Оформление трудовых отношений в России регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом федеральных законов. Одним из обязательных документов, который обязан вести каждый работник, является трудовая книжка. При приёме на работу сотрудник обязан подать работодателю заявление о способе ведения этой книжки – в бумажном виде или в электронном (ЭТК). В статье подробно разберём, почему это важно, какие нормативные акты регулируют процесс, как правильно оформить заявление и какие нюансы следует учитывать.
Содержание статьи
- Зачем нужен запрос о ведении трудовой книжки
- Нормативно‑правовая база
- Формы и образцы заявлений
- Порядок подачи заявления при приёме на работу
- Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы
- Часто задаваемые вопросы
Почему необходимо писать заявление о ведении трудовой книжки
- Формальный акт согласия. Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий стаж, должности, периоды работы и другие сведения, важные для пенсионного обеспечения и трудовых прав.
- Выбор способа учёта. С 2019 года работник может самостоятельно решить, будет ли его трудовая книжка в бумажном виде или в электронном (ЭТК). Заявление фиксирует этот выбор.
- Защита прав. Без письменного заявления работодатель может вести только бумажную книжку, что ограничивает возможность получения выписок из ЭТК и использования онлайн‑сервисов госуслуг;
- Упрощение документооборота. При работе в крупных компаниях, где используется система 1С:Зарплата и Управление персоналом, заявление в свободной форме ускоряет автоматическую регистрацию данных.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие порядок выбора и ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, пункт 2: работник имеет право выбрать способ учёта сведений о трудовой деятельности (бумажный или электронный).
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении порядка ведения и использования электронных трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ № 1105 от «Об организации доступа к сведениям о трудовой деятельности через информационную систему «Электронная трудовая книжка».
Эти акты дают работнику право в любой момент изменить выбранный способ учёта, подав соответствующее заявление работодателю.
Формы и образцы заявлений
Закон не предписывает конкретный образец заявления – его можно оформить в произвольной форме или воспользоваться шаблоном, разработанным работодателем. Ниже приведён универсальный образец, подходящий как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки.
Образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки От: _______________________________ (Ф.И.О., подпись) Дата рождения: ______________________ СНИЛС: _____________________________ Адрес: _____________________________ Телефон: ___________________________ Кому: ______________________________ (наименование организации, ФИО руководителя) Я, ______________________________ (Ф.И.О.), прошу: ☐ вести трудовую книжку в бумажном виде; ☐ вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) через систему «Госуслуги». Прошу оформить соответствующую запись в моём личном деле и, в случае выбора ЭТК, предоставить доступ к личному кабинету в системе «Госуслуги» (или иной системе, используемой работодателем). Подпись: _______________________
Если работодатель использует собственный бланк, в него обычно включают поля «Дата», «Подпись», «Выбор способа ведения» и «Согласие руководителя».
Порядок подачи заявления при приёме на работу
- Подготовка заявления. Сотрудник заполняет заявление (в свободной форме или по шаблону работодателя) и подписывает его.
- Передача работодателю. Заявление передаётся в отдел кадров (или в бухгалтерию, если используется 1С). Приём может быть в бумажном виде или в электронном (скан, PDF).
- Регистрация в личном деле. Работодатель в течение трёх рабочих дней фиксирует выбранный способ в личном деле сотрудника и в системе учёта (1С, SAP и т.п.).
- Оформление записи в трудовой книжке.
- Для бумажной книжки – запись делается в самой книжке (дата, должность, основание).
- Для ЭТК – система автоматически создаёт запись, а сотруднику отправляется уведомление в личный кабинет «Госуслуги».
- Получение подтверждения. Работник получает копию (или скриншот) записи в ЭТК либо подпись руководителя в бумажной книжке, подтверждающую правильность данных.
Если в течение недели после подачи заявления работник не получил подтверждения, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): преимущества и недостатки
Преимущества
- Доступность 24/7 через портал «Госуслуги» – можно посмотреть записи в любой момент.
- Отсутствие риска утери бумажного документа.
- Автоматическое формирование выписки (форма СТД‑Р) без обращения в отдел кадров.
- Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы – запись переносится автоматически.
- Сокращение бумажного документооборота в компании.
Недостатки
- Необходимо иметь подтверждённый аккаунт в системе «Госуслуги».
- Для некоторых работодателей (особенно небольших) внедрение ЭТК может потребовать дополнительных IT‑ресурсов.
- В случае технических сбоев доступ к записям может быть временно ограничен.
Работник может в любой момент изменить выбранный способ, подав новое заявление. При этом все уже внесённые записи сохраняются в системе, а новая запись будет вестись в выбранном формате.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро можно перейти с бумажной книжки на электронную?
Согласно Приказу Минтруда № 1н, работник может подать заявление в любой момент. Работодатель обязан обработать его в течение трёх рабочих дней, после чего запись будет перенесена в ЭТК.
Нужен ли отдельный документ для получения выписки из ЭТК?
Нет. Выписка (форма СТД‑Р) формируется автоматически в личном кабинете «Госуслуги». При необходимости работник может запросить её в электронном виде у работодателя.
Можно ли одновременно вести и бумажную, и электронную книжку?
Да, но только в случае, если работник явно указал в заявлении «вести обе формы». На практике такой вариант редок, так как создаёт двойной учёт и усложняет контроль.
Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?
Работник подаёт заявление об исправлении сведений, прикладывая подтверждающие документы (договор, приказ). Работодатель в течение пяти рабочих дней вносит корректировку.
Какие документы нужны для подачи заявления?
Только заявление и подпись. При выборе ЭТК рекомендуется иметь подтверждённый аккаунт в системе «Госуслуги» и, при необходимости, копию паспорта для идентификации.
Подача заявления о ведении трудовой книжки – простой, но крайне важный шаг при приёме на новую работу. Он фиксирует ваш выбор между традиционной бумажной формой и современной электронной (ЭТК), гарантирует доступ к важным сведениям о трудовой деятельности и защищает ваши трудовые права. Соблюдая порядок подачи, оформляя заявление в соответствии с образцом и учитывая особенности электронного формата, вы обеспечите себе комфортный и безопасный трудовой процесс.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров вашего работодателя или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.