Увольнение сотрудника — это процесс, который требует строгого соблюдения законодательства и правильного документального оформления. Одним из ключевых моментов является своевременная выдача документов, подтверждающих трудовой стаж. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности), когда это необходимо и какие сроки установлены законом.

Нужно ли писать заявление на выдачу трудовой книжки?

Важно понимать различие между бумажными и электронными трудовыми книжками, так как процедура их получения при увольнении отличается:

• Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой: Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день) без какого-либо заявления со стороны работника. Написание заявления в этом случае не требуется, но может быть использовано как дополнительное подтверждение факта обращения, если возникнут споры.
• Для сотрудников, перешедших на электронную трудовую (СТД): Если работник вел трудовую деятельность в электронном формате или выбрал этот формат, ему полагается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Для получения выписки из электронной базы или копий документов, связанных с работой, письменное обращение (заявление) является обязательным.

Также заявление необходимо писать, если трудовая книжка не была получена в день увольнения по каким-либо причинам, и работник обращается за ней позже, либо если требуется выдача заверенных копий документов.

Сроки выдачи документов

Законодательство четко регламентирует сроки предоставления документов:

1. Трудовая книжка (бумажная): выдается строго в последний рабочий день.
2. Документы по письменному заявлению (копии, выписки, СТД-Р): должны быть предоставлены работодателем в течение 3 рабочих дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Задержка выдачи документов по вине работодателя может повлечь за собой материальную ответственность компании и штрафы со стороны контролирующих органов.

Как правильно составить заявление

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации или ИП. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка: кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
• Заголовок: «Заявление».
• Основная часть: просьба выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), указание даты увольнения.
• Дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности)

Ниже приведен универсальный шаблон, который можно использовать в 2026 году.

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне трудовую книжку (либо: сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) в связи с моим увольнением из ООО «Пример» «20» мая 2026 года.

В случае если трудовая книжка ведется в электронном виде, прошу предоставить заверенную выписку (форму СТД-Р) со сведениями о моей трудовой деятельности в вашей организации.

Документы прошу выдать мне на руки в установленный законом срок.

«21» мая 2026 г. _______________ /Петров П.П./

Что делать, если работодатель задерживает выдачу?

Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки или задерживает предоставление сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) более чем на 3 дня после получения заявления, работник имеет право:

• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Подать иск в суд о компенсации морального вреда и возмещении ущерба, если задержка повлияла на трудоустройство.
• Потребовать внесения записи о выдаче документа с актуальной датой, что важно для непрерывности стажа.

Особенности 2026 года

На текущий момент (май 2026 года) практика перехода на электронные трудовые книжки стала массовой. Многие сотрудники, особенно принятые на работу после 2021 года, не имеют бумажного варианта. Для них форма СТД-Р является единственным официальным документом, подтверждающим стаж у конкретного работодателя; Поэтому наличие грамотно составленного заявления становится критически важным для быстрого получения необходимых справок при устройстве на новую работу или оформлении пенсии.

Помните: даже если вы увольняетесь «по собственному желанию» в соответствии со ст. 80 ТК РФ,ите, что все документы, включая трудовую книжку или её электронный аналог, получены вами своевременно и с правильными записями.