Дата актуализации:  г.

Трудовая книжка — один из важнейших документов работника. При увольнении, переводе или в случае невозможности лично получить книжку, часто возникает необходимость отправить её по почте. Для этого законодательство требует наличия письменного согласия работника и соответствующего заявления работодателя.

Содержание статьи

1. Правовая база: какие нормы регулируют отправку трудовой книжки
2. В каких случаях оформляют заявление
3. Требования к заявлению (что должно быть указано)
4. Образец заявления (в свободной форме)
5. Пошаговая процедура отправки трудовой книжки
6. Полезные рекомендации и типичные ошибки

Правовая база

Отправка трудовой книжки по почте регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 84.1 — передача трудовой книжки при увольнении;
• Постановление Правительства РФ от  № 2155 «Об утверждении формы уведомления о передаче трудовой книжки» (в т.ч. в электронном виде).
• Постановление ФНС РФ о порядке использования заказных писем и подтверждения их получения.

ТК РФ прямо не предписывает форму заявления, однако в практике принято использовать стандартный образец, который фиксирует согласие работника и детали отправки.

Когда необходимо оформлять заявление

Заявление на передачу трудовой книжки по почте требуется в следующих ситуациях:

• Работник уезжает в другой регион и не может лично забрать книжку в день увольнения.
• Работник находится в командировке, отпуске или на больничном в момент увольнения.
• Работодатель отказывается выдавать книжку «на руки» без письменного согласия (что является нарушением ТК).
• Трудовая книжка должна быть направлена в отдел кадров нового работодателя (перевод).

Требования к заявлению

Заявление может быть написано от руки или распечатано, но должно содержать обязательные реквизиты:

Важно: без подписи работника и указания точного адреса работодатель не имеет права отправлять трудовую книжку.

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор, заполнить нужными данными и распечатать.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <>Заявление о передаче трудовой книжки по почте</>
</head>
<body>
 <h2 style="text-align:center;">Заявление</h2>
 <p>Город _____________ «___» ___________ 2026 г.</p>
 <p>К руководителю (или в отдел кадров) ________________________________<br>
 ________________________________ (наименование организации)</p>
 <p><b>Я, ______________________________ (ФИО полностью),</b><br>
 паспорт: серия ___ № ________, выдан «___» ___________ 20__ г. <br>
 зарегистрирован(а) по адресу: ________________________________</p>
 <p>Настоящим даю согласие на передачу моей трудовой книжки (серия ___ № ________) по почте на следующий адрес:</p>
 <blockquote>
 ________________________________ (полный почтовый адрес получателя)<br>
 ________________________________ (контактный телефон)<br>
 ________________________________ (электронная почта, если требуется подтверждение)
 </blockquote>
 <p>Прошу отправить книжку заказным письмом (РПО) и предоставить мне копию почтовой квитанции (номер, дата отправки).</p>
 <p>Согласие даётся добровольно, без принуждения, в полном объёме.</p>
 <p style="margin-top:40px;">______________________________<br>
 (подпись работника)</p>
</body>

Пошаговая процедура отправки трудовой книжки

1. Получить согласие работника. Работник подписывает заявление (см. образец выше) и передаёт его в отдел кадров.
2. Подготовить книжку. Убедиться, что в книжке внесены все записи, подписи и печати, а также заполнена графа 13 («Дата и способ выдачи»). В графу 13 вносим: «Отправлено заказным письмом, дата ___, № квитанции ___».
3. Оформить почтовую отправку. Выбрать заказное письмо с объявлением о вручении (РПО). На конверте указать точный адрес получателя, указанный в заявлении.
4. Сохранить подтверждение. Сохранить копию почтовой квитанции, а также, при возможности, скан подписи получателя (уведомление о вручении).
5. Внести запись в журнал учёта трудовых книжек. В графу 12 указывается дата получения письма получателем (по уведомлению о вручении).
6. Уведомить работника. Отправить копию квитанции и/или скан уведомления о вручении на электронную почту работника.

Эти действия позволяют работодателю доказать факт передачи трудовой книжки и избежать претензий со стороны работника.

Полезные рекомендации и типичные ошибки

• Не использовать обычную почту без объявлений. Трудовая книжка – документ, требующий подтверждения получения. Заказное письмо с объявлением о вручении – единственный законный способ.
• Точно указывайте адрес. Ошибки в индексе или названии улицы могут привести к потере документа.
• Сохраняйте копии всех документов. Квитанция, скан заявления, запись в журнале – всё это понадобится в случае спора.
• Не забывайте про графу 13 в трудовой книжке. Если в ней не указано, что книжка отправлена, это может быть расценено как нарушение ТК.
• Уведомляйте работника о сроках доставки. Обычно заказное письмо доставляется в течение 3‑5 рабочих дней, но в отдалённые регионы – до 10 дней.
• Если работник просит отправить книжку через доверенное лицо, оформляйте доверенность. Доверенное лицо должно предъявить оригинал доверенности и паспорт.

Оформление заявления на передачу трудовой книжки по почте – простая, но важная процедура. Правильный документ, точный адрес и использование заказного письма гарантируют законность передачи и защищают интересы обеих сторон.

Скачайте готовый шаблон заявления, заполните его и соблюдайте перечисленные шаги – и процесс передачи трудовой книжки пройдёт без осложнений.

Скачать готовый шаблон (Word / PDF)

• Шаблон в формате DOCX
• Шаблон в формате PDF

Если у вас возникли вопросы, обратитесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.