Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 66, 68), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по его письменному заявлению. Особенно актуально это требование при увольнении, выходе на пенсию, переезде или необходимости представления документа в органы социальной защиты.
В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные трудовые книжки остаются в обороте, и многие работники по-прежнему предпочитают получать их на руки. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить заявление на забор трудовой книжки, какие существуют образцы, сроки выдачи и юридические нюансы.
Когда требуется заявление на забор трудовой книжки?
Заявление на выдачу трудовой книжки подаётся в следующих случаях:
- При увольнении с работы;
- При оформлении пенсии;
- При поступлении на новую работу, где требуется предъявление бумажной трудовой книжки;
- При необходимости предоставления документа в Пенсионный фонд, соцзащиту, банк или иные инстанции;
- При утере трудовой книжки и необходимости получения копии;
- При смене места жительства и необходимости перевозки документа.
Важно: работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ).
Как правильно составить заявление?
Заявление на выдачу трудовой книжки не имеет строго утверждённой формы, но должно содержать обязательные элементы, чтобы быть юридически значимым.
Структура заявления:
- Шапка документа — наименование организации, ФИО и должность руководителя, ФИО и должность работника.
- Название документа — «Заявление о выдаче трудовой книжки».
- Основной текст, чёткое указание просьбы выдать трудовую книжку, причина (например, увольнение, выход на пенсию и т.д.), дата подачи;
- Подпись и расшифровка — личная подпись работника, расшифровка фамилии и инициалов, дата.
Пример заполнения заявления (образец 2026 года):
<b>Заявление</b>
<p>Генеральному директору<br>
ООО «Светлый путь»<br>
Иванову А.В.<br>
от бухгалтера Петровой М.С.<br>
табельный номер: 145</p>
<p><b>Заявление</b><br>
<br>
Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию, оформленному приказом № 123 от .<br>
<br>
Дата подачи заявления: </p>
<p>Подпись: _______________ /Петрова М.С./<br>
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Если работник не хочет забирать оригинальную трудовую книжку, но нуждается в подтверждении стажа (например, для Пенсионного фонда), он может подать заявление на выдачу копии.
Образец заявления на копию:
<b>Заявление о выдаче копии трудовой книжки</b>
<p>Генеральному директору<br>
ООО «Светлый путь»<br>
Иванову А.В.<br>
от бухгалтера Петровой М.С.<br>
табельный номер: 145</p>
<p>Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд РФ в целях оформления пенсии.<br>
<br>
Дата подачи заявления: </p>
<p>Подпись: _______________ /Петрова М.С./<br>
Важно: копия должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица), с указанием «Верно», даты и ФИО ответственного лица.
Заявление на выбор способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная)
С 2021 года работники имеют право выбрать, в каком виде им вести трудовую книжку — бумажном или электронном. Это делается однократно при трудоустройстве или в течение 2020–2021 гг. (по старым правилам), но в 2026 году работодатели продолжают принимать заявления от новых сотрудников и от тех, кто ранее не определился.
Образец заявления о выборе способа ведения:
<b>Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки</b>
<p>Генеральному директору<br>
ООО «Светлый путь»<br>
Иванову А.В.<br>
от сотрудника Сидорова Д.К.<br>
табельный номер: 201</p>
<p>Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .<br>
<br>
Сведения о моей трудовой деятельности будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда РФ.<br>
<br>
Дата подачи заявления: </p>
<p>Подпись: _______________ /Сидоров Д.К./<br>
Если работник хочет сохранить бумажную книжку, он указывает: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде».
Порядок выдачи трудовой книжки
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверить полноту и корректность записей в трудовой книжке;
- Сделать запись об увольнении (если это связано с увольнением);
- Зарегистрировать выдачу в Журнале учёта движения трудовых книжек (форма № Т-49);
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись;
- Сделать копии страниц с основными записями (по желанию работника или для архива).
Внимание! Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку, даже если работник не вернул аванс, не отработал положенный срок или имеет задолженность перед компанией. Это нарушение ст. 234 ТК РФ и влечёт административную ответственность.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял трудовую книжку, он должен подать заявление об оформлении дубликата. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании документов, подтверждающих трудовой стаж (приказы, справки, трудовые договоры и т.д.).
Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки:
<b>Заявление об оформлении новой трудовой книжки</b>
<p>Генеральному директору<br>
ООО «Светлый путь»<br>
Иванову А.В.<br>
от сотрудника Козлова В.П.<br>
табельный номер: 188</p>
<p>В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить новую трудовую книжку в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Копии документов, подтверждающих трудовой стаж, прилагаю.<br>
<br>
Дата подачи заявления: </p>
<p>Подпись: _______________ /Козлов В.П./<br>
Сроки и ответственность
- Срок выдачи: не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Ответственность за задержку: штрафы от 10 000 до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ), а также компенсация морального вреда и упущенной выгоды по решению суда.
- Электронная трудовая книжка: если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не выдаётся, но может быть передана по его запросу (например, для оформления загранпаспорта).
Заявление на забор трудовой книжки — простой, но крайне важный документ, который обеспечивает соблюдение прав работника на получение своего трудового документа. Независимо от того, выбираете ли вы бумажную или электронную форму ведения, важно соблюдать установленные сроки и процедуры. Работодатель обязан действовать в рамках закона, а работник — грамотно оформлять свои запросы.
Рекомендация: всегда сохраняйте копию заявления и получайте расписку о выдаче трудовой книжки. Это защитит вас в случае споров с работодателем или при обращении в трудовую инспекцию.
Скачать образцы заявлений в формате Word и PDF вы можете на официальных сайтах: КонсультантПлюс, Моё дело, 1С.
Дата публикации: