В современном мире ведение трудовой книжки как в бумажном, так и в электронном виде становится все более актуальным. Однако, несмотря на цифровизацию, бумажный носитель остаётся обязательным элементом кадровой документации. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить заявление о выборе бумажного носителя для трудовой книжки, какие требования к его оформлению, а также предложим готовый образец.
Что такое заявление о трудовой книжке на бумажном носителе?
Заявление о трудовой книжке на бумажном носителе – это официальный документ, который подаёт работник (или работодатель) в кадровый отдел с просьбой вести трудовую книжку в традиционной бумажной форме. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки, а работодатель обязан вести её в соответствии с заявлением.
Когда необходимо подавать заявление?
- При приёме на работу, если работник предпочитает бумажную форму.
- При переходе с электронного формата на бумажный.
- При изменении условий работы, когда требуется обновление сведений в бумажной книжке.
- При исправлении ошибок, которые не могут быть внесены в электронную форму.
Юридические основания
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде. При отсутствии заявления о выборе способа ведения, работодатель обязан вести книжку в бумажном носителе одновременно с электронной.
Как правильно оформить заявление?
Заявление должно быть составлено в письменной форме, подписано работником и иметь следующую структуру:
- Дата и место составления.
- ФИО, должность, отдел/подразделение.
- Текст обращения с указанием желания вести трудовую книжку в бумажном виде.
- Указание на согласие с условиями ведения (например, согласие с обязательным хранением копии).
- Подпись и печать (если требуется).
Образец заявления
Ниже приведён готовый образец заявления, который можно скопировать, заполнить и распечатать; Обратите внимание, что формат может быть адаптирован под конкретные требования вашего предприятия.
Образец заявления
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе
От: _______________________________ (ФИО работника)
Должность: _________________________
Отдел/Подразделение: ________________
Я, _______________________________ (ФИО работника), прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Согласен(на) с тем, что в случае перехода на электронный формат, моя бумажная трудовая книжка будет закрыта специальной записью.
Подпись: _________________________
Как получить бланк заявления?
Бланк заявления можно скачать в формате Word или PDF с официальных сайтов кадровых служб и порталов, например:
- Бланк заявления (PDF)
- Бланк заявления (Word)
Если бланк недоступен, можно воспользоваться шаблоном из КонсультантПлюс или nalog-nalog.ru.
Что делать после подачи заявления?
- Кадровый отдел проверяет заявление и подтверждает его получение.
- Ведётся запись в системе (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
- Работник получает оригинал трудовой книжки, если он ранее не имел её.
- При необходимости – закрывающая запись в случае перехода на электронный формат.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить решение о бумажном носителе? Да, работник может в любой момент подать новое заявление о переходе на электронный формат.
- Нужна ли печать заявления? В большинстве случаев подпись достаточна, но в некоторых организациях требуется печать.
- Что делать, если заявление не принято? Обратитесь в отдел кадров с просьбой уточнить причины отказа.
Заявление о трудовой книжке на бумажном носителе – важный документ, который обеспечивает соблюдение прав работника и требований законодательства. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление, что поможет избежать задержек и недоразумений в кадровом учёте.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего предприятия или к специалистам по кадровому учёту.