Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение строго регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225. Любое отклонение от этих правил, включая ошибочное внесение записей, может повлечь за собой серьёзные последствия: отказ в назначении пенсии, проблемы при оформлении льгот, споры с трудовой инспекцией или судебные разбирательства.

Почему внесение записи о приёме на работу в раздел «Сведения о награждениях» — это ошибка?

Трудовая книжка имеет чёткую структуру, и каждый раздел предназначен для конкретной информации:

• Сведения о работе — здесь фиксируются: приём на работу, переводы, увольнения, изменения должности или структурного подразделения.
• Сведения о награждениях — здесь записываются только поощрения: ордена, медали, почетные звания, благодарности, грамоты, премии за достижения и т.п.

Запись о приёме на работу — это факт трудоустройства, а не поощрение. Она отражает начало трудовых отношений, а не заслуги работника. Поэтому внесение такой записи в раздел «Награждения», это грубое нарушение правил.

Последствия такой ошибки

• Нарушение законодательства о труде (ст. 66 ТК РФ).
• Риск признания трудового стажа неподтверждённым при оформлении пенсии.
• Отказ в выплате компенсаций, пособий или льгот, требующих подтверждения стажа.
• Проверка трудовой инспекцией и возможный штраф работодателю (до 50 000 руб. для юрлица по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Сложности при трудоустройстве в будущем — новые работодатели могут отказать в приёме из-за «неправильной» трудовой книжки.

Как исправить ошибку: пошаговая инструкция

Если запись о приёме на работу была внесена в раздел «Сведения о награждениях», её нельзя просто зачеркнуть или дописать. Такие действия запрещены правилами. Правильный порядок исправления — следующий:

Шаг 1: Признать запись недействительной

На странице, где ошибочно внесена запись о приёме (в разделе «Награждения»), необходимо сделать следующее:

1. Написать на полях или в свободном месте: «Запись о приеме на работу, внесённая в этот раздел, признана недействительной».
2. Указать дату, когда принято решение об аннулировании.
3. Поставить печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
4. Указать номер и дату приказа (распоряжения) о признании записи недействительной.

Важно! Саму запись о приёме не зачёркивать — она остаётся видимой, но помечается как недействительная. Это обеспечивает прозрачность и предотвращает подделку.

Шаг 2: Внести правильную запись в раздел «Сведения о работе»

На свободной странице в разделе «Сведения о работе» вносится новая, корректная запись о приёме на работу. Формат записи должен соответствовать требованиям:

• Порядковый номер записи (следующий по очереди).
• Дата приёма (день, месяц, год).
• Сведения о работе: «Принят на работу в должности [указать должность]».
• Основание: «На основании приказа (распоряжения) № ___ от «___» __________ 20___ г.».

Пример корректной записи:

№ 12, «15» марта 2023 г., Принят на работу в должности бухгалтера. Основание: приказ № 45 от г.

Шаг 3: Документальное оформление

Для юридической защиты работодателя и работника необходимо:

• Издать приказ (распоряжение) о признании ошибочной записи недействительной и о внесении правильной записи.
• Ознакомить работника с приказом под роспись.
• Сохранить копию приказа в личном деле работника и в архиве организации.

Шаг 4: Если трудовая книжка заполнена полностью

Если все страницы раздела «Сведения о работе» заняты, а место для исправления отсутствует, необходимо:

• Выдать работнику вкладыш к трудовой книжке (форма № ТД-6).
• Внести в вкладыш всю исправленную информацию: и аннулирование ошибочной записи, и новую корректную запись о приёме.
• Сделать в трудовой книжке запись: «Вкладыш выдан в связи с отсутствием свободных мест для внесения записей».

Вкладыш имеет юридическую силу, равную трудовой книжке, и прилагается к ней при предъявлении.

Что делать, если запись частично внесена в раздел «Награждения», а частично — в «Работу»?

Иногда ошибка бывает «частичной»: начало записи о приёме оказалось в разделе «Награждения», а продолжение — в «Работе». В этом случае:

• Признать недействительной всю запись, начиная с первого символа, внесённого в раздел «Награждения».
• Внести полную, корректную запись в раздел «Сведения о работе».
• Не пытаться «дописать» или «перенести» остаток записи — это создаёт путаницу и риски.

Как избежать подобных ошибок в будущем?

• Обучить кадровых работников правилам заполнения трудовых книжек.
• Использовать шаблоны и чек-листы для внесения записей.
• Проводить регулярную внутреннюю проверку трудовых книжек (раз в квартал).
• При наличии сомнений — обращаться к КонсультантПлюс, Гарант или в трудовую инспекцию.

Внесение записи о приёме на работу в раздел «Сведения о награждениях» — это не просто опечатка, а нарушение законодательства. Такая ошибка может стоить работнику десятков тысяч рублей в виде недополученной пенсии или компенсаций. Работодатель же рискует штрафами, проверками и репутационными потерями.

Главное правило: «Что не по правилам — то не по закону». Любая запись в трудовой книжке должна быть точной, своевременной и в правильном разделе. При обнаружении ошибки — действуйте немедленно, но строго по процедуре: признать недействительной → внести корректную → задокументировать.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это история профессиональной жизни человека. И она должна быть написана правильно — с уважением к закону и к самому работнику.

Если вы обнаружили такую ошибку — не откладывайте исправление. Лучше сделать это сегодня, чем столкнуться с проблемами через 5 лет при выходе на пенсию.