Трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В соответствии с статьёй 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника в случаях, когда она необходима для оформления пенсии, получения пособий, оформления кредита, устройства на новую работу или иных целей, связанных с подтверждением страхового стажа.
Однако трудовая книжка — это не личный документ работника, а документ, хранящийся у работодателя. Поэтому при необходимости воспользоваться ею «на время» (например, для подачи в Пенсионный фонд, банк или центр занятости) сотрудник должен оформить официальное заявление на выдачу трудовой книжки на руки.
Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки на время?
Заявление подаётся в следующих случаях:
- Получение пенсии или перерасчёт страхового стажа в Пенсионном фонде РФ;
- Оформление социальных выплат (пособий, субсидий);
- Получение кредита или ипотеки (банки требуют подтверждения стажа);
- Устройство на новую работу (новый работодатель может запросить оригинал для сверки);
- Получение визы или оформление документов за рубежом;
- Участие в судебных разбирательствах (например, по спорам о стаже или заработной плате);
- Иные случаи, когда требуется предъявление оригинала трудовой книжки.
Обязательные элементы заявления
Хотя законодательство не устанавливает единой формы заявления, оно должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (полное наименование работодателя);
- ФИО и должность руководителя;
- ФИО, должность и подразделение работника;
- Чёткая просьба: «Прошу выдать трудовую книжку на время для…»;
- Цель выдачи (указать конкретно: например, «для подтверждения страхового стажа в ПФР»);
- Срок, на который запрашивается книжка (например, «на 5 рабочих дней»);
- Дата составления заявления;
- Подпись работника с расшифровкой.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки на время
Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец заявления, который можно использовать как шаблон:
<h3>ЗАЯВЛЕНИЕ</h3>
<p>Руководителю <b>[Полное наименование организации]</b><br>
От <b>[ФИО работника]</b><br>
Должность: <b>[Должность]</b><br>
Подразделение: <b>[Отдел/Цех]</b></p>
<p>Прошу выдать мне трудовую книжку на время для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонде Российской Федерации.</p>
<p>Срок выдачи: с <b>[дата]</b> по <b>[дата]</b> (всего <b>[количество]</b> рабочих дней).</p>
<p>Возвращу трудовую книжку в указанный срок. В случае необходимости продления срока — сообщу заранее.</p>
<p>Дата: <b>[дата]</b></p>
<p>Подпись: _______________ <b>[Ф.И.О. расшифровка]</b></p>Важные замечания:
- Заявление пишется от руки или печатается, но подписывается лично работником.
- Рекомендуется сделать две копии: одну оставить у себя, вторую — передать в отдел кадров.
- При получении трудовой книжки обязательно оформляйте расписку (см. ниже).
- Срок выдачи не должен превышать разумных пределов — обычно 5–10 рабочих дней. Если срок требуется больше — укажите обоснование.
- Работодатель не вправе отказать в выдаче трудовой книжки по заявлению работника, если цель законна.
Расписка о получении трудовой книжки на время
После выдачи трудовой книжки сотрудник обязан подписать расписку о получении. Это защищает как работника, так и работодателя. Ниже, образец расписки:
<h3>РАСПИСКА</h3>
<p>Я, <b>[ФИО полностью]</b>, <b>[должность]</b>, получил(а) от <b>[ФИО ответственного лица, например, кадровика]</b> трудовую книжку № <b>[номер]</b> на время для целей <b>[указать цель]</b>.</p>
<p>Срок возврата: <b>[дата]</b>.</p>
<p>В случае утраты или повреждения трудовой книжки в течение срока пользования приму на себя ответственность.</p>
<p>Дата: <b>[дата]</b></p>
<p>Подпись: _______________ <b>[Ф.И.О. расшифровка]</b></p>Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки без законных оснований — это нарушение статьи 62 ТК РФ. В таком случае работник может:
- Написать повторное заявление с указанием ссылки на закон;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд);
- Подать жалобу в прокуратуру;
- Обратиться в суд с требованием о выдаче трудовой книжки и компенсации морального вреда.
Особенности при электронной трудовой книжке
Если у работника ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), то выдача бумажного оригинала не требуется. Вместо этого работодатель обязан предоставить:
- Выписку из ЭТК на бумажном носителе (по заявлению);
- Или электронную выписку через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг.
В этом случае заявление на выдачу трудовой книжки на время не подаётся, вместо этого пишется заявление на выдачу выписки из электронной трудовой книжки.
Пример заявления на выдачу выписки из ЭТК:
<h3>ЗАЯВЛЕНИЕ</h3>
<p>Руководителю <b>[Название организации]</b><br>
От <b>[ФИО]</b><br>
Должность: <b>[Должность]</b></p>
<p>Прошу выдать мне выписку из моей электронной трудовой книжки в бумажном виде для представления в Пенсионный фонд РФ.</p>
<p>Дата: <b>[дата]</b></p>
<p>Подпись: _______________ <b>[Ф.И.О. расшифровка]</b></p>Заявление на выдачу трудовой книжки на время — простой, но важный документ, который помогает работнику решать жизненно важные вопросы без задержек. Главное — соблюдать формальности: чётко формулировать цель, указывать срок, подписывать заявление и расписку. Это защитит вас от недоразумений и обеспечит соблюдение ваших прав в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Не забывайте: ваша трудовая книжка — ваше право, а не дар работодателя. Используйте её осознанно, грамотно и вовремя.
Актуально на 22 мая 2026 года. Информация соответствует действующему Трудовому кодексу РФ и нормативным актам ПФР.