С переходом Российской Федерации на электронный документооборот в сфере трудовых отношений возникло множество вопросов о том, как правильно оформить выбор формата трудовой книжки. Несмотря на цифровизацию, закон предоставляет работникам право выбора: вести учет стажа в электронном виде или сохранить традиционную бумажную книжку.

Зачем нужно заявление на бумажную трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66 и 66.1), работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности всех сотрудников в электронном виде (в составе формы ЕФС-1) и передавать их в Социальный фонд России (СФР). Однако для тех, кто хочет сохранить бумажный документ, процедура выглядит иначе.

Заявление необходимо в следующих случаях:

• Если работник хочет официально подтвердить свое желание продолжать ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
• Если сотрудник ранее перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), но решил вернуться к бумажному формату.
• Для фиксации выбора сотрудника в кадровом учете организации.

Основные правила оформления

Важно понимать, что единого государственного бланка заявления не существует. Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Что должно быть в заявлении:

1. Шапка документа: кому адресовано (должность и ФИО руководителя организации) и от кого (ФИО сотрудника, должность, отдел).
2. «Заявление».
3. Суть просьбы: четкая формулировка о желании вести трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4. Дата и подпись: документ без даты и личной подписи работника считается недействительным.

Пример формулировки:

«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в установленном порядке в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сроки и порядок действий работодателя

После получения заявления от сотрудника кадровой службе необходимо выполнить следующие действия:

• Срок выдачи: Если работник переходит с электронной книжки на бумажную, работодатель должен выдать ему бумажную трудовую книжку в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
• Параллельный учет: Помните, что даже при наличии бумажной книжки, работодатель обязан вести электронный учет сведений о трудовой деятельности данного сотрудника и передавать их в СФР.
• Автоматизация: В современных программах (например, 1С:Зарплата и управление персоналом можно сформировать такое заявление автоматически через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Важные нюансы и частые вопросы

Что будет, если работник не подал заявление?

Если сотрудник не выразил своего желания перейти на электронный формат (не подал заявление о переходе на ЭТК), то по умолчанию его трудовая книжка продолжает вестись на бумажном носителе (и параллельно в электронном виде в СФР).

Оформляется ли бумажная книжка новичкам?

Нет. С 2021 года работникам, которые устраиваются на работу впервые и ранее не имели трудовой книжки, бумажные экземпляры больше не оформляются. Им автоматически заводится электронная трудовая книжка.

Можно ли изменить решение?

Да, работник имеет право изменить способ ведения трудовой книжки. Для этого подается соответствующее заявление о переходе на электронный формат или возврате к бумажному.

Краткая таблица-резюме