С 2021 года в России вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, предусматривающие возможность ведения трудовой книжки как в бумажном, так и в электронном виде. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право выбрать форму ведения своей трудовой книжки, на бумажном носителе или в электронной форме. Если сотрудник не подаст заявление о выборе электронного варианта, работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку в традиционной бумажной форме.

В этой статье вы найдете подробный образец заявления на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, а также разъяснения по его заполнению, правовым основаниям и практическим рекомендациям для работников и кадровых служб.

Почему важно подать заявление на бумажную трудовую книжку?

С 2021 года работодатели обязаны предлагать сотрудникам выбор: электронная трудовая книжка (ЭТК) или сохранение бумажной. Однако если работник не подаст заявление о переходе на электронный формат, автоматически сохраняется бумажная трудовая книжка.

Тем не менее, официальное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе — это не просто формальность. Оно:

• Подтверждает добровольный выбор работника;
• Служит юридическим доказательством в случае споров;
• Обязательно для оформления в личном деле сотрудника;
• Необходимо для передачи в органы Пенсионного фонда РФ (в рамках формы СЗВ-ТД).

Правовые основания

Основанием для выбора формы ведения трудовой книжки являются:

1. Статья 66 Трудового кодекса РФ — регулирует порядок ведения трудовых книжек;
2. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — устанавливает право работника на выбор между бумажной и электронной формой;
3. Постановление Правительства РФ от № 1748 — утверждает форму заявления и порядок передачи сведений в ПФР;
4. Приказ Минтруда России от № 588н, утверждает форму СЗВ-ТД, которую работодатель обязан подавать в ПФР после получения заявления.

Образец заявления на ведение трудовой книжки на бумажном носителе

Единого строго утвержденного бланка заявления не существует, но существует типовая структура, которую рекомендуют Минтруд и КонсультантПлюс. Ниже приведен корректный и юридически грамотный образец заявления, который можно использовать в любой организации.

<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>

Я, [Фамилия Имя Отчество полностью], паспорт: серия [XXXX] № [XXXXXX], выдан [кем и когда], зарегистрирован(а) по адресу: [полный адрес], работаю в [наименование организации] в должности [должность].

В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в установленном порядке.

[Фамилия И.О.]

Разбор образца по пунктам:

• ФИО полностью — обязательно указывать как в паспорте, без сокращений.
• Паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан — для идентификации личности.
• Адрес регистрации — не обязательно фактический, но желательно указать по месту жительства.
• Наименование организации — полное официальное название, как в учредительных документах.
• Должность, точно как в трудовом договоре.
• Ссылка на статью 66.1 ТК РФ — обязательна для юридической корректности.
• Формулировка «прошу продолжить ведение» — ключевая. Не пишите «прошу выдать» или «прошу сохранить» — это не соответствует закону.
• Дата и подпись — заявление обязательно подписывается лично работником от руки. Без подписи документ не имеет юридической силы.

Когда нужно подавать заявление?

• При приеме на работу, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку и не хочет переходить на электронную форму, заявление подается вместе с другими документами при трудоустройстве.
• После 31 декабря 2020 года — если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, то с 2021 года трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде. Однако для юридической чистоты рекомендуется оформить заявление позже, если оно не было подано ранее.
• Если работник ранее выбрал ЭТК, но передумал — с 2021 года можно отменить выбор в пользу бумажной книжки, подав новое заявление. Однако это возможно только один раз — после перехода на ЭТК, бумажная книжка больше не выдается.

Как оформить заявление в организации?

1. Работник пишет заявление от руки или печатает на компьютере (в любом виде, главное, чтобы была личная подпись).
2. Заявление передается в отдел кадров или бухгалтерию.
3. Кадровик регистрирует заявление в журнале входящей документации, проставляет входящий номер и дату.
4. На заявлении ставится резолюция: «Принято», «Зарегистрировано», подпись ответственного лица и печать организации (если есть).
5. Копия заявления передается в бухгалтерию для формирования СЗВ-ТД.
6. Оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника.

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал ни заявления о переходе на электронную трудовую книжку, ни заявления о продолжении бумажной, работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку в бумажной форме. Однако для избежания рисков и для документального подтверждения действий работодателя, рекомендуется:

• Оформить уведомление работнику о необходимости подать заявление;
• Если работник не отвечает в течение 15 дней — оформить акт о невозможности получить заявление;
• Продолжать вести бумажную трудовую книжку, как это предусмотрено законом.

Важно! Ошибки при заполнении заявления

Частые ошибки, которые могут привести к отказу в регистрации или спорам с ПФР:

• Нет подписи работника, заявление недействительно;
• Указано «прошу выдать трудовую книжку», это не то, что требуется. Нужно «прошу продолжить ведение»;
• Нет ссылки на статью 66.1 ТК РФ — снижает юридическую силу;
• Использованы сокращения ФИО (например, «Иванов И.И.»), требуется полное ФИО;
• Заявление написано от имени работодателя — это невозможно. Только от имени работника!

Связь с формой СЗВ-ТД

После получения заявления от работника, работодатель обязан в течение 15 календарных дней подать в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности.

В этой форме указывается:

• ФИО работника;
• Выбор формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
• Дата подачи заявления;
• Номер и дата приказа о приеме на работу.

Форма СЗВ-ТД подается через специальный сервис ПФР (на сайте es.pfrf.ru) или через специализированные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).

Заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, это простой, но крайне важный документ, который обеспечивает соблюдение прав работника и законности действий работодателя. Несмотря на то, что закон не требует обязательного использования единого бланка, соблюдение структуры, формулировок и требований к подписи и дате делает заявление юридически значимым.

Рекомендуем работодателям:

• Использовать приведенный выше образец как шаблон;
• Оформлять заявления при приеме на работу и при переходе на ЭТК;
• Хранить заявления в личных делах сотрудников не менее 75 лет (в соответствии с требованиями к архивным документам).

Работникам: если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — не ждите, пока вас спросят. Подайте заявление сразу после трудоустройства — это защитит ваши права в будущем.

Скачать пустой бланк заявления в формате .docx можно по ссылке: [Скачать бланк заявления на бумажную трудовую книжку] (для внутреннего использования в организации).

Актуально на 22 мая 2026 года. Информация соответствует действующему законодательству РФ.