С 2022 года в России действует порядок ведения трудовой книжки в электронном виде․ При приёме на работу каждый сотрудник имеет право выбрать форму учёта своей трудовой истории – бумажную или электронную․ Для перехода на электронный вариант необходимо оформить письменное заявление․ В статье подробно рассматривается правовая база, структура заявления, образец и практические рекомендации по его заполнению․

Правовая основа

Ведение трудовой книжки в электронном виде регулируется статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)․ Основные положения:

• Работник может в любой момент выразить волеизъявление о переходе на электронный формат․
• Работодатель обязан оформить соответствующую запись в системе электронного документооборота (ЭДО) и в бумажной книжке (если она существует) о переходе․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в Федеральной информационной системе «Трудовая книжка» и доступна через портал Госуслуг․

Ссылка на официальную редакцию ТК РФ: КонсультантПлюс – статья 66․1․

Когда необходимо заявление?

Заявление требуется в следующих случаях:

1. При приёме на работу, если сотрудник сразу выбирает электронный формат․
2. При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную в течение трудового стажа․
3. При желании восстановить электронный учёт после временного отказа от него․

Без заявления работодатель не имеет права самостоятельно переводить запись в электронный реестр․

Какова структура заявления?

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется включать следующие обязательные элементы:

Дополнительно можно указать контактный телефон и e‑mail для уточнений․

Образец заявления

ООО «ПримерКомпания»
ИНН 7701234567, ОГРН 1177746001234
г․ Москва, 21 мая 2026 г․

Руководителю ООО «ПримерКомпания»
(директору) Иванову И․И․

От _____________________________
(Ф․И․О․ сотрудника) Петрова Анна Сергеевна,
паспорт: 45 01 123456, выдан г․ УФМС России по г․ Москве,
дата рождения г․

Прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в
Электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
В случае необходимости прошу оформить запись в бумажной трудовой
книжке о переходе на электронный формат․
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: anna․petrov@example․com


_____________________/Петрова А․С․

Образец можно скачать в готовом DOCX‑формате (бесплатно, проверено юристом)․

Пошаговая процедура оформления

1. Подготовка заявления – сотрудник заполняет форму, подписывает её․
2. Передача работодателю – заявление передаётся в отдел кадров (можно лично, по внутренней почте или в электронном виде через корпоративный портал)․
3. Регистрация в системе – кадровик вносит запись в электронный реестр, формирует приказ «О переходе на электронную трудовую книжку» (при необходимости)․
4. Уведомление сотрудника – работник получает подтверждение (копию приказа, справку о переходе)․
5. Доступ к ЭТК – сотруднику предоставляется логин/пароль к порталу Госуслуг или к корпоративной системе «Трудовая книжка»․
6. Контроль – в течение 5 рабочих дней проверяется, что запись в ЭТК отражает все сведения о трудовой деятельности․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да․ При переходе на электронный формат в бумажной книжке делается отметка о переходе, но запись в ней сохраняется․ Это позволяет иметь резервную копию․

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущих местах работы?

Необходимо предоставить копии старых бумажных трудовых книжек и заявление о внесении данных в электронный реестр․ Работодатель оформляет соответствующее дополнение к приказу․

Можно ли отказаться от ЭТК после её активации?

Да, работник может в любой момент подать заявление о возвращении к бумажному формату․ Работодатель обязан оформить запись о прекращении ведения ЭТК․

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Закон не требует нотариального заверения․ Достаточно подписи сотрудника (рукописной или электронной)․

Типичные ошибки при оформлении заявления

• Отсутствие реквизитов организации․ Укажите полное название, ИНН, ОГРН․
• Неуказание даты и места․ Без этих данных документ считается неполным;
• Неполные персональные данные․ Нужно указать паспортные данные и дату рождения․
• Отсутствие подписи․ Электронная подпись допускается только в случае использования официальных средств ЭДО․
• Неуказание причины․ Формулировка «хочу вести электронную трудовую книжку» должна быть чёткой․

Как хранить заявление?

Кадровый отдел обязан хранить оригинал заявления в личном деле сотрудника в течение всего срока трудовых отношений и не менее 5 лет после их окончания (в соответствии с ТК РФ)․ Электронную копию удобно разместить в системе документооборота (1С, SAP, etc․) с отметкой о дате загрузки․

Заявление нового сотрудника о ведении электронной трудовой книжки – простой, но важный документ, который фиксирует волеизъявление работника и служит правовой основой для перехода в цифровой реестр․ Правильное оформление ускоряет процесс, исключает недоразумения с контролирующими органами и повышает уровень автоматизации кадрового учета․

Помните: чёткое и полное заявление + своевременная запись в системе = безупречный переход на электронный формат трудовой книжки․