Дата публикации: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгой отчетности и хранятся у работодателя. Однако в определенных случаях возникает необходимость в их выдаче работнику. Для этого оформляется заявление на выдачу бланков трудовых книжек.

В данной статье мы рассмотрим:

• Когда и кому выдается трудовая книжка;
• Как правильно составить заявление;
• Образец заявления на выдачу бланков трудовых книжек;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Ответственность за нарушение правил.

Когда выдается трудовая книжка?

Согласно части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ, оригинал трудовой книжки выдается работнику:

• При увольнении;
• По письменному заявлению работника в случае потери или повреждения;
• При оформлении трудовой книжки впервые (при приеме на работу).

Важно! Работодатель не вправе выдавать трудовую книжку на руки без соответствующего заявления, так как бланки являются документами строгой отчетности.

Кто может подать заявление?

Подать заявление на выдачу бланков трудовых книжек могут:

• Работники организации;
• Сотрудники, уволенные по собственному желанию или по инициативе работодателя;
• Лица, впервые устраивающиеся на работу (для оформления первой трудовой книжки).

Заявление может быть подано:

• Лично;
• Через представителя (по доверенности);
• По почте (с уведомлением о вручении).

Как правильно составить заявление?

Структура заявления

Заявление на выдачу бланков трудовых книжек должно содержать следующие реквизиты:

1. Шапка документа (реквизиты организации и заявителя):
• Наименование организации (полное и сокращенное);
• Должность и ФИО руководителя;
• ФИО, должность и контактные данные заявителя;
• Дата составления заявления.
2. Наименование документа: «Заявление на выдачу бланков трудовых книжек»;
3. Текст заявления:
• Указание на необходимость выдачи бланка трудовой книжки или вкладыша;
• Основание для выдачи (увольнение, потеря, оформление впервые и т.д.);
• Количество необходимых бланков (если требуется несколько).
4. Подпись заявителя с расшифровкой;
5. Отметка о получении (подпись ответственного лица организации).

Пример формулировки в тексте заявления

В тексте заявления можно использовать следующие формулировки:

• «Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в связи с увольнением по собственному желанию»;
• «Прошу выдать мне бланк трудовой книжки для оформления впервые при приеме на работу»;
• «Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку в связи с заполнением всех страниц»;
• «Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей».

Образец заявления на выдачу бланков трудовых книжек

Скачать образец заявления в формате Word

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Журнал учета движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей. В журнале фиксируются:

• Поступление бланков;
• Выдача бланков работникам;
• Возврат бланков;
• Уничтожение испорченных бланков.

Правила хранения

Бланки трудовых книжек хранятся:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• Под ответственность лица, назначенного приказом руководителя;
• С обязательной прошивкой и нумерацией страниц журнала учета.

Образец оформления журнала учета

Журнал учета движения трудовых книжек должен содержать следующие графы:

• Дата поступления бланка;
• Номер бланка;
• Кому выдан;
• Основание выдачи;
• Дата возврата;
• Подпись ответственного лица.

Ответственность за нарушение правил

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде:

• Штрафа на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штрафа на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
• Приостановления деятельности организации на срок до 90 суток.

Дисциплинарная ответственность

Работники, ответственные за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности за нарушение правил.

Уголовная ответственность

В случае умышленного уничтожения или подделки трудовых книжек возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 327 УК РФ.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить трудовую книжку без заявления?

Нет. Выдача трудовой книжки без письменного заявления работника не допускается, так как бланки являются документами строгой отчетности.

Сколько времени занимает оформление заявления?

Обычно заявление рассматривается в течение 1-3 рабочих дней. В случае необходимости срочной выдачи можно обратиться к работодателю с устным заявлением, но оно должно быть оформлено в письменной форме в кратчайшие сроки.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Да, дубликат трудовой книжки выдается в случае ее утери или повреждения. Для этого необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Какие документы нужны для получения трудовой книжки?

Обычно достаточно паспорта. В некоторых случаях работодатель может запросить дополнительные документы (например, копию приказа об увольнении).

Заявление на выдачу бланков трудовых книжек — это важный документ, который должен быть оформлен в соответствии с законодательством. Правильное составление заявления и соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек помогут избежать административной и иной ответственности.

Если у вас остались вопросы или вам нужен индивидуальный образец заявления, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу.

Помните: Трудовая книжка, это ваш документ, подтверждающий трудовой стаж. Бережно храните ее и своевременно обращайтесь за выдачей при необходимости.

Скачать образец заявления на выдачу бланков трудовых книжек

Скачать образец журнала учета движения трудовых книжек

Дата публикации: