С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако работник вправе выбрать сохранение традиционного бумажного документа — трудовой книжки. Для этого он должен подать работодателю специальное заявление. Факт подачи такого заявления и его дата обязательно отражаются в ежемесячной отчётности‚ подаваемой в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
В данной статье подробно разберём‚ что такое заявление о продолжении ведения трудовой книжки‚ когда и как его подавать‚ а также как правильно заполнять соответствующий раздел в форме СЗВ-ТД.
Что такое «заявление о продолжении ведения трудовой книжки»?
Это письменное заявление работника‚ направленное работодателю‚ в котором он сообщает о своём решении не переходить на электронную трудовую книжку‚ а продолжить вести традиционную бумажную книжку.
Правовая основа: Статья 66.1 Трудового кодекса РФ. С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работника формируются в электронном виде. Однако‚ если работник до 31 декабря 2020 года уже имел бумажную трудовую книжку или если он вновь принят на работу после этой даты‚ он вправе подать заявление о продолжении её ведения.
Ключевые особенности:
- Не является отказом от ЭТК. Это выбор в пользу бумажного носителя. Сведения о трудовой деятельности всё равно будут формироваться работодателем и передаваться в ПФР в электронном виде (через СЗВ-ТД)‚ но сам работник получит на руки только традиционную трудовую книжку с записями.
- Подаётся в письменной форме. Работодатель не вправе отказывать в приёме такого заявления.
- Может быть подано в любой момент. Важно лишь‚ чтобы заявление было подано до момента увольнения работника. Если заявление подано после увольнения‚ его значение для текущих кадровых мероприятий теряется.
Когда и как подаётся заявление?
Заявление подаётся работником работодателю на бумажном носителе.
Сроки подачи:
- Для вновь принимаемых на работу (после ): Заявление должно быть подано в период с даты приёма на работу и до даты‚ с которой начинается действие трудового договора (как правило‚ со дня приёма).
- Для уже работающих сотрудников: Заявление можно подать в любое время в течение действия трудового договора.
Важно! Если заявление подано после 15-го числа месяца
Как отразить факт подачи заявления в форме СЗВ-ТД?
Форма СЗВ-ТД (с 2026 года — раздел 1.1 в составе ЕФС-1) содержит специальный блок для этой информации. Заполняется он только в том случае‚ если от работника поступило заявление.
Порядок заполнения (согласно п. 2.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД):
- В соответствующем разделе (часто называется «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки») необходимо указать дату подачи заявления.
- Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Указывается дата‚ когда работодатель фактически получил заявление от работника‚ а не дата‚ указанная в самом заявлении (если они различаются).
Пример заполнения в таблице СЗВ-ТД:
| СНИЛС работника | ФИО работника | Дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки | Дата подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (для ЭТК) |
|---|---|---|---|
| 123-456-789 00 | Иванов Иван Иванович | (оставить пустым) |
Важно: Если работник подал заявление на электронную трудовую книжку (т.е. отказался от бумажной)‚ то в этом же разделе указывается дата подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Оба поля — взаимоисключающие.
Сроки сдачи СЗВ-ТД с учётом заявления
Общий срок сдачи отчёта СЗВ-ТД в ПФР, 15-е число месяца‚ следующего за отчётным (ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Факт подачи заявления о продолжении ведения бумажной книжки не является кадровым мероприятием (приёмом‚ увольнением‚ переводом). Поэтому само по себе это заявление не создаёт обязанности подавать СЗВ-ТД в месяце его получения.
Отчёт СЗВ-ТД подаётся только в месяцы‚ когда произошли кадровые события (приём‚ увольнение и т.д.). В этом отчёте‚ для соответствующего работника‚ и указывается дата его заявления о бумажной книжке.
Пример:
- 15 марта 2026 — работник Иванов И.И. подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
- 1 апреля 2026 — Иванов был принят на работу (кадровое мероприятие).
- До 15 мая 2026 — работодатель должен подать СЗВ-ТД за апрель 2026. В этом отчёте для Иванова в разделе «Заявление…» будет указана дата .
Типичные ошибки и последствия
- Ошибка: Не отражать факт подачи заявления в СЗВ-ТД.
Последствие: ПФР может счесть‚ что работнику не была предоставлена информация о его трудовой деятельности в соответствии с его выбором‚ что является нарушением. - Ошибка: Указывать неверную дату (например‚ дату в заявлении‚ а не дату получения).
Последствие: Несоответствие данных‚ переданных в ПФР‚ и фактических действий работодателя. Может потребовать подачи корректирующего отчёта. - Ошибка: Подавать СЗВ-ТД в месяце‚ когда было только подано заявление‚ но не было кадрового мероприятия.
Последствие: Избыточная отчётность. Подавать отчёт в таком случае не требуется. - Ошибка: Заполнять оба поля (и о бумажной‚ и об электронной книжке) для одного работника.
Последствие: Противоречивые сведения. Нужно заполнять только одно поле в зависимости от заявления работника.
Что делать‚ если в СЗВ-ТД уже указано заявление‚ но оно было подано ошибочно?
Если работник‚ например‚ сначала подал заявление на бумажную книжку‚ а затем передумал и подал заявление на электронную (или наоборот)‚ то в следующем отчёте СЗВ-ТД (за месяц‚ в котором поступило новое заявление) нужно отразить актуальную информацию — дату последнего заявления.
Предыдущие данные в ПФР не нужно корректировать‚ так как они были верны на момент подачи предыдущего отчёта. Важно лишь‚ чтобы на момент увольнения работника в отчётности была отражена информация‚ соответствующая его последнему заявлению.
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки — это важный документ‚ реализующий право работника на выбор формы учёта трудовой деятельности. Его правильное отражение в форме СЗВ-ТД — обязанность работодателя.
Краткий алгоритм действий для кадровика:
- Получить от работника письменное заявление (на бумаге).
- Зафиксировать в кадровом деле дату получения этого заявления.
- При подготовке следующего отчёта СЗВ-ТД (который подаётся только при кадровых мероприятиях) для этого работника в соответствующем разделе указать дату получения заявления.
- Если заявления нет — поле оставлять пустым.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в отчётности перед ПФР и обеспечит соблюдение прав работников.
Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практических материалов по теме. Актуальность информации — март 2026 года.