В процессе работы сотрудника часто возникает необходимость внести в его трудовую книжку сведения о приёме на работу, переходе на новую должность, совместительстве, увольнении и т.д. Для корректного оформления такой записи работник должен подать заявление на внесение записи в трудовую книжку. Ниже изложены все Nuances, требования и примеры оформления.
Кто может подать заявление?
Заявление может быть подано:
- всеми работниками, которые только что приняты на работу;
- сотрудниками, желающими внести изменения (например, при переходе на новую должность, смене фамилии, переходе на электронную трудовую книжку);
- рабочими, которые не успели подать заявление до установленного срока – они могут сделать это в любое время.
Как правильно оформить заявление?
Заявление должно быть написано чёрными, синими или фиолетовыми световодостойкими чернилами (паста, краска, гель). Сокращения в тексте не допускаются. Важно указать:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Номер и серия трудовой книжки (если она уже существует);
- Дата и место рождения (для первой записи);
- Сведения о выбранном виде ведения трудовой книжки (бумажный или электронный);
- Подпись и дату.
Пример оформления заявления
Заявление о внесении записи в трудовую книжку Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ____ № ________, родился(а) _____________ года, прошу внести в мою трудовую книжку запись о приёме на работу в ______________________ (наименование организации) с ___ по ___ (дата начала работы) по основному месту работы. Выбран способ ведения: ______________________ (бумажный / электронный). Подпись: ______________________ Дата: _______________
Где и как подавать заявление?
Заявление подаётся работодателю в письменном виде. При этом:
- Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему бумажную копию для ручного внесения записей.
- При удалённом месте работы (отсутствии постоянного проживания у работодателя) заявление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
- После получения заявления работодатель вносит запись в трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»?
Раздел «Сведения о работе» заполняется в строгом порядке:
- Указывается номер и дата приказа/документа, на основании которого произошло приём.
- В графе 4 указываются реквизиты документа (трудовой договор, приказ о приёме, копия приказа о переходе и т.п.).
- Не допускаются сокращения и нестандартные обозначения.
Образец записи о приёме на работу (совместительство)
Приём на работу (совместительство) ‒ Договор № 123 от г. ‒ Приказ № 45 от г. «О приёме на работу в качестве менеджера по продажам».
Особенности внесения записей в уже существующую книжку
Если трудовая книжка была открыта до , в неё вносятся записи только в свободные строки раздела «Сведения о работе». При отсутствии места используется вкладыш, который привязывается к той же книжке.
Переход на электронную трудовую книжку
Для перехода на электронный формат необходимо:
- Подать заявление о переходе;
- Получить от работодателя подтверждение о регистрации в системе электронных записей;
- В графе 4 указать дату и номер регистрации в электронной системе.
Частые ошибки и как их избежать
- Нарушение порядковой нумерации – всегда проверяйте, чтобы номер записи соответствовал порядку их появления.
- Недостаточно подробные сведения о документе – указывайте полные реквизиты (номер, дата, название).
- Использование неподходящего цвета чернил – допускаются только чёрный, синий или фиолетовый световодостойкие чернила.
- Сокращения и нечитаемые надписи – пишите полностью, без сокращений.
Что делать, если запись внесена неверно?
Если в книжке допущена ошибка, её необходимо скорректировать:
- Сделать отметку о ошибке (например, «Ошибка», «Исправление»), подписать и датировать.
- Внести правильную запись рядом с исправлением.
- При необходимости – оформить новый вкладыш.
Полезные ссылки и образцы
Для более наглядного ознакомления рекомендуется скачать готовые образцы:
- 85 образцов записей в трудовую книжку (2026)
- Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
- Форма заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление на внесение записи в трудовую книжку – обязательный документ, который позволяет юридически корректно фиксировать трудовые отношения. Правильное оформление, использование допустимых чернил и соблюдение всех требований Приказа Минтруда № 320н гарантируют, что запись будет принята без замечаний и будет служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа.
Если у вас возникнут сомнения в процессе заполнения, лучше обратиться к кадровому специалисту или юристу компании – так вы избежите возможных ошибок и ускорите процесс внесения записи.