Переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК) регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ и соответствующими нормами Трудового кодекса РФ. Для оформления любого изменения в способе ведения трудовой книжки сотруднику необходимо подать письменное заявление работодателю. Ниже – подробная пошаговая инструкция, образцы заявлений и рекомендации по их сдаче.

Нормативная база

• ФЗ‑439 от – вводит электронную трудовую книжку (ст. 2, ч. 3).
• ТК РФ, ст. 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
• Приказ Минтруда России от № 722н – утверждена форма заявления о переходе на ЭТК и образец заполнения.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от № 723н) – правила внесения записей в бумажную ТК и журнала движения.

Кто может подать заявление

• Сотрудник, желающий перейти на электронную трудовую книжку (даже если ранее выбирал бумажную).
• Сотрудник, который хочет продолжить ведение бумажной ТК после подачи заявления о переходе на ЭТК (возможен обратный переход).
• Сотрудник, нуждающийся в выдаче копии трудовой книжки или сведений из ЭТК (форма СТД‑Р).
• Сотрудник, который хочет изменить способ ведения ТК (например, с бумажного на электронный и наоборот).

Виды заявлений

1. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 ФЗ‑439).
2. Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (для тех, кто ранее выбрал ЭТК, но хочет вернуться к бумажному формату).
3. Заявление о выдаче копии трудовой книжки (бумажной или электронной).
4. Заявление о предоставлении сведений из ЭТК (форма СТД‑Р).

Как оформить заявление

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• Наименование документа («Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»).
• Дата и место составления.
• ФИО сотрудника (полностью).
• Должность, структурное подразделение.
• ИНН и СНИЛС (по желанию, но рекомендуется для ускорения обработки).
• Текст просьбы (конкретная формулировка, см. образцы ниже).
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
• При необходимости – дата, с которой должно произойти изменение способа ведения ТК.

Образец заявления о переходе на ЭТК

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности бухгалтера
отдела финансов ООО «Ромашка», прошу перевести мою трудовую
деятельность на ведение в электронной форме (электронная трудовая
книжка) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 3 ст. 2 Федерального
закона от № 439‑ФЗ.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Я, Петрова Мария Сергеевна, работающая в должности менеджера
по продажам ООО «Свет», прошу выдать мне копию моей трудовой
книжки (бумажного варианта) для предоставления в Пенсионный фонд
РФ.

Подпись: _____________ /Петрова М.С./

Образец заявления о предоставлении сведений из ЭТК (форма СТД‑Р)

Заявление
о предоставлении сведений из электронной трудовой книжки

Я, Сидоров Алексей Владимирович, работающий в должности
инженера-конструктора ООО «Техно», прошу предоставить мне
сведения из моей электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р)
за период с по .

Подпись: _____________ /Сидоров А.В./

Сроки подачи и обработки заявления

• Сотрудник подает заявление в любой рабочий день (не требуется ждать определенной даты).
• Работодатель обязан:
  • Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если заявление о переходе на ЭТК) не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
  • Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную ТК в течение трёх рабочих дней после выдачи книжки.
  • Сделать отметку в журнале движения трудовых книжек (графа «Расписка работника в получении трудовой книжки»).
  • Передать сведения в Социальный фонд РФ (форма ЕФС‑1) не позднее 25 числа следующего месяца после даты перехода.
• При подаче заявления о выдаче копии ТК или сведений из ЭТК срок предоставления документа – не более трёх рабочих дней (по соглашению сторон может быть сокращён при оплате ускоренной услуги).

Как сдать заявление работодателю

1. Лично в отделе кадров – распечатайте заявление, подпишите, передайте сотруднику отдела кадров под расписку.
2. Через электронный документооборот (ЭДО) – если у компании настроен ЭДО, отправьте подписанное PDF‑заявление через корпоративную систему (требуется ЭЦП).
3. Почтой с уведомлением о вручении – отправьте заказным письмом с описью вложения, сохраните копию квитанции.
4. Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (для некоторых организаций, подключенных к сервису СФР) – загрузите скан заявления и подпишите его ЭЦП.

Важно: после сдачи заявления сохраните копию (или скриншот) с отметкой о получении (распиской, номером incoming, подтверждением доставки). Это послужит доказательством в случае споров.

Что делает работодатель после получения заявления

• Регистрирует заявление в журнале incoming документов (номер, дата, ФИО сотрудника).
• Проверяет корректность заполнения (ФИО, должность, суть просьбы).
• Принятие решения:
  • Если заявление о переходе на ЭТК – готовит бумажную ТК к выдаче, вносит запись о переходе.
  • Если заявление о выдаче копии – готовит копию (заверяет печатью организации, если требуется);
  • Если заявление о сведениях из ЭТК – формирует форму СТД‑Р в личном кабинете СФР и выдает сотруднику.
• Вносит отметку в журнал движения трудовых книжек (графа «Выдача трудовой книжки» или «Получение сведений из ЭТК»).
• Уведомляет сотрудника о готовности документа (лично, по телефону, электронной почте).
• Сдает необходимую отчетность в СФР (форма ЕФС‑1) в установленные сроки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в произвольной форме?

Да, закон не устанавливает строгого бланка. Главное – наличие всех обязательных реквизитов (см. пункт 4).

Нужно ли заверять заявление печатью организации?

Нет, заявление сотрудника заверяется только его подписью. Печать ставится на выдаваемый документ (копию ТК, СТД‑Р и т.д.).

Что делать, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки?

Сотрудник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд. Согласно ст. 235 ТК РФ, задержка выдачи ТК является нарушением.

Можно ли одновременно подать заявление о переходе на ЭТК и о выдаче копии бумажной ТК?

Да, но это два разных документа. Сначала выдается бумажная ТК (по заявлению о переходе), затем, если требуется, копия уже выданной книжки.

Нужно ли подавать заявление каждый год?

Нет. Заявление подается один раз при изменении способа ведения ТК. При возврате к предыдущему способу подается новое заявление.

Сдача заявлений по трудовым книжкам – простая, но юридически значимая процедура. Соблюдение установленных сроков и правил оформления позволяет избежать штрафов, сохранить трудовой стаж сотрудника и обеспечить корректный обмен данными с Социальным фондом РФ. Следуйте представленной инструкции, используйте приведённые образцы и храните подтверждения сдачи документов – тогда процесс перехода на электронную трудовую книжку или получения нужных справок пройдет без задержек и ошибок.

---

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.