовая книжка (или дубликат) с внесенными записями.
Следует отметить, что в 2026 году большинство вопросов решается в цифровом формате. Если у работника есть доступ к ЭТК, необходимость в бумажном носителе и связанных с ним финансовых вопросах отпадает. Однако, знание правил работы с бумажными документами остается важным навыком для кадровых специалистов.
Заявление на удержание платы за трудовую книжку — документ, который требуется крайне редко и только в специфических ситуациях, так как по общему правилу бланк предоставляется за счет работодателя. Важно не путать это с заявлением о приеме на работу или заявлением о переходе на электронную трудовую. При составлении любого документа внимательно проверяйте актуальность требований законодательства на текущую дату, чтобы избежать нарушений трудовых прав.
Помните: Форма заявления свободная, главное, наличие четкой воли работника и его собственноручной подписи. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере.