С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронной форме. Однако закон предусматривает исключение: работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку, если подаст соответствующее заявление до 31 декабря 2025 года.

Если вы не подавали заявление в 2025 году, но по каким-либо причинам хотите продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде — в 2026 году такая возможность уже не предусмотрена законом. Однако в некоторых случаях, особенно при использовании систем автоматизации, таких как СБИС (Система Бизнес-Информационных Сервисов), возникает необходимость в оформлении заявления для корректного отражения данных в электронной системе. Ниже — подробное руководство по оформлению заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в контексте СБИС.

Когда требуется заявление о продолжении ведения трудовой книжки в СБИС?

Несмотря на то, что с 2026 года бумажные трудовые книжки официально не ведутся, в СБИС (как и в других кадровых системах) могут сохраняться данные о трудовой книжке для:

• Исторических записей о трудовом стаже до 2026 года;
• Корректного формирования электронной трудовой книжки на основе данных бумажной;
• Обеспечения прав работника при переходе на ЭТК;
• Внутреннего учета в компании, если сотрудник не согласен с переходом на ЭТК (в случае, если заявление подано вовремя).

Если вы подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки в 2025 году, но в СБИС система не отображает корректные данные — требуется дополнительное заявление для синхронизации.

Как правильно составить заявление?

Закон не устанавливает строгой формы заявления, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Однако для корректного оформления в СБИС рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме (для СБИС)

<b>Заявление</b>

Я, <u>[ФИО полностью]</u>, <u>[дата рождения]</u>, работаю в организации <u>[наименование организации]</u> с <u>[дата приема на работу]</u> на должности <u>[должность]</u>.

На основании части 2 статьи 66 Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 439-ФЗ от , заявляю о желании продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме, в соответствии с ранее поданным заявлением от [дата подачи заявления в 2025 году].

Прошу:
Продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме;
Внести данные о моей трудовой книжке (серия № [серия], номер № [номер]) в систему СБИС как основной документ, подтверждающий трудовой стаж;
Не переводить мои сведения в электронную трудовую книжку без моего письменного согласия.

Приложение: копия трудовой книжки (страницы с записями о приеме и увольнении).

<u>Дата:</u> [дата подачи заявления] 
<u>Подпись:</u> _______________ /[ФИО]/

Особенности подачи заявления в СБИС

1. Формат подачи: заявление можно подать как в бумажном виде (с личной подписью), так и в электронном — через личный кабинет СБИС, если ваша организация использует электронный документооборот.
2. Электронная подпись: если заявление подается в электронном виде, обязательна квалифицированная электронная подпись (КЭП) работника.
3. Регистрация: после подачи заявления кадровая служба должна зарегистрировать его в журнале учета заявлений и проставить входящий номер и дату.
4. Синхронизация с СБИС: после получения заявления кадровик должен вручную обновить данные в системе СБИС: в разделе «Трудовые книжки» выбрать опцию «Ведение в бумажной форме» и ввести реквизиты трудовой книжки.

Что делать, если заявление не было подано до ?

Если вы не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2025 года, то по закону ваш трудовой стаж автоматически переводится в электронную форму. В этом случае:

• Ваша бумажная трудовая книжка остается у вас как исторический документ;
• Все новые записи о трудовой деятельности будут вестись только в ЭТК;
• В СБИС система будет отображать только электронную трудовую книжку;
• Вы можете запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или у работодателя — она будет иметь юридическую силу.

Важно! Заявление о продолжении бумажной трудовой книжки в 2026 году не может быть принято как основание для ведения новой бумажной записи. Однако вы можете подать заявление о корректировке данных в СБИС на основе имеющейся бумажной книжки — это поможет избежать ошибок при расчете стажа и пенсии.

Приложения к заявлению

К заявлению обязательно приложите:

• Копию страниц трудовой книжки с записями о приеме, переводах и увольнении (заверенные кадровой службой);
• Копию паспорта (для идентификации личности);
• Если заявление подается в СБИС — скан-копию с ЭЦП.

Сроки рассмотрения

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 3 рабочих дней с момента его поступления. После этого:

• Вносится запись в личное дело работника;
• Обновляются данные в СБИС;
• Работник получает уведомление о принятии заявления.

Хотя с 2026 года бумажные трудовые книжки официально не ведутся, заявление о продолжении их ведения в СБИС остается важным инструментом для корректного учета трудового стажа, особенно при наличии исторических записей. Главное — подать его вовремя (до ). Если вы пропустили срок, не паникуйте: ваша бумажная книжка сохраняется как юридически значимый документ, а данные в СБИС можно скорректировать на её основе.

Рекомендация: всегда храните бумажную трудовую книжку в надежном месте — она понадобится при оформлении пенсии, при трудоустройстве в некоторые организации (например, в госструктуры) и при проверке стажа Пенсионным фондом.

Если у вас возникли сложности с оформлением заявления в СБИС — обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки СБИС. Не забудьте сохранить копию поданного заявления — это ваша защита в будущем.