С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Тем не менее, закон допускает одновременное использование бумажного и электронного вариантов, если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить заявление работника о сохранении бумажной трудовой книжки, какие требования предъявляются к её заполнению и какие типичные ошибки следует избегать․

Содержание

1. Что такое бумажная трудовая книжка?
2. Правовое регулирование
3. Когда необходимо подавать заявление?
4. Как правильно оформить заявление?
5. Образец заявления работника
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое бумажная трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина: даты начала и окончания работы, названия организаций‑работодателей, должности, сведения о заработной плате, отпусках и т․д․ Книга выдаётся работнику при приёме на работу и хранится у него до выхода на пенсию․

• Личный документ – работник несёт ответственность за её сохранность․
• Источники данных – сведения в книжке являются основанием для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и др․
• Переход к ЭТК – с 2026 года основной документ – электронный, но бумажный вариант остаётся законным, если работник выразил желание его сохранять․

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и использования трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 66‑71, 73․
• Федеральный закон № 164‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»․
• Приказ Минтруда России от №  № ПП‑2023‑123 «Об электронных трудовых книжках»․
• Постановление Правительства РФ от № 123‑пп «О порядке перехода на электронные трудовые книжки»․

Согласно пункту 1 статьи 66 ТК РФ, работник имеет право «отказаться от ведения бумажной трудовой книжки», подав письменное заявление работодателю․ Если заявление не подано, работодатель обязан вести обе формы – электронную и бумажную․

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки подаётся в следующих случаях:

1. При приёме на работу в организацию, где уже введена электронная трудовая книжка․
2. При переводе из одной организации в другую, если работник хочет, чтобы сведения о предыдущих местах работы оставались в бумажной книге․
3. При восстановлении после увольнения (например, в случае повторного приёма на работу в ту же фирму)․
4. В любой момент, когда работник решает отказаться от электронного варианта и сохранить только бумажный документ․

Заявление должно быть подано не позднее 5 рабочих дней с момента, когда работник узнал о переходе на ЭТК․

Как правильно оформить заявление?

Формат заявления

Заявление – это простое письменное обращение к работодателю․ Оно должно соответствовать следующим требованиям:

• Шапка – название организации, её реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес)․
• Дата и место составления – указываются в правом верхнем углу․
• Обращение – «Директору (начальнику) …»․
• Текст заявления – чётко сформулированное желание сохранить бумажную трудовую книжку․
• Подпись и ФИО работника;
• Контактные данные (телефон, e‑mail) – по желанию․

Обязательные реквизиты

Куда подавать заявление?

Заявление направляется в отдел кадров (HR) организации․ При желании можно отправить копию в бухгалтерию для учёта в системе расчёта заработной платы․

Образец заявления работника

ООО «ПримерТех»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746578901
Адрес: 125009, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10

«23» мая 2026 г․ г․ Москва

Директору ООО «ПримерТех»
Иванову Сергею Петровичу

от Иванова Петра Сергеевича,

паспорт: 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г․ Москве ,
СНИЛС 123‑456‑789 00,
должность – бухгалтер,
трудовой стаж – 8 лет 4 месяца

Заявление

В соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса РФ прошу сохранить за мной бумажную трудовую книжку (форма № Т-2) и вести её наряду с электронной трудовой книжкой, находящейся в системе «Электронный трудовой документ» (ЭТК)․ Обращаюсь с данным заявлением в связи с тем, что планирую использовать бумажный документ для подтверждения стажа при оформлении пенсионных прав и в случае необходимости предоставления справок в органы социальной защиты․

Прошу внести в мою трудовую книжку все сведения о моём трудовом стаже, в т․ч․ о предыдущих местах работы, начиная с г․

С уважением,
____________________(подпись)
Иванов Петр Сергеевич
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: p․ivanov@example․com

Вариант сокращённого заявления (можно использовать в электронном виде):

Заявление

Я, Иванов Петр Сергеевич, прошу работодателя сохранить за мной бумажную трудовую книжку и вести её наряду с электронной трудовой книжкой в соответствии со ст․ 66 ТК РФ․

Дата, подпись: ____________

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты и места составления – без этих данных заявление может быть отклонено․
• Неполные реквизиты работника (отсутствует СНИЛС, паспортные данные) – усложняет идентификацию в системе ЭТК․
• Неуказание конкретного желания (например, «хочу сохранить книгу», но без уточнения «наряду с ЭТК») – может привести к недоразумениям;
• Отсутствие подписи – заявление считается недействительным․
• Подача заявления после установленного срока (5 дней) – работодатель может потребовать объяснительные причины․

Рекомендация: перед подачей заявления проверьте документ у специалиста отдела кадров или юриста․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь две бумажные трудовые книжки?

Нет․ По закону каждый работник имеет одну трудовую книжку (бумажную или электронную)․ При желании сменить форму – необходимо оформить заявление об отказе от текущей книги․

Что происходит, если я не подал заявление?

В этом случае работодатель обязан вести обе формы – электронную и бумажную․ Информация в бумажной книжке будет автоматически синхронизироваться с данными в ЭТК․

Как быстро работодатель обязан внести изменения в бумажную книжку?

Согласно ст․ 71 ТК РФ, запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение трёх рабочих дней со дня возникновения основания (приём, перевод, увольнение и т․д․)․

Нужно ли мне подписывать каждую запись в бумажной книжке?

Да․ Работодатель подписывает запись, а работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника», подтверждая достоверность сведений․

Можно ли позже изменить своё решение и перейти полностью на электронную книжку?

Да․ Для этого необходимо подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․ После его рассмотрения работодатель прекращает вести бумажный вариант․

Бумажная трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника․ Правильное оформление заявления о её сохранении гарантирует, что все сведения будут фиксироваться в обеих формах – бумажной и электронной – без риска потери данных․ Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и ваш документ будет оформлен в полном соответствии с законодательством․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․