Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), это важный этап в современизации кадрового документооборота․ Работники имеют право выбора: оставить бумажную трудовую книжку, перейти на электронный формат или вести оба варианта одновременно․ Если сотрудник решает отказаться от бумажного носителя, ему необходимо грамотно составить соответствующее заявление․ В этой статье мы подробно разберем, как выглядит заявление о переводе на электронную трудовую книжку, какие записи нужно сделать в бумажном бланке и на что обратить внимание кадровому специалисту․
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа, в котором фиксируется трудовой стаж и информация о трудовой деятельности сотрудника․ Данные хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (СФР) и регулярно предоставляются работодателем через систему электронного документооборота․
Переход на ЭТК осуществляется на основании Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ и статьи 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
Как правильно написать заявление
Законодательство не устанавливает строгой, унифицированной формы заявления․ Однако документ в обязательном порядке должен содержать следующие элементы:
- Шапка: наименование организации-работодателя, должность и ФИО руководителя, а также должность и ФИО работника, подающего заявление․
- Название документа: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Суть заявления: четко выраженное желание работника перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде․
- Дата составления и личная подпись работника․
Образец заявления
Ниже представлен пример того, как можно составить заявление:
- Директору ООО «Название»
- Иванову И․ И․
- от менеджера
- Петрова П․ П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (вести электронную трудовую книжку)․
С переходом на электронную трудовую книжку ознакомлен(а)․
Что делает работодатель после получения заявления
После того как работник подает заявление, работодатель обязан выполнить ряд действий:
- Принять и зарегистрировать заявление в журнале учета входящих документов․
- Издать приказ (или сделать отметку) о переходе сотрудника на ЭТК․
- Внести специальную запись в бумажную трудовую книжку сотрудника․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․
- Начать подавать отчетность по форме ЕФС-1 в электронном виде․
Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК
Это один из самых важных этапов․ При выдаче бумажной трудовой книжки на руки, в ней обязательно нужно сделать отметку о том, что сотрудник перешел на электронный формат․ Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись вносится по следующим правилам:
Правила заполнения граф
- Графа 1: Ставится порядковый номер вносимой записи (например, следующий по счету номер)․
- Графа 2: Указывается дата выдачи трудовой книжки на руки (число, месяц, год)․
- Графа 3: Вносится сама запись․ Точной формулировки в законах вы не найдете, однако за основу можно взять следующий утвержденный образец: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․ Допускается также упоминание части 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ․
- Графа 4: Указывается реквизит документа, на основании которого внесена запись — то есть само заявление работника (с указанием даты его составления)․
Пример заполнения
Представим, что последняя запись в трудовой книжке была под номером 15․ Тогда запись о переходе будет выглядеть так:
- Графа 1: 16
- Графа 2:
- Графа 3: Подано письменное заявление Петрова Петра Петровича о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)․
- Графа 4: Заявление от
Внесенная запись в обязательном порядке заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы), если печати в организации используются․
Важные нюансы
Существует несколько ключевых моментов, о которых необходимо помнить как работнику, так и работодателю:
- Снятие ответственности: После выдачи бумажной трудовой книжки на руки с соответствующей записью, организация-работодатель больше не несет ответственность за ее хранение и ведение․
- Сохранение данных: Вся предыдущая информация из бумажной трудовой книжки не исчезает․ Она сохраняется в электронном виде на основании ранее поданных работодателями отчетов․
- Право на возврат: Если работник в будущем передумает, он имеет право подать обратное заявление и снова перейти на бумажную трудовую книжку (если она у него сохранилась)․
Переход на электронную трудовую книжку — это право, а не обязанность работника․ Главным документом, инициирующим этот процесс, является письменное заявление сотрудника․ Кадровым специалистам следует крайне внимательно относиться к внесению финальной записи в бумажный бланк, строго соблюдая требования Порядка ведения и хранения трудовых книжек․ Использование корректных формулировок со ссылками на ст․ 66․1 ТК РФ и Закон № 439-ФЗ позволит избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов․