С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако многие сотрудники, привыкшие к традиционному бумажному документу, хотят продолжить его вести. Для этого существует специальный документ — заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этой статье разберем, когда оно нужно, как его правильно составить и какие нюансы важно знать.

Правовая основа: что говорит закон?

Основным документом, регулирующим этот вопрос, является Постановление Правительства РФ № 906 от . Согласно ему:

• С 1 января 2021 года при приеме на работу работодатель обязан открыть электронную трудовую книжку (ЭТК) в Социальном фонде России (СФР).
• Однако если у работника уже есть действующая бумажная трудовая книжка, он вправе подать письменное заявление о желании продолжать ее ведение.
• В этом случае работодатель не имеет права отказать и обязан вести записи в бумажном документе, параллельно формируя электронную версию в СФР (но не выдавая ее работнику).

Когда нужно подавать заявление?

Ситуации, требующие подачи этого документа:

1. При приеме на работу — если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка (ТК).
2. При переходе в новую организацию — вы приносите свою старую ТК и хотите, чтобы записи в нее продолжали вноситься.
3. Если у вас нет ТК, но вы хотите получить бумажный вариант — в этом случае сначала нужно вручить заявление о выдаче бумажной трудовой книжки (это отдельный документ).

Как правильно составить заявление?

Форма заявления — свободная, но она должна содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО руководителя (или в свободной форме «Директору ООО ‘Ромашка'»).
• Данные заявителя: ваши ФИО, должность, подразделение.
• Суть заявления: четкое указание на желание вести бумажную трудовую книжку.
• Ссылка на закон: можно указать на Постановление Правительства № 906.
• Дата и подпись.

Образец заявления (с комментариями)

Директору ООО "Пример"
от специалиста по маркетингу
Ивановой Анны Петровны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде, так как у меня имеется действующая бумажная трудовая книжка, серия XX № 123456, выданная ООО "Старый работодатель".

На основании пункта 3 Постановления Правительства РФ от № 906 прошу не открывать мне электронную трудовую книжку в Социальном фонде России и не выдавать мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

При этом подтверждаю, что ознакомлен(а) с правом на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и добровольно отказываюсь от его реализации в пользу ведения бумажной трудовой книжки.

Подпись: ___________________ / А.П. Иванова /
 

Что происходит после подачи заявления?

• Работодатель обязан принять заявление и продолжать вести записи в вашей бумажной трудовой книжке.
• Одновременно он формирует электронную версию в системе СФР, но не передает ее вам и не использует для кадровых операций (увольнение, перевод).
• При увольнении вам выдадут только бумажную трудовую книжку с внесенными записями. Выписка из ЭТК в этом случае не оформляется.

Частые вопросы (FAQ)

Могут ли отказать в подаче заявления?

Нет. Отказ является нарушением закона. Если работодатель отказывается, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Что делать, если бумажная книжка утеряна?

Сначала необходимо восстановить бумажную трудовую книжку через суд или по месту последнего работы (если организация еще существует). Только после этого можно подавать заявление на ее ведение.

Можно ли потом передумать и перейти на электронную книжку?

Да, в любой момент вы можете подать новое заявление с отказом от ведения бумажной книжки. Тогда работодатель начнет вести только ЭТК, а вашу бумажную версию (при наличии) вернет вам с отметкой о прекращении ее ведения.

А если у меня нет бумажной книжки вообще?

В этом случае вы подаете заявление на выдачу бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан ее выдать и затем вести, если вы подадите соответствующее заявление. Если не подадите — будет вести только ЭТК.

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки — ваше законное право, а не обязанность.

Подавать его нужно при приеме на работу или при переходе в новую организацию, если у вас уже есть такой документ.

Форма заявления свободная, но должна быть четкой и содержать все ключевые данные.

Работодатель не вправе отказать. В случае отказа — защищайте свои права через ГИТ или суд.

Помните, что даже при ведении бумажной книжки, работодатель обязан создавать ее электронную копию в СФР, но вы не получаете к ней доступ.

Важно: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.