Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ При увольнении, смене места работы или при необходимости подтвердить стаж, сотрудник часто требует выдать либо копию, либо оригинал трудовой книжки․ Для оформления такой процедуры обычно используется заявление на выдачу трудовой книжки․ Ниже представлена подробная инструкция, образцы и рекомендации по составлению заявления․
Когда необходимо подавать заявление
Заявление может потребоваться в следующих случаях:
- Трудовое отношение прекращено (увольнение, соглашение сторон)․
- Работник переходит в новую организацию и требует подтверждения стажа․
- Необходимо получить копию трудовой книжки для банка, инспекции или другого органа․
- Работник не может самостоятельно обратиться в отдел кадров (например, из‑за болезни) и доверяет третьему лицу․
Основные реквизиты заявления
Хотя форма заявления не регламентирована Трудовым кодексом, в документе обычно указывают:
- ФИО работника․
- Номер и серия трудовой книжки (если имеются)․
- Дата увольнения или дата обращения․
- Причина получения (увольнение, переход в новую организацию, запрос копии и т․д․)․
- Подпись работника и, при необходимости, печать․
Образец заявления
Ниже приведён универсальный образец, который можно адаптировать под конкретные требования организации․
Заявление о выдаче (копии) трудовой книжки Я, _________________________ (ФИО полностью), паспортный стол № ________________, работающий в организации _________________________ с ____․__․____ по ____․__;____, прошу выдать мне копию (оригинал) моей трудовой книжки № ________________ в связи с _________________________ (указать причину)․ Подтверждаю, что получаю документ в полном объёме, и обязуюсь соблюдать требования к его использованию․ С уважением, _________________________ (подпись) Дата: ____․__․____
Для электронной версии заявления указываются те же реквизиты, но вместо
«копию (оригинал)» пишут «копию электронной трудовой книжки»․
Как оформить заявление в электронном виде
Если компания использует электронные формы, заявление можно оформить в Word
или PDF и отправить на корпоративный email․ При этом:
- В поле «Причина получения» указывают тип документа (увольнение, переход, запрос копии)․
- В приложении к заявлению прикладывают копию паспорта и, при необходимости,
нотариальную доверенность․ - После получения уведомления о выдаче подписью в электронном виде подтверждают
получение документа․
Особенности выдачи оригинала трудовой книжки
Оригинал трудовой книжки выдается только в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника․
- При переходе в новую организацию, если предыдущий работодатель не может
оформить перевод․ - По требованию государственного органа (например, для подтверждения
стажа в пенсионном фонде)․
В остальных ситуациях выдаётся копия трудовой книжки, которая имеет
такую же юридическую силу, если в ней поставлена печать и подпись уполномоченного
лица․
Как оформить заявление при увольнении
При увольнении заявление часто оформляют в виде отдельного документа, который
сочетает в себе:
- Заявление об увольнении․
- Запрос на выдачу трудовой книжки․
- Подтверждение получения копии․
Пример:
Заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении Я, _________________________, прошу в связи с моим увольнением от _________________________ (дата увольнения) выдать мне копию моей трудовой книжки № ________________․ Подтверждаю, что получу документ в полном объёме и обязуюсь вернуть его при необходимости․ Подпись: _____________________ Дата: _______________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить трудовую книжку без личного присутствия?
Да, при наличии нотариальной доверенности можно поручать выдачу
документы доверенному лицу․ - Сколько времени занимает выдача копии?
Обычно в течение 3–5 рабочих дней, но зависит от внутренних процедур
организации․ - Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель?
В этом случае работник вправе потребовать выдать копию, подтверждённую
запиской в кадровом отделе и печатью организации․ - Можно ли оформить заявление в произвольной форме?
Да, но рекомендуется использовать структурированный шаблон, чтобы
избежать недоразумений․
Заявление на выдачу трудовой книжки – простой, но важный документ, который
помогает оформить переходный этап в трудовой деятельности сотрудника․ Правильное
составление и своевременное подача заявления позволяют избежать задержек и
защитить права работника․ При необходимости используйте представленные образцы
и адаптируйте их под конкретные условия вашей организации․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров или
к юристу компании․