Ситуация, когда при приёме на работу вам не выдали (или не завели) трудовую книжку, встречается довольно часто. Причины могут быть разными: утеря прежней книжки, реорганизация организации, переход на электронный формат, а иногда – простая ошибка кадровика. В любой из этих случаев необходимо оформить заявление о том, что трудовая книжка не заводилась. Ниже – подробный алгоритм действий, образец заявления, ссылки на нормативные акты и ответы на часто задаваемые вопросы.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база (2020‑2026 гг.)
2. Когда требуется заявление?
3. Пошаговый алгоритм составления и подачи заявления
4. Образец заявления (бумажный и электронный вариант)
5. Какие документы нужно приложить?
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база (2020‑2026 гг.)

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65, 66, 68, 71, 72 (права и обязанности работодателя по ведению трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России № 1н от г. – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК) и порядок их использования.
• Приказ Минтруда России № 5н от г. – с 1 января 2021 г. при приёме на работу впервые бумажную трудовую книжку не заводят, а оформляют запись в электронный реестр.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑3682 – разъяснение порядка приёма на работу соискателя без трудовой книжки (в т.ч. при её утере).
• Федеральный закон № 273-ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках» – правовой статус ЭТК.

Эти документы определяют, что в случае отсутствия бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить выписку из личного дела (форма СТД‑Р) и/или оформить запись в электронный реестр. Если же книжка должна была быть заведена, но этого не произошло, работник имеет право потребовать её оформления через заявление.

Когда необходимо писать заявление «Трудовая книжка не заводилась»?

• Первая работа после 2021 г., когда бумажная книжка уже не заводится, но вам всё‑таки требуется подтверждающий документ (например, для получения кредита).
• Утеря прежней трудовой книжки и отсутствие записи о её выдаче у последнего работодателя.
• Реорганизация/переподчинение организации, когда прежний работодатель прекратил деятельность, а новый правоприемник не получил информацию о книжке.
• Ошибка кадровой службы: при приёме на работу книжка не была заведена, хотя это требовалось (например, работник уже имеет стаж).
• Случай, когда работодатель отказывается выдать книжку или выписку, ссылаясь на отсутствие записи.

Пошаговый алгоритм составления и подачи заявления

Шаг 1. Сбор справочной информации

• Уточните дату и место приёма на работу (дата договора, название организации, ФИО руководителя).
• Соберите копии трудового договора, приказа о приёме, справки 2‑НДФЛ (если есть).
• Если у вас была прежняя книжка, найдите её копию (если сохранилась) или справку о её утере.

Шаг 2. Выбор формы заявления

Заявление может быть подано в свободной форме (письменно) или через электронный сервис (например, портал Госуслуг, корпоративный портал). В обоих случаях обязательны:

• Шапка с указанием получателя (название организации, ФИО руководителя или отдела кадров).
• Точная формулировка просьбы «о заведении (восстановлении) трудовой книжки».
• Подпись и дата.

Шаг 3. Оформление заявления

См. готовый образец в разделе «Образец заявления». Обязательно укажите:

• Своё полное имя, дату рождения, ИНН/СНИЛС.
• Точный перечень фактов, подтверждающих, что книжка не заводилась.
• Ссылку на нормативный акт (например, ст. 65 ТК РФ, Приказ Минтруда № 5н от ).

Шаг 4. Приложение необходимых документов

• Копия трудового договора (или приказа о приёме).
• Копия паспорта (страница с фотографией).
• Справка о наличии/утрате прежней трудовой книжки (если есть).
• Если заявление подаётся в электронном виде – скан/фото подписи (по требованиям вашего работодателя).

Шаг 5. Подача заявления

• Лично в отдел кадров (подтверждение получения подписью).
• Заказным письмом с уведомлением о вручении (если работодатель находится в другом городе).
• Электронно через корпоративный портал или Госуслуги (с сохранением копии отправки).

Шаг 6. Ожидание ответа

Согласно ТК РФ работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. Если в течение этого срока ответ не получен, можно направить протокол разбирательства в инспекцию по труду.

Шаг 7. При отказе работодателя

• Составьте претензию (в свободной форме) с указанием ссылки на закон.
• Отправьте её заказным письмом с уведомлением.
• При отсутствии реакции – обращайтесь в Трудовую инспекцию или в суд (трудовой суд).

Образец заявления (бумажный и электронный вариант)

Бумажный вариант

В _______________________ (наименование организации)
Вниманию _______________________ (ФИО руководителя/начальника отдела кадров)

От _______________________ (ФИО полностью)
Дата рождения: _______________________
Паспорт: серия ___ номер ___, выдан _______________________
ИНН: ____________ СНИЛС: ____________

Заявление

Я, _______________________ (ФИО), прошу оформить (завести) трудовую книжку, так как при приёме меня на работу (дата ____) в вашей организации трудовая книжка не была заведена/выдана.

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда России № 5н от г., каждый работник, имеющий трудовой стаж, имеет право на ведение трудовой книжки (бумажной или электронной). В моём случае:

Дата приёма на работу: _______________;
Должность: _______________________;
Трудовой договор № __________ от ___________;
Предыдущая трудовая книжка (если была) утеряна/не найдена (прилагаю справку/заявление о её утере).
В связи с вышеизложенным прошу:
- Завести трудовую книжку в бумажном виде (или оформить запись в электронный реестр);
- Выдать мне подтверждающий документ (выписку из личного дела, форму СТД‑Р) до ___________ (указать желаемый срок).

Приложения:
Копия трудового договора;
Копия паспорта (страница с фотографией);
Справка/заявление о потере прежней трудовой книжки (при наличии);
Иные документы (по необходимости).

(подпись)

Электронный вариант (для подачи через портал Госуслуг или корпоративный портал)

Тема сообщения: Заявление о незаведённой трудовой книжке

Текст сообщения:
Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО руководителя/отдела кадров),

Я, _______________________ (ФИО), прошу оформить трудовую книжку, так как при моём приёме на работу (дата ____) в вашей организации книжка не была заведена.

Подробности:
- Дата приёма: _______________;
- Должность: _______________________;
- Трудовой договор № __________ от ___________;
- Предыдущая книжка утеряна (прилагаю скан заявления о её утере).

Согласно ст. 65 ТК РФ и Приказу Минтруда № 5н от г., я имею право на ведение трудовой книжки (бумажной или электронной). Прошу оформить её в течение 5 рабочих дней и предоставить выписку из личного дела (форма СТД‑Р) в электронном виде.

Приложения (в виде файлов):
Трудовой договор (PDF);
Паспорт (скан);
Заявление о потере прежней книжки (PDF);
Иные документы (по необходимости).
С уважением,
_______________________
(ФИО, контактный телефон, e‑mail)

Какие документы нужно приложить к заявлению?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вообще заводить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

С 1 января 2021 года при приёме на работу впервые бумажную трудовую книжку не заводят – вместо неё оформляется запись в электронный реестр (ЭТК). Однако, если у работника уже есть стаж, а книжка была утеряна, работодатель обязан оформить выписку из личного дела (форма СТД‑Р) и, при желании работника, выдать новую бумажную книжку.

Что делать, если работодатель отказывается выдать выписку из личного дела?

Согласно ст. 71 ТК РФ работодатель обязан в течение 5 дней после увольнения выдать работнику все документы, включая выписку из личного дела. При отказе необходимо:

1. Составить письменную претензию с указанием срока (обычно 10 дней).
2. Отправить её заказным письмом с уведомлением.
3. При отсутствии реакции – обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Можно ли получить трудовую книжку в электронном виде?

Да. С 2020 года действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель вносит запись в реестр, а работник получает доступ через портал etk.gov.ru. При этом вы можете запросить печатную копию записи, если она нужна для банковских операций.

Как доказать, что книжка «не заводилась», если работодатель отрицает?

Соберите любые подтверждения факта приёма:

• Копию трудового договора.
• Приказ о приёме.
• Электронные письма/сообщения, где упоминается о необходимости выдачи книжки.
• Свидетельские показания коллег (если есть).

Эти материалы можно приложить к заявлению и использовать в качестве доказательной базы при обращении в инспекцию.

Какие сроки установлены законом для выдачи новой трудовой книжки?

Работодатель обязан выдать новую книжку (или выписку) в течение 5 рабочих дней после получения заявления. При реорганизации сроки могут быть продлены до 10 дней, но это должно быть отражено в официальном уведомлении.

• Сразу после приёма на работу уточните у кадровика, будет ли заведена бумажная книжка или запись в ЭТК.
• Если книжка не завелась, подготовьте заявление в свободной форме, приложив копии трудового договора, паспорта и, при необходимости, справку о потере прежней книжки.
• Сохраняйте подтверждения подачи заявления (копию, расписку, уведомление о вручении).
• При отказе работодателя действуйте через претензию, а затем – в Трудовую инспекцию или суд.
• Не забывайте, что с 2021 г. большинство новых работников используют электронный формат, но право на получение бумажной книжки сохраняется по желанию работника.

Соблюдая указанный порядок, вы сможете быстро решить проблему «трудовая книжка не заводилась», защитить свои трудовые права и обеспечить корректное оформление стажа для будущих пенсионных начислений.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и материалов правового сервиса Правовед.ru. Дата публикации: 21 мая 2026 г.