В процессе работы в организации сотрудник может потребовать выдачи оригинала трудовой книжки. Для оформления этого процесса используется официальное заявление работника на выдачу трудовой книжки. Ниже представлен подробный гид, образцы заполнения и пошаговый порядок подачи документа.
Когда требуется заявление
Заявление необходимо, если:
- Требуется получение оригинала трудовой книжки впервые;
- Необходимо заменить утерянную, украденную или повреждённую книжку;
- Сотрудник переходит на новую должность и требуется обновление данных;
- В рамках оформления страховой пенсии (ст. 62 ТК РФ).
Нормативно‑правовая база
Основные ссылки, которые следует учитывать при составлении заявления:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – порядок выдачи оригиналов трудовых книжек;
- Положение о порядке оформления и выдачи трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 1234);
- Форма заявления, утверждённая Министерством труда и социальной защиты (образец 2025‑2026 годов).
Пошаговый порядок выдачи
Сбор документов – паспорт, трудовая книжка (если есть), копия трудовой книжки (при замене).
Заполнение заявления – в свободной форме, но с указанием ФИО, места работы, даты рождения и цели выдачи.
Подача заявления работодателю – лично в отдел кадров или в бухгалтерию.
Ожидание обработки – обычно 1‑3 рабочих дня.
Получение оригинала – подпись в журнале выдачи, получение оригинала трудовой книжки.
Образец заявления (шаблон)
Ниже – пример заполнения заявления, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче оригинала трудовой книжки Я, ФИО Фамилия Отчество, паспорт: серия №, выдано ОВД, дата рождения дд.мм.гггг, место рождения город, страна, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в связи с оформлением страховой пенсии (или заменой утерянной книжки, переходом на новую должность и т.д.). Подпись: ______________________
Для более удобного заполнения можно использовать готовый образец заявления в формате Word, который доступен по ссылке скачать образец.
Важные нюансы
- Сроки выдачи: согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал в течение 10 календарных дней с даты подачи заявления.
- Возможность доверенности: заявление может быть подано через доверенное лицо, однако в этом случае необходимо приложить нотариально заверенную доверенность.
- Копии документов: при подаче заявления рекомендуется приложить копию паспорта и копию старой трудовой книжки (если она есть).
- Отказ работодателя: в случае непредоставления оригинала без уважительных причин работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию.
Как оформить заявление в электронном виде
С 2024 года многие организации принимают заявления в электронном виде через корпоративный портал. Для этого:
- Зарегистрироваться в системе «Электронный кадровый документооборот»;
- Выбрать пункт «Заявление о выдаче трудовой книжки»;
- Заполнить автоматические поля и загрузить сканы необходимых документов;
- Отправить заявление на проверку;
- Получить уведомление о готовности к выдаче.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли получить трудовую книжку в другом отделе организации?
Ответ: Да, при наличии согласования с руководством и при условии, что в компании действует процедура передачи документов между подразделениями. - Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать оригинал?
Ответ: Обратиться в отдел юридической поддержки компании, а при необходимости – в государственную инспекцию труда. - Вопрос: Сколько стоит копия трудовой книжки?
Ответ: По закону копия выдается бесплатно, однако некоторые организации могут взимать символическую плату за печать.
Оформление заявления на выдачу оригинала трудовой книжки – обязательный, но простой процесс. Соблюдая указанные выше требования и используя приведённый образец заявления, вы сможете быстро и без лишних сложностей получить нужный документ. При возникновении вопросов всегда обращайтесь в отдел кадров или в юридический отдел вашей организации.
Помните: своевременное оформление трудовых документов – залог сохранения ваших трудовых прав и возможностей в будущем.