Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и право на получение пенсии. При увольнении, переводе в другое подразделение или после завершения стажировки работник имеет право получить её в руки. В статье рассмотрим, что представляет собой заявление о выдаче трудовой книжки, какие нормы регулируют процесс, как правильно оформить документ и какие документы необходимо приложить.
Правовое основание
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71, ст. 73) работодатель обязан в течение трех рабочих дней после увольнения выдать работнику трудовую книжку. При этом работник может потребовать выдачу книжки «по месту требования» – то есть в том месте, где он находиться в данный момент (дом, другое отделение организации, центр занятости и т.п.).
Когда необходимо подавать заявление
- При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя);
- При переводе в другое подразделение, если книжка остаётся в прежнем офисе;
- При завершении стажировки или практики, когда книжка находится в отделе кадров;
- В случае, если работник находится в другом городе и не может лично прийти в офис работодателя.
Кому адресуется заявление
Заявление направляется:
- Начальнику отдела кадров (или иному уполномоченному лицу);
- Директору организации (если в компании нет отдельного отдела кадров);
- Руководителю структурного подразделения, где находится трудовая книжка.
Как правильно оформить заявление
Форма заявления не регламентирована законом, однако рекомендуется придерживаться следующей структуры, чтобы документ выглядел официально и был понятен:
Шапка документа
Работнику (ФИО полностью) Должность Подразделение Наименование организации Адрес организации
Заявление
Текст заявления
Текст должен включать:
- Дата подачи заявления;
- Полные ФИО заявителя;
- Трудовую должность и подразделение;
- Основание для выдачи (например, «в связи с увольнением»);
- Конкретный адрес, куда необходимо выдать книжку (по месту требования);
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Подпись и фамилия заявителя.
Приложения
К заявлению обычно прилагают:
- Копию приказа об увольнении (или о переводе);
- Копию паспорта (страница с фотографией);
- При необходимости – доверенность, если заявление подаёт представитель.
Образец заявления
Ниже приведён типовой образец, который можно использовать как основу.
«____» __________ 2026 г. Начальнику отдела кадров ООО «Пример» г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Заявление Я, Иванов Иван Иванович, рабочий отдела технического обслуживания ООО «Пример», прошу выдать мне трудовую книжку на руки по месту моего требования – домашний адрес: г. Москва, ул. Лесная, д. 25, кв. 12. Основание: увольнение по собственному желанию, приказ № 45/2026 от г. Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67 Электронная почта: ivanov@example.com Приложения: Копия приказа об увольнении. Копия паспорта (страница с фотографией). Подпись ______________________ Иванов И. И.
Пошаговая инструкция подачи заявления
- Подготовьте документ. Составьте заявление в свободной форме, используя образец выше.
- Соберите необходимые приложения. Копию приказа, паспорт, при необходимости доверенность.
- Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (ручной) или, если документ отправляется в электронном виде, подпись в виде скана.
- Передайте заявление. Лично в отдел кадров, отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении, либо по электронной почте (при согласовании с работодателем).
- Ожидайте ответа. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать книжку или дать объяснение причин задержки;
- Получите книжку. При получении подпишите акт приема‑передачи (если такой документ оформляется).
Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку
В случае отказа или необоснованного затягивания процесса рекомендуется:
- Сначала уточнить причину отказа у руководства отдела кадров;
- Подать письменную претензию в адрес работодателя (в течение 10 дней с момента отказа);
- Обратиться в инспекцию по труду по месту нахождения организации;
- При необходимости подать исковое заявление в суд о принудительном возврате трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить трудовую книжку по почте?
Да, если работодатель согласен на отправку заказным письмом с уведомлением о вручении. В заявлении необходимо указать точный почтовый адрес и согласовать способ доставки.
Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
Закон не требует нотариального заверения заявления о выдаче трудовой книжки. Нотариальное заверение может потребоваться только в случае, если заявление подаёт представитель по доверенности.
Какой срок считается «рабочим»?
Рабочим считается любой день, кроме официальных выходных и праздничных дней, установленных в организации.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утери необходимо подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в отдел кадров и в Пенсионный фонд РФ, а также оформить заявление в полицию о пропаже.
Полезные рекомендации
- Сохраняйте копию заявления и всех приложений для собственного архива.
- Если вы планируете переезд в другой город, указывайте в заявлении новый адрес заранее, чтобы избежать дополнительных поездок.
- При получении книжки проверяйте, что все записи о трудовом стаже корректны и подписаны работодателем.
- Ведите электронный журнал всех своих заявлений (дата, получатель, способ отправки) – это поможет в случае споров.
Заявление о выдаче трудовой книжки «на руки по месту требования» – простой, но важный документ, который защищает ваши трудовые права. Правильное оформление, своевременное подписание и наличие всех необходимых приложений позволяют быстро получить книжку без конфликтов с работодателем. При возникновении проблем закон предоставляет чёткие механизмы защиты, поэтому важно знать свои права и порядок их реализации.
Автор статьи: ChatGPT – виртуальный помощник, предоставляющий юридическую справочную информацию. Дата публикации: 23 мая 2026 г.