С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового учета и упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом РФ (ПФР). Однако переход на новый формат не является автоматическим и обязательным для всех. Ключевым документом, который инициирует этот процесс, является письменное заявление работника. В этой статье подробно разберем, что это за документ, как его правильно составить и в какие сроки подать.
Суть реформы и право выбора
Согласно законодательству (Федеральные законы № 439-ФЗ и № 400-ФЗ), с 2020 года работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде и направлять их в ПФР. Но сам сотрудник вправе выбрать, в каком формате он хочет получать эти сведения:
- Только в электронном виде (полный переход на ЭТК).
- В бумажном виде (традиционная трудовая книжка, которую продолжает вести работодатель).
- В обоих форматах одновременно (если у работника уже есть заполненная бумажная книжка, и он не подавал заявление на переход).
Важно: С 1 января 2022 года все лица, впервые устраивающиеся на работу, получают сведения о трудовой деятельности только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им не выдается.
Что такое заявление и зачем оно нужно?
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме — это официальный письменный документ, который работник подает работодателю для выражения своего выбора. На основании этого заявления:
- Работодатель перестает вносить записи в бумажную трудовую книжку (если выбран полный переход).
- Все дальнейшие сведения об увольнении, переводе, награждении формируются в электронном виде и направляются в ПФР.
- Если заявление подано на переход, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать сотруднику на руки его бумажную трудовую книжку со всеми имеющимися записями (с отметкой о том, что сведения передаются в электронном виде).
Кто и когда должен подать заявление?
Подать заявление может любой работник, состоящий в трудовых отношениях на дату вступления в силу новых правил (с ), а также вновь принимаемый на работу. Сроки были установлены переходные:
- До 31 декабря 2020 года — основное время для подачи заявления действующими сотрудниками.
- В любое время позже — если сотрудник не подал заявление в установленный срок, он может сделать это позже, в т.ч. при увольнении или в любой момент во время работы. Его выбор будет учитываться с момента подачи заявления.
Как правильно составить и подать заявление?
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но оно должно быть письменным и содержать определенные реквизиты.
Структура и содержание заявления
В заявлении должны быть указаны:
- Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
- Данные заявителя: ФИО, должность, подразделение.
- Основная часть: четкое и недвусмысленное выражение выбора. Например:
«Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом РФ в электронной форме, в связи с чем прошу прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки и выдать ее мне на руки.»
Или: «Прошу продолжать ведение моей трудовой книжки в бумажном виде.» - Дата и подпись заявителя.
Куда и как подавать?
Заявление подается на имя работодателя (руководителю организации) по основному месту работы. Рекомендуется:
- Составлять в 2-х экземплярах.
- Оставить у себя копию с отметкой о принятии (дата, подпись, входящий номер).
- Можно подать через отдел кадров (HR), который обязан принять и зарегистрировать.
Ключевые нюансы и частые вопросы
Можно ли передумать?
Да. Если сотрудник сначала выбрал бумажный формат, а затем решил перейти на электронный, он вправе в любой момент подать новое заявление. Работодатель обязан выполнить требования нового заявления (выдать бумажную книжку и прекратить ее ведение) в течение 3 рабочих дней.
Что будет с записями, уже сделанными в бумажной книжке?
Все записи, которые уже были внесены в бумажную книжку до подачи заявления на переход, остаются в силе. При выдаче книги на руки эти записи сохраняются. Последующие сведения (например, о новом месте работы) будут формироваться только в электронном виде в ПФР.
Как проверить, что у меня электронная трудовая книжка?
Сведения об электронной трудовой книжке хранятся в ПФР. Проверить наличие и содержимое ЭТК можно:
- Через личный кабинет на сайте ПФР (требуется подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг).
- Через информационные киоски ПФР.
- Обратившись с письменным запросом в отделение ПФР.
Что, если работодатель отказывается принять заявление или не выдает бумажную книжку?
Такие действия работодателя являются нарушением. Сотрудник может:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в ПФР с заявлением о ненадлежащем предоставлении сведений.
- Обратиться в суд для восстановления своих прав.
Образец заявления (примерная форма)
Ниже представлен примерный текст заявления. Конкретные реквизиты (название компании, ФИО руководителя) необходимо указать точно.
Директору ООО "Пример" Иванову И.И. от специалиста по кадрам Петровой Анны Сергеевны ЗАЯВЛЕНИЕ Я, Петрова Анна Сергеевна, работающая в ООО "Пример" на должности специалиста по кадрам, в соответствии с частью 2 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу: Предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронной форме (в виде электронной трудовой книжки). Прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки. Выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку со всеми имеющимися записями в течение трех рабочих дней с даты подачи настоящего заявления. ____________________ / Петрова А.С. / (подпись)
Заявление на ведение электронной трудовой книжки — это важный документ, который реализует право работника на выбор формата хранения данных о его трудовой деятельности. Его подача не отменяет трудовую книжку как таковую, а лишь меняет способ ее ведения и хранения. Помните, что:
- Выбор делается добровольно.
- Заявление должно быть письменным и содержать четкую формулировку.
- Работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 3 дней после получения заявления на переход.
- Все сведения, независимо от формата, хранятся в единой базе ПФР и являются официальными.
При наличии сомнений рекомендуется уточнить свой выбор в отделе кадров или проконсультироваться с юристом.
Примечание: Информация в статье актуальна на дату 21 мая 2026 года. Для получения самой точной и свежей информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайт Пенсионного фонда РФ (pfr.gov.ru) и Государственной инспекции труда (git.gov.ru).