С 2021 года в России при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако законодательство допускает сохранение бумажного варианта в определённых случаях. Для перехода с электронного формата на бумажный (или наоборот) работник должен подать заявление о бумажной трудовой книжке. Ниже – подробное руководство по заполнению такого бланка, правовые основания и практические рекомендации.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции от ) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – вводит электронный формат.
• Приказ Минтруда России № 543н от «Об утверждении формы заявления о бумажной трудовой книжке» – утверждает официальный бланк.
• ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – уточняет случаи, когда допускается одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки.

С 1 января 2026 года завершён переходный период: трудовой стаж учитывается исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта.

Когда требуется заявление о бумажной трудовой книжке

• Сотрудник, ранее работавший с бумажной трудовой книжкой, перешёл на электронный формат, но хочет вернуть бумажный носитель (например, для личного архива или для подачи в учреждения, требующие оригинал).
• Работник впервые устраивается на работу после и желает вести трудовую книжку в бумажном виде одновременно с электронной (разрешено, если не подано заявление об отказе от бумажного варианта).
• Утеря или порча электронной трудовой книжки в Социальном фонде, necessitating восстановление данных на бумажном носителе.
• Подача документов в государственные органы (пенсионный фонд, соцзащита), где требуется заверенная копия бумажной трудовой книжки.

Структура бланка заявления

Официальный бланк утверждён Приказом Минтруда № 543н и состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес) и данные заявителя (ФИО, должность, структурное подразделение).
2. Название заявления – «Заявление о бумажной трудовой книжке».
3. Основной текст – просьба о выдаче (или приёме) бумажной трудовой книжки, указание причины, ссылка на нормативный акт (Приказ № 543н).
4. Перечень прилагаемых документов – копия паспорта, СНИЛС, трудовой договор, выписка из электронной трудовой книжки (при необходимости).
5. Дата и подпись – место для подписи заявителя и расшифровки.
6. Резолюция руководителя – место для визы непосредственного руководителя и отдела кадров.

Пошаговая инструкция по заполнению

Подготовка данных

• Соберите личные данные: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, номер паспорта (серия и номер).
• Укажите текущую должность, отдел и табельный номер (если есть).
• Подготовьте копию электронной трудовой книжки (выписка из Социального фонда) – она подтвердит факт существования ЭТК.

Заполнение шапки

В левом верхнем углу укажите:

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

Справа – данные заявителя:
Иванов Иван Иванович
Специалист по кадрам
Отдел кадров
Табельный № 12456


Основной текст заявления

 
Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с переходом с электронного формата на бумажный для личного архива и предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации. Основание: Приказ Минтруда России № 543н от «Об утверждении формы заявления о бумажной трудовой книжке».


Перечень прилагаемых документов

 
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
 
Копия СНИЛС.
 
Выписка из электронной трудовой книжки (запрос в Социальный фонд).
 
Трудовой договор (при первом трудоустройстве);


Подпись и дата
Внизу формы разместите:
«___» __________ 2026 г.
Подпись _____________ /Иванов И.И./
Расшифровка подписи


Виза руководителя и кадровой службы
После подписи заявителя документ передаётся непосредственному руководителю для визы, затем – в отдел кадров для final approval.

Куда подавать заявление


 
Отдел кадров организации (лично или через внутренний документооборот).
 
При отсутствии собственного отдела кадров – в бухгалтерию или юридический отдел, ответственный за ведение трудовых книжек.
 
После одобрения заявления отдел кадров выдаёт бумажную трудовую книжку (бланк формы ТД‑1) и вносит в неё записи на основании выписки из ЭТК.
 
Одновременно в личном деле сотрудника делается отметка о наличии бумажного варианта и дате его выдачи.


Особенности заполнения бумажной трудовой книжки после получения


 
Все записи, сделанные в электронной трудовой книжке до даты выдачи бумажного варианта, переносятся в бумажную форму ТД‑1 в хронологическом порядке.
 
Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик или руководитель) и печатью организации.
 
После переноса данных в бумажную книжку делается запись в электронной трудовой книжке о выдаче бумажного варианта (примечание: «Выдана бумажная трудовая книжка № ______ от __.__.2026 г.»).
 
Если сотрудник продолжает работать, дальнейшие изменения вносятся одновременно и в электронную, и в бумажную трудовую книжку (при условии, что заявление об отказе от бумажного варианта не подано).


Ответственность за нарушение порядка оформления
Нарушение требований по ведению трудовых книжек (в т.ч. неправильное оформление заявления о бумажной трудовой книжке) может повлечь:


 
Административный штраф для должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
 
Дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
 
Возможные трудовые споры с работником, связанные с невозможностью подтвердить стаж или опыт работы.


Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

<h2>ЗАЯВЛЕНИЕ</h2>
<p>О выдаче бумажной трудовой книжки</p>
<p><strong>Иванов Иван Иванович</strong>, родился , паспорт № 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы , СНИЛС 123‑456‑789 00.</p>
<p>Должность: специалист по кадрам. Отдел кадров. Табельный № 12456.</p>
<p>Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с переходом с электронного формата на бумажный для личного архива и предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации.</p>
<p>Основание: Приказ Минтруда России № 543н от «Об утверждении формы заявления о бумажной трудовой книжке».</p>
<p>Прилагаю документы:</p>
<ul>
 <li>Копия паспорта (страница с фото и регистрацией);</li>
 <li>Копия СНИЛС;</li>
 <li>Выписка из электронной трудовой книжки (запрос в Социальный фонд);</li>
 <li>Трудовой договор.</li>
</ul>
<p>Дата: «__» __________ 2026 г.</p>
<p>Подпись _____________ /Иванов И.И./</p>
<p>Расшифровка подписи: ______________________________</p>
<hr>
<p>Виза руководителя: _______________________</p>
<p>Виза отдела кадров: _______________________</p>
 
При копировании в документ Word или Google Docs замените теги <h2>, <p>, <strong>, <ul>, <li>, <hr> на соответствующие стили форматирования (, обычный текст, жирный, маркированный список, горизонтальная линия).
 
Заявление о бумажной трудовой книжке – это простой, но обязательный документ, позволяющий работнику сохранить или получить бумажный носитель своей трудовой истории в условиях повсеместной цифровизации. Соблюдение установленной формы, своевременная подача в отдел кадров и правильное перенесение данных из электронной книжки гарантируют законность ведения трудовой деятельности и защищают права сотрудника при подтверждении стажа, назначении пенсии и получении социальных выплат.
 
Помните: с года трудовой стаж учитывается исключительно в электронном виде, если не подано заявление о сохранении бумажного варианта. Поэтому своевременное оформление данного бланка особенно важно для тех, кто планирует продолжать использовать бумажную трудовую книжку в личных или официальных целях.