Переход сотрудника с работы по совместительству на основное место — не просто формальность, а изменение трудового статуса, требующее грамотного отражения в трудовой книжке. Неправильная запись может привести к спорам при расчете стажа, отпусков, выходных пособий и даже к проблемам с пенсионными накоплениями. С 2021 года правила хранения и заполнения трудовых книжек ужесточены, а ответственность за их ведение лежит на основном работодателе.
Ключевой принцип: Трудовая книжка хранится и ведется только у основного работодателя. Все записи о работе по совместительству (внешнему или внутреннему) вносит именно он.
Два основных сценария и их отличия
В зависимости от того, было ли совместительство в той же организации (внутреннее совместительство) или в другой компании (внешнее совместительство), процедура отличается.
Сценарий 1: Перевод из совместителей в основные внутри одной организации
Это самый простой и распространенный случай. Сотрудник работал в компании по совместительству (например, на 0,5 ставки), а затем его приняли на эту же должность как на основное место работы (на полную ставку).
Как правильно оформить:
- Издается приказ (распоряжение) о переводе сотрудника с работы по совместительству на основное место работы с указанием даты, с которой меняется статус.
- В трудовую книжку вносится ОДНА запись, которая заменяет предыдущую запись о совместительстве.
- В графе «Дата» указывается дата перевода (дата, с которой работа стала основной), а не дата приказа.
- В графе «Наименование организации, в которой работал(а)» остается та же организация.
- В графе «Занимаемая должность (профессия)» указывается та же должность.
- В графе «Основание» (подпись, расшифровка подписи, дата) указывается номер и дата приказа о переводе.
Образец записи:
ООО "Ромашка" Инженер-программист Приказ № 125-к от
Примечание: Предыдущая запись о совместительстве (например, «Инженер-программист (по совместительству)») считается замененной. Физически ее не зачеркивают, а просто вносят новую с актуальной датой и статусом.
Сценарий 2: Увольнение с прежнего основного места и принятие на новое основное место
Сотрудник увольняется со своей предыдущей основной работы в другой компании и переходит к текущему работодателю с внешнего совместительства на основное место.
Как правильно оформить (два этапа):
Этап 1: Работодатель (новый основной)
- Издается приказ о приеме на работу в качестве основного работника. В тексте приказа должно быть прямо указано, что ранее сотрудник работал по внешнему совместительству.
- Вносится первая запись в трудовую книжку — о приеме на основное место работы.
Образец записи о приеме:
ООО "Ромашка" Инженер-программист Приказ № 125-к от (принят на работу в качестве основного работника)
Этап 2: Прежний основной работодатель
- Прежний основной работодатель обязан по заявлению сотрудника (или по своей инициативе) внести запись об увольнении с основного места работы в его трудовую книжку.
- Эта запись делается на основании его приказа об увольнении.
Образец записи об увольнении (в другой книжке):
ООО "Вектор" Инженер-программист Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Приказ № 89-к от
Важно: Если сотрудник не предоставил трудовую книжку новому работодателю (например, она осталась у прежнего), новый работодатель не имеет права вносить запись об увольнении с предыдущего места. Он вносит только запись о своем приеме. Запись об увольнении должен внести прежний работодатель.
Критические ошибки, которых следует избегать
- Зачеркивание предыдущей записи. Запись о совместительстве не зачеркивается. Она заменяется новой записью (внутри одной организации) или остается в книжке как факт работы (при переходе из другой компании).
- Указание в записи «по совместительству». После перевода на основное место эта формулировка исключается. Должность указывается без уточнений.
- Неверная дата. В графе «Дата» ставится дата, с которой сотрудник стал основным работником, а не дата издания приказа (если они разные).
- Отсутствие приказа. Любая запись должна быть основана на соответствующем кадровом документе (приказе о переводе или приеме).
- Внесение записи «с нуля». Нельзя делать новую запись о приеме, не имея на руках трудовой книжки с историей. Если книжка была у прежнего работодателя, ее необходимо сначала вернуть.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Если совместительство было во внешней организации, а запись о нем в трудовой книжке отсутствует, что делать?
Ответ: Если запись о внешнем совместительстве не была внесена ранее (что нарушение со стороны того работодателя), это не снимает obligation с нового основного работодателя. Он вносит запись о приеме на основное место, как обычно. Факт работы по совместительству без записи в книжке юридически сложно доказать, но сам по себе он не препятствует оформлению перевода.
Вопрос: Нужно ли делать запись об увольнении с совместительства?
Ответ: Нет. Увольнение с совместительства как отдельный акт не оформляется. Статус «совместитель» прекращается автоматически с момента перевода на основное место. Запись о совместительстве просто заменяется записью об основной работе (внутри одной компании). Если же совместительство было во внешней компании, то увольнение с нее фиксируется в ее трудовой книжке (как описано в Сценарии 2).
Вопрос: Кто и когда должен внести запись о переводе?
Ответ: Обязанность внести запись лежит на основном работодателе (том, у которого сотрудник теперь работает на полную ставку). Запись вносится непосредственно после издания приказа о переводе, в день подписания приказа или в ближайший рабочий день. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и новой записью под роспись.
Вопрос: А если сотрудник не хочет, чтобы в книжке была запись о совместительстве?
Ответ: Работодатель не вправе по собственному желанию исключать из трудовой книжки факты работы. Если запись о совместительстве уже была внесена ранее, она остается. При переводе на основное место она заменяется новой записью, но факт работы по совместительству не стирается из истории. Если же запись о совместительстве не была внесена ранее, новый работодатель не должен «восстанавливать» ее, он вносит только запись о приеме на основное место.
Практический чек-лист для кадровика
- Получите трудовую книжку от сотрудника. Убедитесь, что в ней есть предыдущая запись о работе по совместительству в вашей организации (если это внутренний перевод) или что она пуста/содержит записи о других местах (если внешний перевод).
- Подготовьте приказ:
- Для внутреннего перевода: «О переводе с работы по совместительству на основное место работы».
- Для внешнего перевода: «О приеме на работу» с указанием, что ранее сотрудник работал по внешнему совместительству.
- Внесите запись в трудовую книжку:
- Дата — дата перевода/приема.
- Организация — ваша.
- Должность — без пометки «по совместительству».
- Основание — номер и дата вашего приказа.
- Если был внешний совместитель: Направьте запрос (или напомните) прежнему основному работодателю о необходимости внести запись об увольнении в его трудовую книжку. Это его обязанность.
- Ознакомьте сотрудника с приказом и новой записью под роспись на листе согласования приказа или отдельным актом.
Правильное оформление перевода с совместительства на основное место в трудовой книжке — это защита интересов как работника, так и работодателя. Запись должна быть однозначной, юридически точной и основанной на приказе. Помните: основной работодатель ведет трудовую книжку и отвечает за ее содержание. При малейших сомнениях в правильности формулировки консультируйтесь с юристом по трудовому праву или используйте актуальные образцы из официальных источников (например, портал «Госуслуги», консультации Роструда).
Статья подготовлена на основе анализа практики и нормативных документов (Трудовой кодекс РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек). Законодательство может меняться, поэтому для конкретных случаев необходима актуальная юридическая экспертиза.