В России трудовая книжка остаётся обязательным документом, фиксирующим трудовой стаж и историю занятости работника. С 1 января 2026 года в стране завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, бумажный вариант остаётся актуальным, если работник не подал заявление об отказе от него. В этой статье разберём, как правильно оформить заявление о продолжении ведения трудовой книжки при приёме на работу, какие документы нужны, куда подавать и какие сроки действуют.
Зачем нужно заявление о продолжении трудовой книжки
- Подтверждение намерения работодателя вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде.
- Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О системе электронных государственных и муниципальных услуг».
- Защита прав работника: наличие трудовой книжки гарантирует доступ к трудовой истории, пенсионному стажу и другим социальным гарантиям.
Кому адресовано заявление
Заявление подаётся:
- Работнику, который только что принялся на работу.
- Работодателю (или его представителю), который обязан вести трудовую книжку.
Содержание заявления
В заявлении должны быть указаны:
- ФИО работника, дата рождения, СНИЛС.
- Наименование организации‑работодателя, адрес, ИНН.
- Дата приёма на работу.
- Указание, что работник желает, чтобы трудовая книжка продолжала вести в бумажном или электронном виде.
- Подпись работника и дата.
Шаблон заявления
Ниже приведён пример свободной формы заявления, который можно адаптировать под конкретные условия.
Заявление Я, ФИО работника, дата рождения DD.MM.YYYY, СНИЛС XXX-XXX-XXX-XX, прошу работодателя ООО "Название организации", ИНН XX-XXXXXXX, адрес г. Москва, ул. Примерная, д. 1, вести мою трудовую книжку в бумажном (или электронном) виде с момента приёма на работу, дата DD.MM.YYYY. Подпись: _____________________ Дата: ___/___/____
Пошаговая инструкция по оформлению заявления
- Соберите необходимые данные: ФИО, дату рождения, СНИЛС, данные работодателя.
- Выберите формат: бумажный или электронный. Если вы не подали заявление об отказе от бумажной книжки, оба варианта возможны.
- Напишите заявление в свободной форме или воспользуйтесь шаблоном выше.
- Подпишите заявление и укажите дату.
- Составьте копию заявления (если требуется).
- Подайте заявление руководителю организации для резолюции.
- Получите подтверждение о принятии заявления (письменное решение, электронный документ).
Необходимые документы
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Копия СНИЛС (если требуется).
- Справка о предыдущей трудовой книжке (если работник уже имел трудовую книжку в другой организации).
- Приёмное решение работодателя (если оно уже оформлено).
Сроки и порядок подачи
Заявление должно быть подано в течение 10 рабочих дней с момента приёма на работу. Если заявление подано позже, работодатель может отказать в ведении трудовой книжки в бумажном виде, но обязан вести её в электронном виде.
Права и обязанности сторон
- Работник: имеет право на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде, но обязан предоставить достоверные данные.
- Работодатель: обязан вести трудовую книжку в соответствии с законодательством, хранить её в надёжном месте и передавать в Службу социального страхования при необходимости.
Возможные проблемы и их решение
- Отказ работодателя вести бумажную книжку: работник может обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о нарушении прав.
- Несоответствие данных в заявлении: необходимо исправить данные до подачи заявления.
- Проблемы с электронным хранением: если работник не получил доступ к ЭТК, он может запросить его у работодателя.
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки – важный документ, который защищает права работника и обеспечивает законность его трудовой истории. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек, однако бумажный вариант остаётся актуальным. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и правильно оформить заявление, избежать ошибок и обеспечить надёжное хранение трудовой книжки.
Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Трудовую инспекцию вашего региона.