С 1 января 2021 года в России действует обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан уведомить сотрудника и получить от него заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет специальный инструмент для оформления этого документа. В этой статье подробно разберем, что такое заявление, как его создать в 1С и отправить в Пенсионный фонд (ПФР).
Ключевые понятия: уведомление vs. заявление
Важно не путать два документа:
- Уведомление работодателя — это внутренний документ, который компания направляет сотруднику под роспись. В нем сообщается о переходе на электронные трудовые книжки и праве работника выбрать способ их ведения.
- Заявление сотрудника — это письменное волеизъявление работника, в котором он указывает, хочет ли он получать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде или на бумажном носителе (с сохранением традиционной бумажной трудовой книжки). Именно это заявление нужно зарегистрировать в 1С.
Как выглядит заявление в 1С?
В конфигурациях 1С:ЗУП (редакция 3.0 и выше) для регистрации заявления используется документ с названием:
«Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
У этого документа нет утвержденной законодательной формы, поэтому 1С предлагает свой шаблон, который можно дополнить или изменить по усмотрению организации.
Виды заявления (поле «Вид заявления»)
При заполнении документа в 1С в соответствующем поле необходимо выбрать один из двух вариантов:
- «Бумажная трудовая книжка» — сотрудник выбирает ведение традиционной бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан также формировать электронную запись в ЭТК и передавать ее в ПФР.
- «Сведения в электронной форме» — сотрудник отказывается от бумажной книжки (если она у него была, она возвращается работодателю), и все сведения будут храниться только в электронном виде в ПФР.
Пошаговая инструкция по регистрации заявления в 1С:ЗУП
Шаг 1: Подготовка
Убедитесь, что:
- В справочнике Сотрудники у нужного сотрудника заполнены все необходимые данные (ФИО, СНИЛС, паспортные данные).
- Для сотрудников, которые начинают трудовую деятельность впервые (без стажа), в документе Прием на работу должен быть установлен флажок «Начало трудовой деятельности».
Шаг 2: Создание документа
- Перейдите в раздел «Кадры» или «Операции» (зависит от версии конфигурации).
- Найдите и откройте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Нажмите «Создать» (кнопка с зеленым плюсом).
Шаг 3: Заполнение полей
В открывшейся форме документа заполните обязательные поля:
- Сотрудник, выберите из списка.
- Дата заявления, обычно дата, когда сотрудник подписал заявление.
- Вид заявления, выберите «Бумажная трудовая книжка» или «Сведения в электронной форме».
- Основание, укажите, например, «На основании ст. 66.1 ТК РФ» или «В связи с уведомлением от [дата]».
- Примечание — можно добавить дополнительную информацию.
Шаг 4: Проведение и печать
- После заполнения нажмите «Провести» (кнопка с галочкой). Документ будет зарегистрирован в системе.
- Для печати заявления на бумаге используйте кнопку «Заявление» или «Печать». Шаблон можно отредактировать, если требуется добавить логотип компании или изменить текст.
- Распечатанное заявление подписывается сотрудником и хранится в его личном деле.
Шаг 5: Передача данных в ПФР
Данные из заявления автоматически попадают в отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности), который формируется и отправляется в ПФР при:
- Приеме на работу нового сотрудника.
- Увольнении сотрудника.
- Изменении способа ведения трудовой книжки (например, если сотрудник передумал и подал новое заявление).
При отправке СЗВ-ТД информация о выбранном способе ведения ТК будет передана в ПФР.
Как отменить или изменить заявление?
Если сотрудник решил изменить свой выбор (например, отказаться от электронной книжки в пользу бумажной), он должен написать новое заявление с отменой предыдущего. В 1С:
- Создайте новый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В поле «Вид заявления» выберите новый вариант.
- В поле «Основание» укажите: «Отмена предыдущего заявления от [дата]».
- Проведите документ. При следующей отправке СЗВ-ТД в ПФР будет передан актуальный выбор.
Типичные ошибки и советы
- Ошибка: Не получено заявление от сотрудника, который уже имеет бумажную трудовую книжку.
Решение: Заявление обязательно нужно получить от всех сотрудников, независимо от наличия у них стажа. - Ошибка: В 1С не проставлен флажок «Начало трудовой деятельности» для сотрудника без стажа.
Решение: Это критично для корректного формирования СЗВ-ТД. - Ошибка: Заполнено заявление, но не отправлен СЗВ-ТД.
Решение: Данные из заявления передаются в ПФР только вместе с отчетом СЗВ-ТД. Убедитесь, что отчет сформирован и отправлен.
Оформление заявления о трудовой книжке в 1С — стандартная и автоматизированная процедура. Главное — правильно выбрать вид заявления в документе и обеспечить его своевременную передачу в ПФР через отчет СЗВ-ТД. Все операции должны быть подкреплены письменными заявлениями сотрудников, хранящимися в их личных делах. Следуя этой инструкции, вы гарантированно выполните требования законодательства об электронных трудовых книжках.