Сегодня 12:37:49 () в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Несмотря на активное распространение ЭТК‚ многие работники по-прежнему пользуются бумажными трудовыми книжками‚ а их утрата требует оформления специального заявления․ Ниже представлен подробный гид‚ как правильно составить и подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки в связи с её утратой․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В неё вносятся сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах трудовой деятельности‚ наградах и других важных событиях трудовой биографии․ Трудовая книжка необходима для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• оформления социальных выплат и пособий;
• предоставления информации потенциальному работодателю;
• получения различных государственных услуг (например‚ ипотечного кредита)․

Когда требуется заявление о выдаче дубликата

Заявление оформляется в следующих ситуациях:

1. Утрата трудовой книжки (потеря‚ кража‚ повреждение‚ уничтожение пожаром или водой)․
2. Смена фамилии‚ имени или отчества‚ когда требуется внесение изменений в существующий документ․
3. Переход с бумажной на электронную трудовую книжку‚ если работник решил оставить бумажный вариант в качестве резервного․

Согласно информации из сети‚ с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК‚ поэтому многие организации продолжают принимать заявления на выдачу дубликата бумажных книжек․

Как оформить заявление: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Подготовьте необходимые документы

Для подачи заявления потребуется:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность)․
• Трудовая книжка (если она частично сохранилась – приложите её)․
• Документ‚ подтверждающий факт утраты (например‚ справка из полиции о краже‚ акт о утере‚ либо письменное объяснение сотрудника)․
• Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец представлен ниже)․
• Если требуется изменение фамилии – свидетельство о браке‚ divorce или иной документ‚ подтверждающий изменение ФИО․

Шаг 2․ Составьте текст заявления

Заявление пишется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

• Название организации (куда подаётся заявление) и её реквизиты․
• ФИО заявителя‚ дата и место рождения․
• Должность и структурное подразделение (если заявление подаётся внутри организации);
• Наименование документа: «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с её утратой»;
• Изложение сути просьбы с указанием обстоятельств утраты (дата‚ место‚ причина)․
• Перечень прилагаемых документов․
• Дата составления и подпись заявителя (с расшифровкой)․

Шаг 3․ Проверьте оформление

Убедитесь‚ что:

• Все обязательные поля заполнены․
• Подпись поставлена собственноручно․
• К заявлению приложены все требуемые документы в копиях (заверенных при необходимости)․

Шаг 4․ Подайте заявление

Заявление можно подать:

• Лично в отдел кадров или к непосредственному руководителю․
• Через внутренний документооборот (если в организации используется электронный документооборот – scanned копия с электронной подписью)․
• По почте с уведомлением о вручении (рекомендуется при отправке в центральный офис или в архив)․

После получения заявления кадровая служба выдаёт расписку о приёме документов и устанавливает срок рассмотрения (как правило‚ не более 10 рабочих дней)․

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Наименование организации: ООО «Пример» 
ИНН: 7701234567 
КПП: 770101001 
Заявление 
О выдаче дубликата трудовой книжки в связи с её утратой

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ 1985 года рождения‚ место рождения: г․ Москва‚ 
паспорт серии 45 № 123456‚ выдан ОВД г․ Москвы ‚ код подразделения 770-001‚ 
в настоящее время работаю в должности инженера-конструктора в отделе проектирования ООО «Пример»․

Изложение факта: 
В период с 10 по 12 мая 2026 года я потерял трудовую книжку при переезде из квартиры № 45‚ дом 12‚ ул․ Ленина‚ г․ Москва․ По факту утраты обратился в отдел полиции УВД по г․ Москве‚ где получил справку № 78/2026 о принятии заявления о утере документа (прилагается)․

Прошу: 
Выдать мне дубликат трудовой книжки с внесением всех записей‚ содержавшихся в утерянном документе‚ на основании имеющихся у организации кадровых дел и предоставленных мною справок․

Прилагаемые документы:
Копия пастраницы с фотографией и данными (стр․ 2‑3)․ 
Справка от полиции о принятии заявления об утере трудовой книжки (№ 78/2026)․ 
Копия трудовой книжки (если имеются сохранившиеся листы)․ 
Заявление о выдаче дубликата (настоящий документ)․ 

Подпись: ___________________ /Иванов И․И․/

Примечание: образец представлен в виде обычного текста; при оформлении в печатном виде рекомендуется использовать официальный бланк организации или простой лист формата А4․

Сроки и порядок выдачи дубликата

После принятия заявления кадровая служба:

1. Проверяет наличие сведений о трудовой деятельности в личном деле сотрудника․
2. При отсутствии полных данных запрашивает информацию у предыдущих работодателей (по согласованию с заявителем)․
3. Вносит все доступные записи в новый бланк трудовой книжки․
4. Ставит отметку «Дубликат» и подпись уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора)․
5. Вручает дубликат сотруднику под расписку․

Согласно трудовому законодательству‚ выдача дубликата не должна превышать 10 рабочих дней с момента полного комплекта документов․ В случае необходимости уточнения данных срок может быть продлён‚ но работник должен быть уведомлён о причинах задержки․

Возможные сложности и рекомендации

Сложности

• Отсутствие полных данных в личном деле (например‚ если сотрудник работал в организации давно и документы не были переданы в архив)․
• Отказ в выдаче дубликата из-за недостоверных сведений о факте утраты (недостаточное подтверждение)․
• Технические ошибки при внесении записей (опечатки‚ неверные даты)․

Рекомендации

• Сохраняйте копии всех трудовых документов (трудовой книжки‚ справок о работе‚ приказов о приёме и увольнении) в электронном виде – это значительно упрощает восстановление․
• При утрате немедленно обращайтесь в отдел кадров‚ даже если вы планируете восстановить книжку через суд – своевременное заявление ускорит процесс․
• Если утрата связана с кражей‚ обязательно получите справку из полиции; без неё отдел кадров может отказать в приёме заявления․
• Проверьте готовность дубликата перед получением: сверьте даты‚ места работы‚ должности‚ отсутствие ошибок в ФИО․
• При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте бумажный дубликат как резервный вариант – это допустимо по законодательству‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта․

Заявление на оформление трудовой книжки в связи с её утратой – стандартная процедура‚ регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации․ Главное – своевременно собрать подтверждающие документы‚ чётко сформулировать просьбу и следовать установленному порядку подачи и рассмотрения заявления․ При соблюдении всех рекомендаций вы получите дубликат трудовой книжки в минимальные сроки и сможете продолжить пользоваться ею для подтверждения своего трудового стажа и получения социальных гарантий․

Надеемся‚ что представленная информация будет полезна как сотрудникам‚ так и специалистам отдела кадров․ Удачного оформления документов!