В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве России. С 1 января 2026 года официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что правила игры окончательно сформировались: у работников есть выбор формата хранения данных о стаже, но этот выбор должен быть зафиксирован документально.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на ведение трудовой книжки, в чем разница между бумажным и электронным форматами, и предоставим готовые образцы документов для разных ситуаций.
Почему важно подать заявление сейчас?
Хотя массовая кампания по сбору заявлений проходила ранее, в 2026 году этот документ критически важен для новых сотрудников и тех, кто ранее не определился с форматом. Согласно законодательству (в частности, ст. 66 ТК РФ и ФЗ № 439), работник имеет право выбрать:
- Ведение трудовой книжки только в электронном виде. В этом случае бумажный документ выдается работнику на руки, а все новые записи вносятся исключительно в цифровой формат.
Важно помнить: если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной версии, работодатель обязан по умолчанию продолжать вести бумажную трудовую книжку наравне с электронной.
Виды заявлений и образцы заполнения
Законодательно утвержденной строгой формы заявления не существует. Документ составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Однако он должен содержать обязательные реквизиты.
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Этот документ подается работником, который хочет, чтобы его стаж продолжали фиксировать в привычном бумажном формате. Это актуально для сотрудников, принятых на работу до 2021 года и не подавших заявление ранее, а также для новых сотрудников по их желанию.
Структура документа:
- Шапка: кому (директору) и от кого (ФИО, должность).
- «Заявление».
- Текст просьбы со ссылкой на законодательство.
- Дата и подпись.
Образец текста:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.Заявление
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Одновременно подтверждаю свое согласие на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
15 мая 2026 г. ____________ /Петрова А.И./
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Подается работником, который принял решение отказаться от бумажного носителя. После регистрации такого заявления работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки и прекращает внесение записей в нее, продолжая передавать данные только в электронном виде.
Образец текста:
Генеральному директору АО «СтройМаш»
Сидорову В.К.
от инженера Кузнецова Д.М.Заявление
В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ прошу вести сведения о моей трудовой деятельности только в электронном виде и не вести трудовую книжку на бумажном носителе.
Прошу выдать мне трудовую книжку на бумажном носителе после внесения в нее всех необходимых записей.
20 мая 2026 г. ____________ /Кузнецов Д.М./
Заявление при приеме на работу (для новых сотрудников)
Сотрудники, впервые поступающие на работу с 2021 года, не имеют бумажных трудовых книжек, так как их стаж ведется исключительно в электронном виде. Однако, если у человека есть бумажная книжка (например, он работал ранее), он должен сообщить работодателю о своем выборе формата.
Если работник впервые трудоустраивается, писать заявление о выборе формата не нужно — его книжка автоматически будет вестись только в электронном виде.
Как правильно оформить и подать документ
Несмотря на свободную форму, соблюдение делового этикета и юридических норм обязательно:
- Формат: Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере.
- Адресат: Документ адресуется руководителю организации (ИП или генеральному директору).
- Резолюция: После подачи заявления руководитель должен поставить на нем резолюцию (например, «Отделу кадров: зарегистрировать, учет вести согласно заявлению»), дату и подпись.
- Регистрация: Заявление должно быть зарегистрировано в журнале входящей документации или в системе электронного документооборота (ЭДО).
Особенности работы в программах учета (1С и другие)
В современных системах автоматизации, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3), процесс обработки заявлений цифровизирован. Бухгалтеру или кадровику необходимо:
- Создать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»;
- Выбрать сотрудника (или группу сотрудников).
- Указать тип заявления: «Вести в электронном виде» или «Продолжить ведение на бумажном носителе».
- Зафиксировать дату поступления заявления от работника.
На основании этих данных программа автоматически сформирует необходимые отчеты для Социального фонда и скорректирует печатные формы трудовых книжек.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли изменить решение позже?
Если вы выбрали бумажную книжку, вы можете в любой момент написать заявление о переходе на электронную. Однако обратный путь (возврат к бумажной после отказа от нее) законодательством РФ не предусмотрен.
Что будет, если не писать заявление?
Для действующих сотрудников, не подавших заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант параллельно с электронным. Для новых сотрудников (принятых после 2021 года) бумажная книжка не заводится.
Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
Нет, заявление пишется в свободной форме и заверяется только личной подписью работника. Нотариальное заверение не требуется.
Правильное оформление заявления на ведение трудовой книжки — это гарантия сохранности вашего трудового стажа и отсутствие проблем с будущим начислением пенсии. В 2026 году, когда переходный период завершен, наличие этого документа в личном деле сотрудника является обязательным требованием трудового законодательства. Работодателям рекомендуется провести аудит личных дел и убедиться, что от каждого сотрудника получено соответствующее заявление или зафиксирован факт его отсутствия (что приравнивается к выбору бумажного формата).