С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все сведения о трудовой деятельности с этого момента ведутся исключительно в электронном виде. Однако у работников остается право получить бумажную трудовую книжку на руки при подаче соответствующего заявления.
Правовые основы перехода на электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки регулируется:
- Статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
- Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ;
- Приказом Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 550н;
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 г. № 604.
Важно! С 2021 года при первом трудоустройстве работодатель не ведет бумажную трудовую книжку, если работник не подал заявление о ее ведении. Для работающих граждан переход на электронную форму осуществляется на добровольной основе путем подачи письменного заявления.
Когда необходимо подавать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки
Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки в связи с переходом на электронную форму необходимо подавать:
- При приеме на работу, если работник желает сохранить бумажную трудовую книжку;
- В любой момент работы, если работник решил перейти на электронную форму учета;
- При увольнении, если работник хочет получить бумажную трудовую книжку на руки.
Как правильно составить заявление
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:
Структура заявления:
- Шапка:
- Наименование организации (полное и сокращенное);
- ФИО руководителя (кому адресовано заявление);
- ФИО работника (полностью);
- Должность работника.
- Основной текст:
В тексте необходимо указать:
- Просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки на руки;
- Уведомление о переходе на электронную форму учета трудовой деятельности;
- Ссылку на соответствующую статью ТК РФ (ст. 66.1);
- Дата составления заявления.
- Подпись:
Заявление должно быть подписано работником с расшифровкой подписи.
Образец заявления:
Директору ООО «Прогресс»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича
(паспортные данные или СНИЛС)
Должность: менеджер по продажам
Заявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку в связи с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Настоящим уведомляю, что с момента получения бумажной трудовой книжки я перехожу на ведение моей трудовой деятельности в электронном формате.
15 мая 2026 года _______________ /Петров П.П./
Порядок действий работодателя при получении заявления
После получения заявления от работника работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учета;
- В течение 3 рабочих дней выдать работнику бумажную трудовую книжку;
- Сделать соответствующую запись в трудовой книжке;
- Получить от работника расписку в получении бумажной трудовой книжки.
Запись в трудовой книжке:
В трудовой книжке делается следующая запись:
| № записи | Дата | Содержание записи | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Подано письменное заявление Петрова Петра Петровича о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление от № 15 |
Важно! Запись в трудовой книжке должна быть внесена в графу 3, а в графе 4 указываются реквизиты заявления (дата и номер регистрации).
Особые случаи при оформлении заявления
При приеме на работу:
Если работник при приеме на работу отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, в нее вносится запись:
В графе 3: «В связи с отказом от ведения бумажной трудовой книжки ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»
При увольнении:
При увольнении работник может потребовать выдать ему бумажную трудовую книжку. В этом случае:
- Работодатель выдает трудовую книжку;
- В трудовой книжке делается запись о выдаче;
- Отражается, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
Если работник подал заявление в день приема на работу:
В этом случае:
- В трудовой книжке делается запись о приеме на работу;
- Работодатель уведомляет работника о возможности ведения электронной трудовой книжки;
- Принимается заявление от работника;
- Вносится запись о подаче заявления и выдаче трудовой книжки на руки.
Сроки и ответственность
Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Ответственность: За нарушение сроков выдачи трудовой книжки или неправильное оформление записей работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?
Да, работник может в любой момент вернуться к бумажной форме, подав соответствующее заявление.
Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если работник не подал заявление о переходе на электронную?
Нет, если работник не подал заявление, то бумажная трудовая книжка не ведется, а сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде.
Можно ли подать заявление в электронном виде?
Нет, заявление должно быть подано в письменной форме на бумажном носителе.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный этап цифровизации трудовых отношений в России. Однако у работников остается право получить бумажную трудовую книжку на руки при подаче соответствующего заявления. Работодатели должны строго соблюдать установленный порядок оформления заявлений и ведения записей в трудовых книжках, чтобы избежать административной ответственности.
Помните, что с 1 января 2026 года все сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде, поэтому важно своевременно оформлять все необходимые документы.
Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Рекомендуем уточнять актуальность нормативных актов перед применением на практике.