Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный формат всё ещё остается актуальным для многих категорий граждан. В этой статье мы подробно разберем, что такое заявление о принятии трудовой книжки, когда оно требуется и как его правильно оформить.

Что такое заявление о принятии трудовой книжки?

Заявление о принятии трудовой книжки — это документ, который подтверждает намерение сотрудника приступить к работе и передает его главный трудовой документ на хранение работодателю. Фактически, это письменное обращение работника к руководству организации с просьбой принять его бумажную трудовую книжку для внесения в нее соответствующих записей и последующего хранения.

Одна из обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки или выписку из неё, независимо от того, в бумажном или электронном виде она ведется. Но для того, чтобы работодатель мог легально хранить и вести бумажный документ, ему необходимо заявление от работника.

Связь с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 1 января 2026 года правила игры немного меняются. Переходный период по внедрению ЭТК завершается. Это означает, что трудовой стаж теперь будет вестись преимущественно в электронном формате. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? Эти вопросы сейчас актуальны как никогда.

Однако важно помнить: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. То есть, если вы уже имели бумажную трудовую до введения ЭТК и не отказались от неё, работодатель обязан продолжать вести оба формата. Именно в этом случае при трудоустройстве вам нужно будет написать заявление о принятии бумажной трудовой книжки.

В каких случаях требуется заявление?

Заявление о принятии трудовой книжки на хранение и для внесения записей необходимо в следующих ситуациях:

• Прием на работу: Когда новый сотрудник приносит свою бумажную трудовую книжку, он должен передать её работодателю вместе с заявлением.
• Восстановление документа: Если трудовая книжка была утеряна, и сотрудник получил дубликат, он также пишет заявление о его принятии.

Как правильно составить заявление?

Законодательно жесткой формы заявления не существует, однако на практике выработан стандартный шаблон, которого рекомендуется придерживаться. Документ должен быть составлен на имя руководителя организации.

Структура заявления:

1. Шапка (правый верхний угол):
   • Должность руководителя организации (например: Генеральному директору ООО «Ромашка»)
   • ФИО руководителя
   • Должность и ФИО сотрудника, подающего заявление
2. Название документа: Посередине строки пишется слово «Заявление».
3. Основной текст: Непосредственно просьба принять трудовую книжку. Здесь же можно указать серию и номер документа.
4. Дата и подпись: Обязательные реквизиты, без которых заявление не имеет юридической силы.

Пример текста заявления:

Прошу принять мою трудовую книжку (серия ТК № 1234567) для внесения записей о приеме на работу и последующего хранения в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

Обязанности работодателя после принятия заявления

После того как работник написал заявление и передал документ, у работодателя возникает ряд строгих обязанностей:

• Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента трудоустройства.
• Обеспечить надлежащее хранение документа (в сейфе или несгораемом шкафу).
• Выдавать трудовую книжку на руки сотруднику только в день его увольнения.
• По требованию работника предоставлять заверенные копии трудовой книжки или выписки из неё в течение 3 рабочих дней.

Важные нюансы и частые ошибки

Работая с заявлениями о принятии трудовых книжек, как сотрудники, так и кадровики часто допускают ошибки. Вот на что стоит обратить особое внимание:

• Отсутствие заявления при наличии бумажной книжки: Если сотрудник приносит бумажный документ, но не пишет заявление, у работодателя нет законных оснований хранить его и вносить записи.
• Путаница с ЭТК: Помните, что если вы впервые устраиваетесь на работу после 2020 года (когда был запущен процесс цифровизации), вам оформят только электронную трудовую книжку. В этом случае писать заявление о принятии бумажного бланка не нужно — его просто нет.
• Уведомление о выборе: Если вы переходите на новую работу и хотите отказаться от бумажной трудовой, вам нужно написать не заявление о принятии, а заявление о переходе исключительно на электронную трудовую книжку.

Заявление о принятии трудовой книжки — это важный документ, который обеспечивает законность ведения кадрового учета и гарантирует сохранность вашего стажа. Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки, который завершается в 2026 году, бумажные документы всё ещё остаются в обороте для тех, кто решил их сохранить. Самое главное — помнить о своих правах: вы имеете право на ведение бумажной книжки, если ранее не отказались от неё, а работодатель обязан принять её по вашему заявлению и обеспечить сохранность.